Als bedrijf op tijd je factuur betaald krijgen, dat is een kwestie van goed fatsoen van je afnemer. Daar zal iedereen het mee eens zijn. Maar om tijdig te kunnen betalen, dienen leveranciers het hun afnemers wel zo makkelijk mogelijk maken. En dat begint bij het aanleveren van een e-factuur.
De eerste reflex na het uitbreken van de corona-crisis in Nederland 2,5 jaar geleden was er een van grote solidariteit. Mensen schoten massaal in de hulpstand en bedrijven boden belangeloos hun diensten aan. Maar slechts een paar weken later was dit sentiment bij enkele bedrijven alweer gekanteld. Dusdanig, dat de inkoopvereniging Nevi er samen met MVO Nederland een publicatie over maakte.
In het artikel staat dat sommige bedrijven de situatie aangrijpen om betaaltermijnen flink te verlengen of zelfs al hun betalingen tot nader order op te schorten. Enkelen wagen het om ook nog eens een flinke korting op hun facturen te eisen. Dit gebeurt vaak zonder enig overleg. Ze delen het plompverloren mede, via een brief of mail aan hun leveranciers.
Onbehoorlijk, vinden Nevi en MVO Nederland, en funest voor veel toeleveranciers. Zij moeten hiermee soms in plaats van de standaard zestig, maar liefst honderdtwintig dagen wachten op betaling. Nevi en MVO Nederland vinden dat het getuigt van korte-termijn-denken om in deze situatie puur en alleen voor de eigen business te gaan en problemen door te schuiven naar leveranciers.
Bedrijven met goed fatsoen
Slecht betaalgedrag is echter niet uniek voor de coronacrisis. Het probleem is er al veel langer. Het internet staat bol van de artikelen en social media posts over en van leveranciers die lang op hun geld moeten wachten. De coronacrisis versterkt deze trend alleen maar. Door al deze negatieve berichtgeving, voel ik mij geroepen om eens in de bres te springen voor de groep grote bedrijven en multinationals die wel op tijd betaalt of daar ontzettend zijn best voor doet.
Zo hebben meer dan 60 grote bedrijven zich bijvoorbeeld aangesloten bij het initiatief Betaalme.nu. Deze bedrijven hebben elk een manifest opgesteld over hoe zij bijdragen aan tijdige betaling aan hun leveranciers uit het mkb. Dankzij de deelname van deze bedrijven worden op dit moment zo’n 283.000 leveranciers op tijd betaald zoals wettelijk bepaald en contractueel afgesproken.
Minstens zo belangrijk zijn de inspanningen die ambitieuze ondernemingen en instellingen verrichten op het gebied van automatisering, een elementair onderdeel om facturen snel en foutloos te kunnen verwerken. Grote bedrijven ontvangen namelijk een grote hoeveelheid facturen. Het gaat al gauw om enkele honderdduizenden inkomende facturen per jaar. Handmatig verwerken is echt geen optie.
Immers, met deze volumes is het traditionele proces van pdf’s scannen en valideren met een optical character recognition-oplossing tijdrovend en foutgevoelig. Onvolledige informatie (bijvoorbeeld een vergeten btw- of kvk-nummer) of fouten op de factuur (bijvoorbeeld een verkeerd bedrag) betekent langere verwerkingstijd om de juiste informatie te achterhalen. En dan heb ik het nog niet gehad over regelinformatie die verloren gaat doordat vaak alleen op headerniveau wordt gescand.
E-factuur
Om deze inkomende facturen snel en foutloos te kunnen verwerken, hebben deze organisaties geïnvesteerd in processen en technisch geavanceerde softwaresystemen. Alleen een systeem geïmplementeerd hebben verkort de doorlooptijd echter nog niet. Om het systeem optimaal te laten werken, is het noodzakelijk dat afnemers facturen digitaal ontvangen. Alleen met een e-factuur (geen pdf via e-mail) kunnen deze facturen automatisch worden gecodeerd, gevalideerd en zelfs worden goedgekeurd.
Dus beste leveranciers, het mag misschien goedkoper lijken om te blijven bij de oude en vertrouwde pdf’s, maar dat is het niet en leidt ook niet tot snellere betaling. Met e-facturatie wordt honderd procent van de data correct en direct herkend en verwerkt. Bijkomstig voordeel is dat de factuur altijd op het juiste adres terechtkomt. Een e-factuur direct uit het financieel of ERP-systeem verdient daarom echt de voorkeur voor zowel afnemer als leverancier.
Bereidheid
Wat we in de praktijk vooral bij mkb-leveranciers zien is dat ze niet weten wat er bedoeld wordt met een ‘e-factuur’ en ook niet waar en hoe ze de factuur moeten aanleveren. En waarom zouden ze ineens op een andere manier moeten gaan factureren? Ze sturen al pdf-facturen via e-mail; dat is toch al digitaal?
In de grootzakelijke markt komen we helaas organisaties tegen die het wel van de eigen leveranciers verwachten dat ze e-facturen sturen, maar niet bereid zijn het zelf ook voor hun eigen klanten te doen.
Veel leveranciers denken dat dat moeilijk is, maar er zijn diverse eenvoudige en zeer betaalbare boekhoud- c.q. factureerprogramma's op de markt waarmee je e-facturen kunt versturen, zowel voor grote als kleine bedrijven.
Alternatieven
Lukt dit niet, dan zijn er andere mogelijkheden voorhanden. De afnemer heeft hier op zijn beurt wel een verantwoordelijkheid om het de leverancier zo makkelijk mogelijk te maken en meerdere opties aan te bieden om facturen om te zetten naar een e-factuur. Denk hierbij aan bijvoorbeeld aan een verzend (netwerk) aansluiting.
Zelfs voor bedrijven die helemaal geen automatiseringsmogelijkheden hebben, zijn er oplossingen. Bijvoorbeeld het gebruik van een leveranciersportaal waarbij op basis van een ingestuurde inkooporder (purchase order), de leverancier wordt verzocht deze goed te keuren en vervolgens eenvoudig kan worden omgezet naar een factuur die als e-factuur kan worden aangeboden aan de afnemer (ook wel PO-flip genoemd). Indien er geen inkooporder aan ten grondslag ligt, kan de leverancier de factuur ook zelf ingeven in zo’n portaal.
Toegegeven, deze laatste oplossing is misschien niet helemaal ideaal, maar leidt wel tot het gewenste eindresultaat: snellere betaling van de factuur. Immers, zonder inzet van de portal zouden de facturen handmatig moeten worden verwerkt.
Zelf stappen nemen
Leveranciers kunnen zelf dus ook een aantal stappen nemen om sneller betaald te krijgen. Daarom hierbij mijn oproep aan alle leveranciers die regelmatig te laat betaald krijgen: kijk eens wat je zelf kunt doen om betalingen te versnellen. Lees je in, download een whitepaper, abonneer je op nieuwsbrieven, praat met vakgenoten, verbreed je kennis over e-facturatie.
Kortom, ga eens op onderzoek uit. Waar zit de vertragende factor? Ga in gesprek met je afnemer. Verbeter betaalgedrag begin bij jezelf. Wil je niet met elkaar in gesprek? Ja, dan kunnen we die discussie over goed fatsoen gaan voeren.
Meer weten?
Neem contact met mij op.
|
Ronald den Hartog |
PS Vergeet niet te abonneren op onze blog updates! (Link opent in een nieuw venster)