Digitale transformatie van
purchase to pay

Digitalisering in purchase to pay

De digitale transformatie in het bedrijfsleven wordt vaak verklaard uit noodzakelijke kostenbeparingen en het behalen van een competitief voordeel. Maar in feite is het een weerspiegeling van de “digitale revolutie”, die vanaf de grote wereldoorlogen in de vorige eeuw op gang kwam. 

OCR software 

De digitale revolutie raakte het bedrijfsleven in de jaren 80 van de vorige eeuw met de komst van computers en het internet. Accounts payable maakte kennis met boekhoudsystemen, met e-mail en met Object Character Recognition (OCR) software waarmee gescande papieren facturen en pdf facturen wordt omgezet naar een data bestand. Informatie transformeerde van een analoge vorm naar digitale vorm. Het communiceren, inkloppen, opslaan en ophalen van factuurinformatie is met digitalisering een stuk efficiënter geworden.

Het internet heeft de inkoop bij bedrijven revolutionair veranderd met global sourcing,  e-procurement platforms, zichtbaarheid in de supply chain. Dit betekende onder meer een betere selectie en sterkere onderhandelingspositie.

Een medewerker vraagt een bestelling aanin een centraal inkoopsysteem, waarna de aanvraag automatisch ter goedkeuring wordt voorgelegd aan budgethouder(s). Bij goedkeuring komt de medewerker via het centraal inkoopsysteem, automatisch in de webshop van een preferred supplier terecht, waar het product wordt besteld en de bestelling automatisch in het centraal inkoopsysteem als PO wordt geformaliseerd.  

• Meer over inkoop automatisering 

De leverancier verstuurt het product naar het opgegeven adres en de factuur naar de crediteurenadministratie. De factuur komt automatisch in het systeem voor factuurverwerking terecht en wordt automatisch gecodeerd en goedgekeurd op basis van de inkooporder en eventueel het ontvangstbewijs.

De factuur wordt in een bepaalde vorm en standaard door de leverancier verstuurd, maar door een e-facturatienetwerk omgezet naar een vorm en standaard dat automatisch wordt gecodeerd, gematcht met -onder andere- de PO, en ter betaling wordt gesteld. 

• Lees meer over automatisering van factuurverwerking 

Automatisering en productiviteit

Natuurlijk kan technologie zichzelf in de weg zitten, maar als het loopt, dan loopt het volcontinue op hoge snelheid en ook nog eens goedkoper dan handmatig werken. Mensen werken zo’n 8 uur op een dag, 5 dagen in de week, met wisselende motivatie en vermoeidheid.  

De Forrester Consulting Groep schetste de Total Economic Impact van purchase to pay automatisering bij 6 corporates en concludeerde: Het verwerken van 160.000 inkomende facturen werd van 15 FTE teruggebracht naar 3 FTE.

De grootste meerwaarde van de digitale transformatie van de purchase to pay functie, ligt bij het onder beheer krijgen van de (indirecte) uitgaven. Dit drukt de bestelkosten en maakt het automatisch goedkeuren van inkomende facturen mogelijk. Het volledige rapport kunt u hier downloaden:

• Download het forrester rapport 

Automatisering en standaardisatie

Allemaal gemeengoed dus? Niet bepaald. Ondanks dat alle technologie voor het oprapen ligt, blijkt uit een recent onderzoek van bureau DirectResearch, dat de digitale transformatie met horten en stoten gaat.

Het bureau heeft 200 finance- en inkoopprofessionals bevraagd en concludeerde dat slechts 1% van corporate Nederland, alle facturen volledig automatisch ontvangt en verwerkt. 

Als de technologie er al is, waar gaat het mis? Onze ervaring leert dat datamanagement, zowel op extern als op intern ketenniveau, het grootste struikelblok is. En in het kielzog zijn daar de belangen en de beperkingen van de verschillende stakeholders in de keten.

Externe ketenintegratie

Ondernemingen hebben met gemak duizenden klanten en leveranciers. En ieder van hen heeft ook duizenden klanten en leveranciers. En ze werken deels met gelijke standaarden en deels met verschillende standaarden.

Het bestellen aan de hand van een mailtje of het ontvangen van een PDF factuurtje, biedt dan uitkomst. Mail en PDF kunnen we immers allemaal mee overweg.

Op het gebied van inkoop zien we in de praktijk het gebruik van een uniform, centraal bestelformulier, waarlangs alle bestellingen moeten verlopen. Dit biedt al veel voordelen, zeker wanneer het bestelformulier gekoppeld is aan een leveranciersdatabase, maar biedt nog veel ruimte voor verbetering. 

Op het gebied van factuurverwerking zijn er veel initiatieven om de brei aan standaarden te overstijgen. In plaats van toewerken naar één, wereldwijde standaard worden standaarden vertaald naar de gewenste standaard van de ontvanger.

Interne ketenintegratie

Interne datamanagement is een uitdaging. Zeker in een internationaal speelveld met een op overname gebaseerde groeistrategie, doemt het datamanagement vraagstuk direct op.

Wie is er verantwoordelijk voor datamangement of wordt de verantwoordelijkheid gedeeld? Is er sprake van een centrale single point of truth waar de datakwaliteit wordt geborgd, of worden verschillende systemen aan elkaar gekoppeld aan de hand van business rules? En is een dergelijke koppeling schaalbaar genoeg om andere systemen in de toekomst aan te haken? 

In de praktijk zijn automatiseringstrajecten, vooral vraagstukken over datamanagement en procesoptimalisatie.

Automatisering en procesoptimalisatie

Fouten-automatisering

In de praktijk heeft automatisering lang niet altijd het beoogde effect. En zijn we vooral ook veel tijd kwijt aan de automatiseringssoftware zelf. 

De cruciale fout is te denken dat een stuk software op zichzelf het antwoord is. Met de transitie naar cloud SaaS-oplossingen, is een abonnement zo aangesloten. Maar als de software niet goed aansluit bij bestaande processen en datastructuren, levert automatisering niet het gewenste rendement. 

Je kunt niet voor een oplossing gaan als je het probleem niet echt kent. In feite ga je dan bestaande fouten automatiseren. 

Procesoptimalisatie met lean agile

Automatisering zou de aanzet moeten zijn om eerst eens kritisch naar de eigen processen te kijken. Voordat een proces geautomatiseerd wordt, moet het speelveld in kaart worden gebracht. Welke processen hebben invloed op het proces dat beoogd wordt voor automatisering? En wat verwachten we voor de toekomst? 

Als dit eenmaal helder is, kunnen we het proces optimaliseren. Op een wijze die in lijn ligt met automatisering. Deze optimalisatie heeft waarschijnlijk ook consequenties voor andere processen. Die moeten voor de optimalisatie meegenomen worden.

Als processen eenmaal zijn geoptimaliseerd, dan kan het beoogde proces voor automatisering worden geautomatiseerd. 

•  Lees verder over procesoptimalisatie  

Automatisering en controle

Vraag financieel eindverantwoordelijken naar hun grootste wens op het gebied van purchase to pay, en de kans is groot dat ze uitspreken veel meer grip te willen hebben. 

Een bijkomend voordeel van procesautomatisering is de transparantie van processen. Het voordeel van transparantie is tweeledig.

Enerzijds biedt het zicht op datastromen en worden deze datastromen ook gelogd. Werken conform regelgeving of keurmerken is hier enorm bij gebaat.

• Lees verder over compliance in purchase to pay 

Zicht hebben op datastromen ondersteunt ook rapportage en besluitvorming met betrekking tot spend. Dit kan leiden tot een betere controle over de cashflow en het verminderen van financiële risico's voor het bedrijf.

Keuze voor purchase to pay technologie

Automatiseringsoplossingen voor purchase to pay zijn in de jaren '90 van de vorige eeuw ontwikkeld als uitbreiding van de aankoopmodules van oudere ERP- en boekhoudsystemen. De vroege oplossingen waren voornamelijk lokaal geïnstalleerd, met weinig van de "gebruiksgemak"-functies die vandaag de dag worden gebruikt.

Purchase to pay systemen zijn geïntegreerde oplossingen die met name de "transactiegerichte" of "operationele" inkoop (long tail spend) ondersteunen, maar wel de volledige factuurverwerking op zich nemen.

SaaS-omzet heeft de omzet van on-premises-licenties en onderhoud overtroffen. Kopers omarmen de cloud omdat het snellere implementatie biedt, snellere leveranciers onboarding, betere leveranciers samenwerking en snellere toegang tot innovaties en verbeteringen.

Wat doet ICreative

Wij zijn purchase to pay partner voor organisaties, instellingen en overheden. Wij voelen ons met name thuis in omvangrijke en complexe administraties, zoals het gebruik van meerdere ERP systemen.

Van gedachten wisselen over purchase to pay? 

  of blijf per e-mail op de hoogte