Purchase to pay

Voordelen van purchase to pay automatisering

• Verlaag operationele kosten

  Door inkoop (voor indirect spend) en factuurverwerking (voor zowel direct als indirect spend) te automatiseren, kunnen de operationele kosten van deze processen worden verlaagd. Automatisering van het p2p proces begint vaak bij de crediteurenadministratie. Het proces van handmatig facturen ontvangen, coderen, valideren, laten goedkeuren door budgethouders en ter betaling stellen, kan vervangen worden door een automatisch proces. In dit proces komen facturen automatisch bij budgethouders uit, die achter een laptop of met hun mobiel, de facturen kunnen goedkeuren (of afkeuren), waarna de factuur ter betaling wordt gesteld. Wanneer ook de inkoop gestandaardiseerd en data-gedreven verloopt, kan de goedkeuring zelfs automatisch worden uitgevoerd. De factuur hoeft immers niet handmatig te worden goedgekeurd als deze overeenkomt met een order of contract dat is goedgekeurd.

• Verbeter afspraken met leveranciers

  Onderhandel lagere inkoopprijzen

  Wanneer zicht, en dus controle, op order- en factuurstromen wordt verkregen, kan er kritisch worden gekeken hoe deze stromen zich verhouden tot leveranciers. Voor direct spend zal dit helder zijn, maar voor de long-tail aan leveranciers waar spullen voor het onderhoud van bedrijfspanden, kantoorspullen en marketingmateriaal wordt gekocht is de uitdaging groter. Wanneer bestellingen en facturen systematisch worden beheerd wordt het wél mogelijk. Het leveranciersbestand kan gerationaliseerd worden en met preferred suppliers kunnen prijs- en leveringsafspraken worden gemaakt.

  Benut korting op vroegbetaling

  Door factuurontvangst en factuurverwerking te automatiseren wordt de doorlooptijd verkort en kan een leverancier sneller worden uitbetaald. Dat vraagt natuurlijk om een beloning. Een groot aandeel bedrijven in Nederland heeft last van facturen die te laat worden betaald. Om afnemers te stimuleren eerder te betalen, geven veel leveranciers kortingen bij vroege betaling van facturen. Een betalingskorting van 1 procent is niet ongebruikelijk; 2 procent komt ook regelmatig voor. Dit lijkt misschien niet veel, maar de besparing kan aardig oplopen. Uit onderzoek van Forrester blijkt dat bedrijven met een jaarlijkse spend van 300 miljoen euro over een periode van drie jaar gemiddeld zo’n 400.000 euro missen aan betalingskortingen. Dat maakt een business case voor purchase to pay automation een stuk sterker.

• Voorkom factuurfraude

  Een PDF of XML factuur gaat langs diverse e-mailservers waarvan slechts zo’n 50% encrypted is. Op elke andere server kunnen criminelen facturen onderscheppen, aanpassen met eigen bankrekeningnummers en doorsturen. Via address spoofing is het zelfs mogelijk om een e-mail namens iemand anders te versturen. Ook kunnen criminelen een spookfactuur de markt in slingeren waarbij de waarde slechts enkele honderden euro’s is zodat er bij de ontvangers weinig handmatige controle plaatsvindt en veelal automatisch betaald wordt. Bedrijven en instellingen kunnen dit voorkomen met geautomatiseerde controlemechanismes op XML facturen (of papieren of PDF facturen die naar XML zijn omgezet). De inhoud van een XML factuur wordt dan vergeleken met de leveranciersgegevens zoals deze bij de klant bekend zijn. Als de combinatie naam, btw-nummer en IBAN op de factuur niet overeenkomt met de gegevens in het systeem, valt een door criminelen gestuurde factuur met een aangepaste IBAN automatisch uit.

• Versterk MVO positie

  Met het tijdig betalen van leveranciers en het tegenwerken van fraudeurs laat u al goed gedrag zien. En dat data-gedreven werken het gebruik van papier tegengaat, is natuurlijk evident. Maar data-gedreven werken levert ook transparantie en traceerbaarheid van werkzaamheden op.