Procesoptimalisatie in
purchase to pay

Digitale transformatie in de soep

Automatisering aanschaffen met het idee dat er meer gedaan kan worden met minder FTE, komt vaak bedrogen uit. In complexe bedrijfsomgevingen waar veel stakeholders bij betrokken zijn, levert een digitale transformatie vaak gedoe op. En dat was nu nét niet de bedoeling.

Troebel zicht op processen en onuitgesproken verwachtingen

De digitale transformatie van purchase to pay processen beoogt hogere productiviteit tegen lagere kosten en betere compliance. Maar het kan juist voor meer complexiteit, wachttijden en fouten zorgen, wanneer het niet goed aansluit op het bestaande proces of de wensen van stakeholders.

Bij het streven naar automatisering van een bedrijfsproces ontstaat een natuurlijke spanning tussen het automatiseren van wat er nu gebeurt en een projectie van wat de verschillende stakeholders in de toekomst zouden willen dat er gebeurt.

Een nauwkeurige analyse van het bestaande proces onthult vaak tegenstrijdige interpretaties van dat proces, en zelfs verbijstering over hoe het proces werkelijk verloopt. Sommige stakeholders zijn zich niet bewust van bepaalde details en anderen begrijpen het proces niet volledig. Soms gebeurt dit door opeenvolgende miscommunicatie, doorgegeven van uitgaande naar inkomende eigenaren van het proces, of omdat bepaalde stappen overbodig zijn geworden.

Het is niet vreemd dat automatiseringssoftware voor inkoop en factuurverwerking overal in gebruik is, maar dat slechts 1% van de facturen volautomatisch verwerkt, zoals uit het onderstaande trendrapport blijkt.

Met kunst- en vliegwerk

Een typische reactie van projectteams is te proberen het proces opnieuw te ontwerpen of op te schonen. Ze zullen proberen stappen te verwijderen of te verfijnen die niet meer lijken te passen, waarbij het hele proces als een vereenvoudigingsmaatregel wordt beschouwd. En het mag niet te lang duren, want er moet geautomatiseerd worden. Dit is niet de juiste aanpak.

Wanneer slechts enkele stappen worden verbouwd of eruit worden gehaald, kan het nadelig werken op andere stappen die ook aangepakt zouden moeten worden. Het proces is vergelijkbaar met het trekken aan de losse draad in een sok, wat alleen maar resulteert in meer rafelen.

Ton Smeele, eBusiness Product Owner System-to-System bij Technische Unie, merkt op:

“Maar als je pas bij die factuur een fout ontdekt, dan ben je eigenlijk te laat. Het proces staat dan niet centraal. Waarom doen we het niet first time right: meteen bij het vastleggen van de order alles al goed doen.” 

• Lees het artikel over procesoptimalisatie bij de Technische Unie 
  

Vaak vinden deze maatregelen plaats als het automatiseringstraject al is gestart. De implementatie brengt dan het huidige proces aan het licht. Concessies worden er gedaan. Lang niet alle functionaliteit waarvoor betaald was, wordt gebruikt. Nieuwe procedures worden ingericht om nieuwe problemen de baas te zijn. 

Procesoptimalisatie als enabler voor digitale transformatie

Het definiëren van stakeholder verwachtingen (Define) en het meten van huidige processen (Measure) vormt de basis voor het analyseren van de oorzaken voor discrepanties met verwachtingen (Analyse) en het verbeteren van processen (Improve). De verbeteringen worden geconsolideerd in procedures (Control). Dit vormt de blauwdruk voor digitale transformatie.

Define: Stakeholder verwachtingen

Naar het voorbeeld van Agile Lean is het van groot belang om te bepalen wie de eindgebruikers zijn van het proces dat beoogd wordt voor automatisering. Zijn het controllers? Inkoop? Leveranciers? Budgethouders? In ieder geval de board, die van automatisering een strategisch doel hebben gemaakt.

• Lees verder over het belang van overstijgende KPI's 

Measure & Analyse: Het huidige proces

Als de scoping helder is, kunnen we alle stappen die in verschillende processen worden genomen, in kaart brengen. Op hoofdlijnen, bijvoorbeeld vanaf de ontvangst van een factuur tot aan het uiteindelijk betaalbaar stellen, maar ook gedetailleerd, zoals het omzetten van een PDF factuur naar een databestand. 

De verschillende stappen, maar ook de transitie tussen de stappen, moeten worden gekwantificeerd in relevante waarden. De relevantie wordt bepaald door stakeholder verwachtingen.  

Improve: Processen en data

Zodra we een helder beeld hebben van het huidige proces en waar het naartoe moet, kunnen we het huidige proces zodanig gaan optimaliseren dat het geschikt wordt voor een digitale transformatie.

Waar valt winst te behalen? Welke stappen kunnen weg? Zijn er stappen die juist toegevoegd moeten worden. Denk aan het automatisch valideren van facturen na ontvangst. Of zijn er stappen die juist aangepast moeten worden? Moeten er concessies worden gedaan ten bate van het groter geheel?

Omdat we de optimalisatie willen consolideren in automatisering, doemt ook het vraagstuk data management op en het belang van standaardisatie.  

• Lees bijvoorbeeld meer over de wir-war aan standaarden in facturen 

Het geoptimaliseerd proces wordt gedocumenteerd en de belangrijkste wijzigingen die noodzakelijk zijn voor een digitale transformatie worden uitgevoerd.

Control: Digitale transformatie

Het geoptimaliseerd proces vormt de blauwdruk voor het automatiseringstraject, waarmee de optimalisatie bestendigd wordt, maar ook versneld en inzichtelijk wordt gemaakt.

Een keuze moet worden gemaakt tussen verschillende aanbieders van purchase to pay oplossingen. Daarnaast moet een plan en business case worden opgesteld.

Omdat het voorwerk is gedaan en het groter plaatje helder is, kan het automatiseringstraject met een eenvoudig proces worden aangevangen.  

• Lees verder over de digitale transformatie van purchase to pay

Hieronder schetsen we in drie fragmenten hoe automatisering kan werken voor purchase to pay:

Digitale transformatie als enabler voor procesoptimalisatie

De digitale transformatie maakt processen en datastromen transparant. Daarmee bedient het niet alleen compliance, maar biedt het een schat aan informatie op basis waarvan procesoptimalisatie kan inspelen.

Zicht op gekwantificeerde processen

Automatisering en optimalisatie vormen een sterk tandem om operational excellence in purchase to pay te realiseren. Zicht hebben op datastromen, zoals bestellingen en facturen, ontsluit waar zich problemen voordoen die verholpen kunnen worden (lean). Maar het staat ook toe om datapunten te analyseren en bijvoorbeeld de variabiliteit van verschillende KPI's in kaart te brengen die met Six Sigma methodieken verkleint kan worden.

Bekijk direct een eerder opgenomen webinar terug, waarin we hier voorbeelden van geven. Het belang van procesoptimalisatie wordt onmiskenbaar duidelijk. 

• Bekijk direct het webinar

Wat doet ICreative

Wij zijn purchase to pay partner voor organisaties, instellingen en overheden. Wij voelen ons met name thuis in omvangrijke en complexe administraties, zoals het gebruik van meerdere ERP systemen.

Van gedachten wisselen over purchase to pay? 

  of blijf per e-mail op de hoogte