Van post-audit naar clearance model: wat betekent dit voor compliance?

Steeds meer landen om ons heen verruilen het post-audit model voor het clearance model of een andere vorm van continuous transaction controls (CTC). Dit heeft gevolgen voor de manier waarop bedrijven facturen moeten opmaken, versturen, verwerken en bewaren. Hoe blijft u compliant?

Nationale overheden lopen ieder jaar een enorm bedrag aan btw-inkomsten mis. Ter illustratie: in 2020 was dit btw-gat, dus het verschil tussen wat ze aan btw zouden moeten innen en wat ze daadwerkelijk innen, in Europa 93 miljard euro. En dat is nog bescheiden in vergelijking met het jaar daarvoor. In 2019 liepen de Europese landen namelijk maar liefst 124 miljard euro mis. Het verschil tussen de twee jaren komt volgens de Europese Commissie vooral door de coronapandemie.

Er zijn een aantal redenen waardoor de overheden zoveel btw-inkomsten mislopen. Denk aan btw-fraude en -ontduiking, faillissementen en financiële insolventie, maar ook verkeerde berekeningen en administratieve fouten.

Eén van de manieren waarop de overheden het btw-gat hopen te verkleinen, is door intreding van continuous transaction controls (CTC). In Latijns-Amerika en de Aziatische Pacific-regio worden vormen van deze methode al langere tijd toegepast en ook in Europa begint het voet aan de grond te krijgen.

Verschil tussen post-audit model en Continuous Transaction Controls

Momenteel hanteren de meeste landen, waaronder Nederland, nog het zogenoemde post-audit model. Hoe werkt het post-audit model? Bedrijven mogen hun facturen in principe versturen en ontvangen op de manier die zij wensen. De wet- en regelgeving focust vooral op hoe en hoelang facturen bewaard moeten worden. Bedrijven doen namelijk achteraf in één keer hun btw-aangifte en kunnen ook achteraf in één keer, tijdens een audit, gecontroleerd worden. Op dat moment moet het bedrijf alle facturen kunnen tonen. Kortom; compliance speelt dus eigenlijk vooral achteraf een rol. 

Bij continuous transaction controls is dat een ander verhaal. In dit geval gebeurt de controle namelijk realtime op factuurniveau in plaats van achteraf, in één keer. Dit houdt in dat de overheid meekijkt met elke factuur die wordt uitgewisseld tussen klant en leverancier.

Frankrijk ligt op schema om een dergelijk continuous transaction controls systeem in te voeren, waarbij de factuur nog wel rechtstreeks van leverancier naar klant wordt verstuurd, maar waarbij beide partijen de transactie bij een geaccrediteerde dienstverlener (in het Frans: plateforme de dématérialisation partenaire) moeten registreren.

LEESTIP - Waarom is compliance belangrijk?  Omdat compliance niet alleen gaat over het volgen van de wet- en regelgeving, maar ook een strategische waarde heeft. Lees meer in de blog:  >> Compliance: een moetje of gamechanger?

Wat is het clearance model?

Een specieke vorm van continuous transaction controls is het clearance model. Bij het clearance model worden facturen niet direct van leverancier naar klant verstuurd; ze moeten eerst naar de overheid gestuurd worden. Pas als de overheid deze factuur heeft geregistreerd, gevalideerd en voorzien van een autorisatiecode, kan de factuur naar de klant doorgestuurd worden.

Italië was in 2019 het eerste EU-land dat dit model implementeerde met invoering van het Sistema di Interscambio.

In het clearance model moeten facturen eerst ter controle naar de overheid gestuurd worden

E-invoicing verplicht onder Continuous Transaction Controls

Post-audit modellen bieden ondernemingen veel vrijheid in de manier waarop zij de facturen verzenden en ontvangen. Zolang ze maar zorgdragen voor een correcte opslag van de facturen voor een audit, kom je daar nog weg met een pdf’je.

In tegenstelling tot het post-audit model, gaan continuous transaction controls wel gepaard met voorschriften en technische specificaties over hoe facturen uitgewisseld moeten worden. Elke factuur moet immers langs het systeem van de overheid. Daarom is e-invoicing verplicht in de landen waar continuous transaction controls geldt. Dat betekent dat als uw organisatie zakendoet met een bedrijf in een land waar continuous transaction controls geldt, u ook e-invoices moet kunnen verzenden en/of ontvangen.

Regels e-invoicing verschillen per land

Echter, de specifieke vereisten om te voldoen aan verplichte e-invoicing verschillen per rechtsgebied. Daarnaast bestaat er nog een wirwar aan formaten en standaarden voor e-invoices. Er is helaas niet één standaard manier die wereldwijd of Europa-breed geldt.

Bedrijven met internationale activiteiten moeten zelf bepalen hoe ze deze lappendeken van regels en verplichtingen aanpakken. Zorgen voor compliance kan voor internationaal opererende ondernemingen daardoor behoorlijk uitdagend zijn. Helemaal met het vooruitzicht dat steeds meer landen de overstap naar continuous transaction controls en verplichte e-invoicing gaan maken, of in ieder geval overwegen.

Zo hebben België, Spanje, Polen, Letland, Slowakije, Slovenië en Roemenië al vergevorderde plannen. In Nederland worden de mogelijkheden momenteel onderzocht en tegen elkaar afgewogen. Naar verwachting volgen wij, net als het merendeel van de landen, in de komende jaren ook met een vorm van continuous transaction controls en een verplichting tot e-invoicing.

Een betrouwbare e-invoicing partner zoals ICreative kan u helpen om compliant te zijn én te blijven. Wij zijn op de hoogte van alle verschillende regels, formaten, standaarden en netwerken en kunnen u volledig ontzorgen op het gebied van e-invoicing. Wilt u meer weten?

Neem dan contact met ons op of lees alles over compliance in de gratis whitepaper 👇

Gratis whitepaper: Compliance anno 2023

Compliance is misschien wel belangrijker én complexer dan ooit. Compliance krijgt namelijk een strategische waarde voor organisaties, maar het wordt er niet bepaald makkelijker op. 

Wat speelt er momenteel op het gebied van compliance? Welke uitdagingen zijn er? Hoe kunt u compliance in uw organisatie verbeteren? 

U leest het in de gratis whitepaper
Compliance anno 2023: kansen en uitdagingen.

Open de whitepaper

Anoek
van der Riet

Contentspecialist

Anoek schrijft dagelijks over purchase to pay, order to cash en Robotic Process Automation. Ze duikt graag in onderwerpen als e-facturatie, werkkapitaal en hyperautomation.