Anoek van der Riet
Compliance betekent dat er wordt gewerkt volgens de wet, interne procedures en vastgestelde normen. Iedereen binnen uw organisatie, van schoonmaker tot CEO, moet zich hiernaar gedragen. Als u de compliance binnen uw organisatie wilt verbeteren, bent u dus afhankelijk van het gedrag van al uw collega’s. Hoe zorgt u ervoor dat zij op de juiste manier te werk gaan?
Het verbeteren van compliance begint bij motivatie. Als compliance wordt gezien als doel op zich, ontstaat er een afvinkcultuur. Op die manier neemt het de vorm aan van allerlei ‘gij zult niet’- of juist ‘het moet zo’-regeltjes. Niet bepaald aantrekkelijk voor medewerkers om op te volgen, laat staan om een stapje extra te zetten.
Ga op zoek naar intrinsieke motivatie om het ook echt beter te doen. Wilt u zich alleen aan alle regeltjes houden of wilt u daadwerkelijk een betrouwbare partner voor uw klanten zijn? Wilt u alleen aan de minimumeisen voldoen of wilt u daadwerkelijk het verschil maken? Hoe kan compliance niet alleen aansluiten op de normen en waarden van uw organisatie, maar hoe kan het deze zelfs versterken?
Duidelijk communiceren over compliance
Het is belangrijk om te realiseren dat compliance een kwestie van gedrag is. Compliant zijn betekent dat iedereen binnen de organisatie zich gedraagt volgens de vastgestelde regels, waarden en normen. Als u de compliance wilt verbeteren, moet het gedrag van uw collega's dus veranderen.
Maak compliance daarom een integraal en onmisbaar onderdeel van de bedrijfscultuur, die gestoeld is op zaken als integriteit, ethiek en vertrouwen. Vervolgens is het zaak om hier duidelijk intern over te communiceren en iedereen mee te nemen in het verhaal. Zorg dat álle collega’s binnen het bedrijf, van kantinemedewerker tot CFO, begrijpen wáárom compliance zo belangrijk is en wat dat voor hen betekent. Welke impact heeft dit op hun werkzaamheden? Welk gedrag wordt van hen verwacht?
Leg standaarden, procedures en regels duidelijk en effectief uit, waarbij de focus vooral op het wáárom ligt. Want wanneer mensen de achterliggende reden begrijpen, dan voelen ze zich meer betrokken en zullen ze eerder hun best doen om compliant te zijn.
|
Omdat compliance niet alleen gaat over het volgen van de wet- en regelgeving, maar ook een strategische waarde heeft. Lees meer in de blog: |
|
LEESTIP - Waarom is compliance belangrijk?
Maak het makkelijk om compliant te zijn
Daarnaast is het belangrijk om het zo makkelijk mogelijk te maken voor medewerkers om compliant te zijn. Mensen kiezen nu eenmaal het liefst voor de makkelijkste weg. Als het officiële, vastgelegde proces ontzettend ingewikkeld en omslachtig is, is de kans groot dat collega’s daarvan afwijken en hun eigen manier vinden om zaken sneller of met minder moeite gedaan te krijgen. Zorg daarom voor duidelijke en efficiënte werkwijzen die collega’s makkelijk kunnen volgen en daardoor vanzelf compliant zijn.
Procesoptimalisering en automatisering spelen hierin een belangrijke rol. Hierdoor worden processen immers effectiever en efficiënter. Het voorkomt dat medewerkers allerlei handmatige en onnodige werkzaamheden moeten verrichten en daarnaast vermindert het de kans op (menselijke) fouten. Niet verwonderlijk dat maar liefst 93 procent van de ondervraagde professionals door Accenture het eens is met de stelling dat compliance makkelijker wordt dankzij technologie.
Daarnaast maakt automatisering het moeilijker om af te wijken van de gewenste procedures; alles is vooraf vastgelegd en de processen zijn ook zodanig ingericht. Als van tevoren is bepaald dat goedkeurder X een inkooporder moet goedkeuren, dan is het geautomatiseerde proces (als het goed is) zodanig ingericht dat de inkooporder niet verder kan voordat goedkeurder X die inkooporder daadwerkelijk heeft goedgekeurd. Dat terwijl bij een handmatig proces, een werknemer daar, bewust of onbewust, van af kan wijken en toch alvast door kan gaan met de aankoop. Terwijl dat precies is wat u nu juist wilt voorkomen.
Als het proces ingewikkeld en omslachtig is, is de kans groot dat collega’s hun eigen manier vinden om zaken sneller of met minder moeite gedaan te krijgen
Bij een geautomatiseerd proces is compliance al ingebakken, oftewel; er is sprake van compliance by design. Een medewerker is als vanzelf al compliant, omdat er niet afgeweken kan worden.
LEES OOK: Hoe ziet een compliant purchase to pay proces eruit?
Praktijkvoorbeeld: compliant inkoopproces
Maar hoe kan zo’n eenvoudig, geautomatiseerd proces medewerkers dan helpen om compliant te zijn? Laten we het ‘spend proces’, dus de aankopen die medewerkers namens het bedrijf doen, als voorbeeld nemen. Het is wenselijk dat iedereen dit doet volgens de vastgestelde procedures. Bijvoorbeeld om inkoopvoordeel te behalen, om te voldoen aan eisen die toezichthouders stellen, of om zicht te hebben op de leveranciers waarmee zaken wordt gedaan, zodat zeker is dat deze bedrijven bijdragen aan uw doelstellingen op het gebied van (bijvoorbeeld) duurzaamheid.
Vooral indirect spend, de aankoop van producten die niet direct van invloed zijn op het primaire bedrijfsproces, gebeurt vaak nog ongecontroleerd. Medewerkers doen aankopen zonder rekening te houden met de voorschriften of voorkeuren van de organisatie. Wanneer ze ‘even snel’ iets nodig hebben, gooien ze het proces -en daarmee de compliance- overboord en gaan ze zelf op zoek. Ze stappen op de fiets en rijden naar de winkel om de hoek of bestellen iets bij hun favoriete webshop. Misschien wel handig, maar niet compliant én onzeker voor de organisatie.
Gebruiksvriendelijk en zoals medewerkers dat willen
Om op een effectieve en relatief eenvoudige manier compliance by design te realiseren, kan een inkoopportaal uitkomst bieden. Met een toegankelijk, intuïtief inkoopportaal wordt het voor medewerkers eenvoudig om zelf op de juiste manier producten te bestellen. Ze kunnen hun aankopen alleen doen bij de door uw organisatie uitgekozen preferred suppliers, waarvan zeker is dat zij passen bij de doelen, normen en waarden van uw organisatie. En waar u eventueel afspraken over inkoopvoordeel mee heeft gemaakt.
“Natuurlijk is volledige controle op de bestellingen die geplaatst worden bij verschillende leveranciers een utopie, maar er is een verschil tussen medewerkers complete keuzevrijheid geven en dit zo goed mogelijk reguleren”, vertelt Mees Walhof, Manager Procurement bij de TU Delft. “Het is belangrijk om het bestelproces te optimaliseren en voor medewerkers zo eenvoudig mogelijk te maken. Met andere woorden: geef ze niet een oceaan met duizenden vissen, maar een vijver met de vissen die je als organisatie zelf hebt uitgekozen.”
Hij vervolgt: “Ik merk dat de gebruiker een soort Bol.com-ervaring wil tijdens het zoeken naar producten: één grote database waarin je gemakkelijk kunt filteren. Het is natuurlijk erg lastig om zo’n database te bieden die je op allerlei manieren kunt doorzoeken op een gebruiksvriendelijke manier. Het inkoopportaal van Basware komt in de buurt van de ideale zoekervaring van de gebruiker. Dit draagt eraan bij dat we meer grip houden op de uitgaven die op naam van onze organisatie worden gedaan.”
Kortom; door het proces zo eenvoudig en gebruiksvriendelijk mogelijk in te richten voor de medewerkers, is de kans vele malen groter dat zij binnen de gebaande paden blijven en niet op zoek gaan naar een makkelijkere of efficiëntere route.
Gratis whitepaper: Compliance anno 2023
Compliance is misschien wel belangrijker én complexer dan ooit. Compliance krijgt namelijk een strategische waarde voor organisaties, maar het wordt er niet bepaald makkelijker op.
Wat speelt er momenteel op het gebied van compliance? Welke uitdagingen zijn er? Hoe kunt u compliance in uw organisatie verbeteren?
U leest het in de gratis whitepaper
Compliance anno 2023: kansen en uitdagingen.
Anoek
van der Riet
Contentspecialist
Anoek schrijft dagelijks over purchase to pay, order to cash en Robotic Process Automation. Ze duikt graag in onderwerpen als e-facturatie, werkkapitaal en hyperautomation.