Compliance in purchase to pay

Compliance en integriteit

Compliance is meer dan voldoen aan wetgeving.  Compliance is ook voldoen aan verwachtingen met betrekking tot sociaal handelen en de verantwoording nemen als het handelen niet goed is.

Betaalgedrag

Zeggen wat je doet en doen wat je zegt. En doe je het niet, dan wordt het misschien niet direct door een overheid bestraft, maar maakt het iedere vorm van samenwerking onprettig en uitermate inefficiënt. 

Volgens onderzoek uitgevoerd door DirectResearch betaalt één op de zeven corporates te laat. Alle bevindingen zijn in het trendrapport terug te lezen.

Wanneer er sprake is van een crisis, dan schorten we de betalingen maar wat graag op. De Covid-crisis liet dit duidelijk zien. Zeker de kleine leveranciers kunnen hierdoor in problemen komen, waardoor de overheid recentelijk de betaaltermijn van het grootbedrijf aan het MKB heeft verkort naar 30 dagen.

• Lees het artikel van Graydon over betaalgedrag

Vanuit het bedrijfsleven is er een initiatief gestart om goed betaalbedrag te stimuleren: Betaalme.nu. Een kwestie van goed fatsoen dus. En goed gedrag mag worden beloond.

Beloning voor goed gedrag

Een groot aandeel bedrijven in Nederland heeft last van facturen die te laat worden betaald. Om afnemers te stimuleren eerder te betalen, geven veel leveranciers kortingen bij vroege betaling van facturen. Een betalingskorting van 1 procent is niet ongebruikelijk en 2 procent komt ook regelmatig voor.

In de praktijk zien we dat er workarounds worden verzonnen om een factuur sneller goedgekeurd te krijgen in plaats van de vertragende factoren weg te nemen. Hier komen de beruchte lijstjes in Excel weer om de hoek kijken waarin bijvoorbeeld staat welke orders nog geblokkeerd staan in het ERP.

• Lees verder over betaalgedrag 

Maverick buying

Bij het inkoopproces zien we dit ook terug. De indirect spend valt lang niet altijd onder beheer. Vaak is er geen kwaad in het spel. Er is haast. De kosten zijn marginaal. En de webshop van de leverancier staat al open. De factuur is dan voor latere zorg. Zo denken we erover. 

Soms is de leverancier niet eens bekend bij het bedrijf, laat staan gescreened op bijvoorbeeld "goed gedrag". En ontvangt de administratie hoofdzakelijk facturen waar geen inkooporder aan is gekoppeld of niet verbonden is aan een betaalplan.

In het eerder genoemde trendrapport blijkt dat 25% van de inkoopprofessionals deze zogenaamde “maverick buying” als problematisch beschouwd. Bij Finance is dit 50%. Naast dat het een probleem vormt, vindt een deel van de professionals dat er ook te weinig aan wordt gedaan.

• Lees verder over maverick spend 
• Download de white paper Spend under Management 

Ken je leverancier

Het goede fatsoen wordt in veel branches wél afgedwongen. Goed fatsoen kost nu eenmaal effort. In de bancaire dienstverlening is dat onder meer de Europese bankauthoriteit (EBA) die outsourcing guidelines heeft opgesteld voor banken.

“Naast know your customer, is nu ook know your supplier een cruciaal onderdeel van compliance. Het is geen kwestie van ik heb iets nodig en deze partij levert dat, dus we sluiten een contract af. Nee, daar zijn spelregels voor. Je moet van tevoren goed nadenken over met wie je in zee gaat”, verteld Annemarie van den Hout, Procurement Officer bij FMO.

• Lees het verhaal van Annemarie verder 

ISO certificering

Zo komen ondernemingen vaak bij ICreative uit. Goed fatsoen en voldoen aan regelgeving komt onze relaties ten goede. En daarmee helpen we onszelf natuurlijk weer. ICreative werkt voor opdrachtgevers die ons niet zouden kiezen als we zelf niet voldoen aan richtlijnen. Onze ISO-certificering, waarmee we zeggen wat we doen en doen wat we zeggen, is voor ons van wezenlijk belang.

• Lees over onze ISO certificering 

Een oogje dichtknijpen

Hoe principieel moet je zijn als alle partijen beter af zijn als een oogje wordt dichtgeknepen? Of schept dit een precedentwerking? Wat doe je bijvoorbeeld met een factuur die iets lijkt af te wijken van hetgeen is besteld? Corrigeren is immers voor alle partijen gedoe en tijdrovend.

Zo kijken we er bij ICreative niet van op als bij onze opdrachtgevers 97 procent van de facturen met een afwijking tussen 0 en 40 euro wordt goedgekeurd zonder communicatie met de leverancier en zonder verzoek tot creditering.

Maar als de toleranties worden verhoogd, zal 100 procent in plaats van 97 procent automatisch worden verwerkt. We missen dan 3 procent die ten onrechte wordt goedgekeurd. Dat lijkt natuurlijk nadelig, maar daardoor hoeven zo’n 7.000 facturen niet meer handmatig gecorrigeerd en beoordeeld te worden. Als we rekenen dat men gemiddeld minimaal 15 minuten per uitgevallen factuur bezig is, dan scheelt dit 1.750 uur werk.

Met eenvoudige metingen en dashboarding kan het matchingsproces bloot worden gelegd en continu worden geoptimaliseerd.

Een oogje dichtknijpen hoeft dus niet erg te zijn als niemand er door wordt geschaad.

• Lees verder over toleranties voor afwijkingen 

Een betere wereld

Uiteindelijk gaat het daar om. We willen een betere onderneming zijn. Voor onszelf én voor de samenleving. Als digitale transformatie partner voor de purchase to pay functies bij corporates en ambitieuze ondernemingen, werken we natuurlijk aan iets goeds.

Natuurlijk drukken we een factuur uit in verwerkingskosten en proberen we met een agile optimalisatie aanpak en met integrale automatisering van inkoop en accounts payable, de verwerkingkosten flink te drukken.

Maar we kunnen een factuur ook uitdrukken in termen van ecologische voetafdruk. Als CO2-uitstoot equivalenten bijvoorbeeld. We zeggen wat we doen, we doen wat we zeggen, en we doen ermee goed voor de samenleving.

• Lees verder over de carbon footprint 

Compliance als verplichting

Ondernemingen zijn op bepaalde zaken verplicht om te zeggen wat ze doen en moeten doen wat ze zeggen. Dit kan vanuit de branche of vanuit een keurmerk zijn georganiseerd. Ook legt de overheid verschillende verplichtingen op en zal erop toezien dat deze worden nageleefd.

Belastingen

Ondernemingen maken deel uit van een samenleving waarvan de belangen door een overheid worden behartigd. De overheid maakt beleid en ziet toe op de naleving. Neem als voorbeeld de verplichting voor bedrijven om btw te betalen over de omzet die zij behalen.

Dat gaat niet altijd goed. In 2019 zijn de EU-lidstaten naar schatting 134 miljard euro aan btw-inkomsten misgelopen. Ter vergelijking: het EU-budget dat jaar bedroeg een kleine 166 miljard euro.

De btw-kloof, oftewel het verschil tussen de btw die overheden zouden moeten innen op basis van zakelijke transacties die in hun land plaatsvinden en wat ze daadwerkelijk innen, kent verschillende oorzaken: btw-fraude en -ontduiking, faillissementen en financiële insolventie, maar ook verkeerde berekeningen en administratieve fouten.

Clearance model

Overheden hopen het gat te dichten door intreding van Continuous Transaction Controls (CTC), waarvan het clearance model de bekendste vorm is. Steeds meer landen stappen over naar een vorm van CTC, ook in Europa. Italië was als eerste over de brug, maar inmiddels hebben Frankrijk, België, Spanje, Letland, Slowakije, Slovenië en Roemenië ook al vergevorderde plannen.

Dit heeft directe gevolgen voor bedrijven die in deze landen actief zijn. In Nederland worden de mogelijkheden momenteel onderzocht en tegen elkaar afgewogen. De stap naar e-facturatie is daarbij noodzakelijk.

• Lees verder over het clearance model 
• Lees verder over e-facturatie 

Compliance door controle

Vertrouwen is goed, controle is meestal niet beter. Controle is geboren uit wantrouwen én leidt tot meer wantrouwen. De digitale transformatie van bedrijfsprocessen doorbreekt deze impasse door processen en data voor iedereen transparant te maken.

Digitale transformatie

Processen die handmatig verlopen zijn moeilijk inzichtelijk te maken. We zien de begin- en eindfase, maar het proces van begin tot einde verloopt buiten het zicht en is achteraf niet inzichtelijk te maken. Tenzij we mensen vragen scrupuleus iedere stap die ze nemen te documenteren. Daarbij doemen uitdagingen op en niet in de laatste plaats, een teruglopende arbeidsproductiviteit.

De digitale transformatie die binnen purchase to pay gaande is, legt iedere stap in verschillende processen met betrekking tot inkoop en factuurverwerking vast. Dit verhoogt de transparantie en daarmee het zicht op wat er gaande is, wat er is geweest, en op basis daarvan, wat verwacht kan worden.

• Lees verder over de digitale transformatie van purchase to pay 

Wat doet ICreative

Wij zijn purchase to pay partner voor organisaties, instellingen en overheden. Wij voelen ons met name thuis in omvangrijke en complexe administraties, zoals het gebruik van meerdere ERP systemen.

Van gedachten wisselen over compliance in purchase to pay? 

 of  open whitepaper