E-Invoicing: Blijf bij de standaard!

"Bij mijn bezoeken aan bedrijven in Nederland is er de laatste jaren veel veranderd", vertelt Danny Kind, sr. product manager bij ICreative. "Ieder weldenkend mens weet inmiddels dat elektronische facturen efficiënter en beter zijn dan het gebruik van papier of PDF. Beter voor de verzender die geen kosten meer heeft aan het produceren en versturen van papieren facturen. Beter voor de ontvanger die de verwerking van de facturen sneller en efficiënter kan uitvoeren wat ook weer goed is voor de verzender. En beter voor het milieu; minder papier, minder bomenkap, lagere footprint en dus een betere wereld voor volgende generaties. De implementatie van e-invoicing is dus een no-brainer."

E-invoicing wordt desondanks nog niet breed gedragen. We zijn allemaal druk met lopende projecten. Druk met de waan van de dag. Een onderwerp als e-invoicing is dan vaak het kind van de rekening. Temeer omdat op voorhand moeilijk te overzien is hoe e-invoicing ingericht moet worden en welke kosten er mee bespaard kunnen worden. En dus pakken we concretere projecten op zoals het vervangen van het ERP systeem of het naar de cloud brengen van de kantoorautomatisering.

"De implementatie van e-invoicing heeft niet alleen gevolgen voor je eigen bedrijf, maar ook voor de leveranciers en businesspartners," aldus Danny. Om e-invoicing in te richten zullen dus ook zij in het verhaal betrokken moeten worden. En omdat een bedrijf honderden, of zelfs duizenden businesspartners kan hebben, zowel leveranciers als klanten, is het een hels karwei om met ál deze bedrijven te communiceren teneinde e-invoicing te implementeren en werkend te krijgen.

Eigen bedrijf eerst

Danny: "Een bedrijf dat de stap naar e-invoicing wil maken, stelt doorgaans onrealistische eisen aan de elektronische factuur en brengt de leverancier daarmee in problemen." Zo gebeurt het vaak dat de leverancier plotseling een deel van de codering van de klant dient aan te leveren. Grootboekrekeningen, kostenplaatsen van de klant dienen door de leverancier op de factuur te worden geplaatst om het verwerkingsproces van de factuur aan de kant van de klant zo efficiënt mogelijk te maken. Wat de vragende klant zich hierbij niet beseft is dat deze extra eisen de leveranciers grote problemen bezorgen. Het facturatiesysteem van de leverancier bevat doorgaans alleen de wettelijk verplichte factuurvelden en is algemeen ingericht. Extra velden zijn niet zomaar toe te voegen in een dergelijk ERP systeem. Laat staan als niet één klant, maar diverse klanten verschillende velden plotseling verplicht stellen.

In de wetenschap dat ieder bedrijf naar meer dan één bedrijf facturen stuurt, zijn dergelijke specifieke eisen van één bedrijf een struikelblok voor de implementatie van e-invoicing. Als we plotseling klant-specifieke velden zoals bijvoorbeeld het "business group number" in de UBL moeten opnemen, moeten leverancier en klant in onderling overleg bepalen in welk veld van de UBL dit "business group number" geplaatst wordt. Als dat voor deze specifieke klant-leverancier relatie is gelukt moeten we hopen dat andere business partners dit veld niet voor een ander factuurgegeven hebben gebruikt of dat de leverancier het betreffende factuurgegeven voor een andere klant niet op een ander veld heeft geplaatst. Dat zou namelijk betekenen dat de leverancier verschillende uitgaande factuurstromen nodig heeft, hetgeen de implementatie van e-invoices ernstig belemmert.

Standaardisatie

De implementatie van e-invoicing is afhankelijk van de standaarden die worden aangehouden, waarbij leveranciers en klanten precies weten waar ze aan toe zijn en een facturenstroom voor de ene business partner dezelfde informatie bevat als die naar een andere business partner. Het creëren van een XML-factuur in, bijvoorbeeld, de UBL standaard is goed te doen zolang we de basisvelden gebruiken. Als we ons aan deze standaarden houden kan het dus zijn dat je als klant niet alle gewenste (coderings) informatie binnenkrijgt, maar dat je wel negen van de tien leveranciers zover krijgt om e-invoices aan te leveren. En met negen uit tien leveranciers een efficiëntie-slag van 90% realiseren, biedt veel meer voordeel dan met slechts één leverancier een efficiëntie-slag van 100% te realiseren, terwijl de overige leveranciers facturen op papier of PDF blijven aanleveren.

Wie een automatiseringsslag wil maken, doet er dus heel verstandig aan om uit te gaan van de basisvelden van een factuur. Spreek hier over met je leveranciers en je zult zien dat e-invoicing niet complex hoeft te zijn en dat de voordelen snel te behalen zijn.

Meer weten over de implementatie van e-invoicing? Neem gerust contact met ons op!

Danny Kind
Sr. Product Manager, ICreative P2P
dkind@icreativep2p.com
06 261 148 21

Over ICreative

ICreative levert als Basware en Kofax partner, purchase to pay en e-facturatie oplossingen aan grote ondernemingen, multinationals, onderwijs- en overheidsinstellingen. Onze oplossingen bieden meer controle op bedrijfsuitgaven en minder complexiteit van het inkoop tot betalingsproces. Ongeacht de ERP systemen in gebruik, zoals SAP, Oracle en Microsoft, en ongeacht het aantal landen, kantoren, valuta’s en talen waar (mee) wordt gewerkt.