Om purchase to pay processen met automatisering te versnellen en kosten te reduceren, moeten processen eerst met Lean worden gestroomlijnd.
Lean en automatisering zijn in een bepaald opzicht tegenpolen. Lean is gericht op optimalisatie van processen door het continu tegengaan van complexiteit, fouten en wachttijden naar de eindgebruiker.
Automatisering is gericht op versnelling en kostenreductie van processen door deze te standaardiseren en de menselijke factor eruit te halen.
.jpg?width=275&height=302&name=Stiply_blog_risicos_digitale_handtekening%20(1).jpg)
Automatisering beoogd een oplossing te bieden, maar kan juist voor meer complexiteit, wachttijden en fouten zorgen. Enerzijds omdat automatisering bestaande mankementen aan het licht brengt en zelfs versterkt. Anderzijds wanneer automatisering zelf niet goed aansluit op het gewenste proces en daardoor nieuwe fouten, complexiteit en wachttijden introduceert.
Om te voorkomen dat automatisering van het purchase to pay proces averechts werkt, moet ieder automatiseringstraject aanvangen met procesoptimalisatie. Met behulp van een Lean aanpak worden bestaande processen (process execution) in kaart gebracht en wordt onderzocht waarom bepaalde processen niet een gewenst resultaat opleveren, om deze vervolgens te verbeteren (process improvement).
Pas dan kunnen de gestroomlijnde purchase to pay processen worden geautomatiseerd met een oplossing waarmee tot op zekere hoogte verder geoptimaliseerd en opgeschaald kan worden.
