In de praktijk zie ik maar weinig bedrijven gebruik maken van betalingskortingen. Dat is opmerkelijk, want met betalingskortingen kunnen bedrijven flinke besparingen realiseren. Maar wat nog opmerkelijker is, is dat facturen op tijd betalen al moeilijk blijkt. Sterker nog, ná de betalingstermijn betalen lijkt eerder de norm dan uitzondering in Nederland. Wat is hier aan de hand?
Uit onafhankelijk onderzoek door DirectResearch blijkt dat gemiddeld één op de zeven grootbedrijven in Nederland de meerderheid van hun facturen te laat betaalt.
Misgelopen betalingskorting
Niet verwonderlijk dus, dat veel bedrijven in Nederland last hebben van facturen die te laat worden betaald. Om afnemers te stimuleren eerder te betalen, geven veel leveranciers kortingen bij vroege betaling van facturen. Een betalingskorting van 1 procent is niet ongebruikelijk; 2 procent komt ook regelmatig voor.
Dit lijkt misschien niet veel, maar de besparing kan aardig oplopen wanneer je als bedrijf veel spend hebt. Uit onderzoek van Forrester blijkt dat bedrijven met een jaarlijkse spend van 300 miljoen euro over een periode van drie jaar gemiddeld zo’n 400.000 euro missen aan betalingskortingen. Waarom maken bedrijven hier geen gebruik van?
LEES OOK: “Hoe sneller we de facturen kunnen verwerken, hoe sneller we kunnen betalen”
Juiste inzichten en procesinrichting
Het blijkt dat op tijd betalen voor veel bedrijven al een uitdaging is. De redenen voor te laat betalen zijn uiteenlopend. Zo betaalt een deel van de bedrijven bewust te laat, om zo de liquide middelen op peil te houden. Een deel van de bedrijven heeft financiële problemen en soms is er een geschil over de geleverde producten of diensten. Maar in het gros van de gevallen blijkt dat de de systemen niet de juiste inzichten bieden om kansen zoals vroegbetaalkortingen optimaal uit te nutten.
Software alleen lost echter het probleem nog niet op. Want ook bij bedrijven die gebruik maken van geavanceerde factuurverwerkingssystemen zie ik dat er niet altijd optimaal gebruik wordt gemaakt van betalingskortingen.
Het inzicht in welke facturen het eerst opgepakt moeten worden en de snelheid waarmee de crediteurenadministratie facturen kan afhandelen, is zeker belangrijk. Maar de crediteurenadministratie is niet de enige die bepaalt of wel of niet halen van een betalingskorting. Het betaalgedrag van een bedrijf heeft meer te maken met de manier waarop het proces is ingericht.
Vertragende factoren
Een voorbeeld. Stel een groothandel heeft met zijn top tien leveranciers kortingsafspraken gemaakt: wanneer de grossier een factuur binnen veertien dagen na factuurdatum betaalt, krijgt hij van de leverancier 1 procent korting op het totale factuurbedrag. De groothandelaar in kwestie heeft geavanceerde software voor automatische factuurverwerking in gebruik en werkt grotendeels met 3-way matching (wat betekent dat de factuur pas kan worden vrijgegeven voor betaling als deze zowel met de order als met de goederenontvangst matcht).
In dit voorbeeld zijn er een heleboel factoren die het halen van de afgesproken betalingskorting beïnvloeden. Hoe snel stuurt de leverancier de factuur, voor of na levering van de goederen? Stuurt hij een factuur voor elke order of een verzamelfactuur? En welke datum staat hier dan op? Hoe lang ligt deze factuur te wachten voordat hij het systeem wordt ingestuurd? In welk formaat is de factuur aangeleverd? Is het een pdf-factuur, met of zonder machine readable data, of een electronische factuur, in welk format?
Welke prioriteitenstelling kent de crediteurenadministratie voor het afhandelen van de facturen? Is er voldoende inzicht in het factuurverwerkingsproces of er überhaupt een betalingskorting van kracht is op een factuur en zo ja wat is dan de uiterste datum om dit te behalen? Hoe snel is de budgethouder met zijn goedkeuring voor goederen zonder inkooporder? Hoe lang doet logistiek erover om de geleverde goederen te controleren en binnen te boeken?
💡LEESTIP: Als bedrijf op tijd betalen is een kwestie van goed fatsoen, toch?
Verspilling elimineren
Worden binnen uw bedrijf betalingskortingen nooit gehaald of wordt er zelfs helemaal niet tijdig aan betalingsverplichtingen voldaan? Controleer of uw automatiseringssystemen voldoende inzicht geven in het factuurverwerkingsproces. Breng daarnaast het hele proces goed in kaart en maak inzichtelijk waar de vertragende factoren zitten in het proces.
Ga vervolgens in gesprek met betreffende stakeholders (waaronder in het genoemde voorbeeld dus ook de afdeling logistiek) om te kijken hoe de verspilling zoveel mogelijk uit het proces kan worden gehaald. Neem de afspraken die u met uw leveranciers maakt over de manier van facturering onder de loep. Stuurt een leverancier de factuur direct na de order of pas na levering? Of stuurt hij periodiek een (onhandige) verzamelfactuur? Is er wel een reële termijn afgesproken voor een betalingskorting?
Goed betaalgedrag
Wat ik in de praktijk zie gebeuren, is dat er workarounds worden verzonnen om een factuur sneller goedgekeurd te krijgen in plaats van de vertragende factoren weg te nemen. Hier komen de beruchte lijstjes in Excel weer om de hoek kijken waarin bijvoorbeeld staat welke orders nog geblokkeerd staan in het ERP.
Dan schiet automatisering echter zijn doel voorbij. Het belangrijkste is eerst goed te kijken naar het proces en daar horen betere afspraken met diverse stakeholders bij. Goed betaalgedrag is niet alleen de verantwoordelijkheid van de crediteurenadministratie.
Meer weten?
Neem gerust contact op met mij of mijn collega's om eens van gedachten te wisselen.
|
Ronald den Hartog |
PS Vergeet niet te abonneren op onze blog updates! (Link opent in een nieuw venster)