Digitale factuurverwerking
Het document dat dienst doet als betalingsverplichting, de factuur, wordt al gebruikt zolang mensen (economisch) handel met elkaar bedrijven. Vanaf het moment dat samenlevingen volledig afhankelijk werden van landbouw, werd binnen de muren van tempels in kerfstokken, en later in kleitabletten, gemarkeerd wie, wanneer en wat had gekocht.
Vandaag de dag, verwijst factuurverwerking naar het proces van coderen, valideren en goedkeuren van facturen die zijn verstuurd door leveranciers na levering van goederen of diensten. Facturen worden niet langer in kleitabletten opgetekend en ook de papieren factuur verdwijnt steeds meer uit beeld. De papieren factuur heeft hoofdzakelijk plaatsgemaakt voor de digitale factuur, vaak in de vorm van een pdf bestand.
De digitale factuur wordt in een leveranciersportaal aangeboden op per e-mail opgestuurd, waarna deze door de crediteurenadministratie wordt verwerkt.
Factuurverwerking en inkoop
Digitale factuurverwerking verwijst primair naar de digitale vorm waarin de factuurinformatie wordt opgeslagen. Automatische factuurverwerking verwijst naar een geautomatiseerd proces van ontvangst, coderen, valideren, fiatteren en archiveren van facturen.
Om straight-through processing te realiseren is samenwerking met leveranciers en inkoop noodzakelijk. Het succes van het behalen van efficiëntere factuurverwerking zit hem vooral in de drang naar continue verbetering van het purchase to pay proces. Handmatige exception management is prima, mits het aantal uitzondingen maar wordt teruggebracht.
Automatische factuurverwerking
Factuurverwerking vangt aan met factuurontvangst. Voor een automatisch factuurverwerkingsproces is het noodzakelijk dat factuurinformatie beschikbaar is in de vorm van data. Inkomende facturen kunnen met behulp van OCR software worden omgezet naar een databestand. Om ook de factuurontvangst te automatiseren, biedt e-facturatie een prima oplossing. Hiermee worden facturen direct door leveranciers, of door een tussenpartij, aangeleverd als databestand.
In de vorm van data, kunnen facturen automatisch worden gecodeerd, gevalideerd en goedgekeurd met factuurverwerking software. Door workflow automatisering kunnen facturen ter goedkeuring aan budgethouders worden voorgelegd. Maar facturen kunnen ook automatisch worden goedgekeurd door matching van facturen met bronnen als zoals de inkooporder (zie three-way matching). De belangrijkste voordelen van automatische factuurverwerking:
- Lagere operationele kosten: Handmatig werk wordt automatisch uitgevoerd. Alleen de uitzonderingen worden (automatisch) voorgelegd aan medewerkers en/of leveranciers.
- Compliance: Het proces van ontvangst tot aan het ter betaling stellen wordt vastgelegd en is heel makkelijk opvraagbaar.
- Supply chain management: Door real-time zicht op facturen die verwerkt worden of al verwerkt zijn, kunnen leveranciers sneller worden betaald.
Factuurverwerking software
Voor administraties met een internationale scope, tienduizenden leveranciers en meerdere ERP-systemen, mogen we gerust stellen dat Basware de standaard is voor het automatisch coderen, matchen en archiveren van facturen. Automatische factuuverwerking is alleen mogelijk als de informatie op de factuur correct is.
Voordat facturen worden gecodeerd en gematcht, passen wij factuur validatie toe om de kwaliteit van facturen en daarmee van automatisering te borgen.
Om de crediteurenadministratie te ontlasten van telefoontjes met vragen over de status van een factuur, bieden wij een online portaal aan waarmee leveranciers de factuur status kunnen opvragen.
Uiteraard moeten deze oplossingen gekoppeld worden aan boekhoudprogramma's en/of ERP syste(e)m(en) door middel van systeemintegratie.
