Veel corporate organisaties hebben onvoldoende zicht op hun uitgaven. Met name bij goederen en diensten voor secundaire activiteiten, vindt het plaatsen van bestellingen vaak niet onder beheer plaats. Het aandeel maverick spend is hierdoor groot, ondanks dat er voldoende argumenten zijn om dit tegen te gaan. Het verder automatiseren van het purchase to pay proces voor zowel direct procurement als indirect procurement helpt organisaties om spend under management te verhogen.
Aankopen centraal vastleggen bij direct én indirect procurement
Meer grip op uw uitgaven krijgen begint al bij het inkoopproces. Over het algemeen richten corporate organisaties zich bij hun inkoopmanagement op direct procurement, datgene wat direct impact heeft op het primaire bedrijfsproces.
Inkopers gebruiken dagelijks het ERP-systeem voor leveranciersmanagement, waarin zij de afspraken vastleggen die zij met preferred suppliers hebben gemaakt over de levering van goederen of diensten. De aankopen die bij deze leveranciers worden gedaan, worden centraal in het ERP-systeem vastgelegd.
💡LEESTIP: Hoe de Kraljic matrix uw leveranciersmanagement en inkoopproces verbetert
Dit centraal vastleggen van aankopen en onder management brengen van deze uitgaven vindt veel minder plaats bij indirect procurement. En al zijn er afspraken met leveranciers van routineproducten gemaakt, dan is vaak de stap te groot voor medewerkers om via een formeel proces te bestellen.
De functionaliteit van een gemiddeld ERP-systeem is hierin beperkt. Het handmatig invullen van verschillende velden om een bestelling te doen vergt veel tijd van medewerkers.
Voor routineproducten kiezen ze eerder voor het plaatsen van een bestelling op de site van bekendere retailers of een winkel in de buurt; met leveranciers dus waarmee mogelijk geen gunstige afspraken zijn gemaakt. Hierdoor ontstaat maverick spend.
Omdat we dit vooral terugzien bij indirecte inkoop, waar de gemiddelde bestelwaarde weliswaar laag is maar de bestelfrequentie juist hoog, kunnen veel verborgen kosten van inkoop worden teruggebracht als ook de indirecte inkoop onder beheer wordt gebracht.
Purchase to pay software helpt indirect spend under management te krijgen
Purchase to pay software biedt hier meer uitgebreide mogelijkheden voor dan een ERP-systeem, is gebruiksvriendelijker en kent een lagere TCO. Purchase to pay software kunt u in aanvulling op uw ERP-systeem gebruiken om alle stappen van aanvraag tot betaling te automatiseren.
Zo krijgt u met minder handmatige handelingen meer inzicht in het proces en alle uitgaven. Bijvoorbeeld in de suppliers waar u inkoopvoordeel kunt behalen of in welk aandeel spend nog niet under management is.
Een goed ingericht purchase to pay proces houdt ook in dat u het voor medewerkers zo eenvoudig mogelijk maakt om zelf producten te bestellen. Een toegankelijk inkoopportaal verkleint de kans dat ze alsnog kiezen voor hun eigen kanalen om aankopen te doen. Zo kunt u maverick spend verminderen en bij voorkeur elimineren.
Medewerkers kunnen hun aankopen alleen doen bij de door uw organisatie uitgekozen preferred suppliers met welke u op voorhand gunstige inkoopvoorwaarden hebt kunnen afspreken.
Omdat het hier kan gaan om duizenden artikelen, is het onmogelijk om al deze producten in een oplossing voor inkoopmanagement te laden. Een goed inkoopportaal biedt daarom naast de mogelijkheid om e-catalogi toe te voegen, ook de mogelijkheid om te integreren met de webshop van uw preferred suppliers.
Medewerkers gaan via het inkoopportaal naar de webshop van de leverancier, selecteren hier een of meerdere product(en) die ze willen aanschaffen en worden vervolgens weer doorgelinkt naar de portal om hun aankoop te bevestigen of de aanvraag tot bestelling te laten autoriseren.
Uitgaven zijn voorspelbaar en onder controle
Omdat de aankoop al aan de voorkant van het proces wordt vastgelegd en bekend is, is de financiële uitgave ook voorspelbaar en onder controle. Door het purchase to pay proces van zowel directe als indirecte aankopen te automatiseren, verhoogt u uw spend under management en heeft u als bonus het gehele purchase to pay proces transparant en auditable gemaakt.
Wil u meer weten? Lees dan onze whitepaper over het verhogen van spend under management: waarom en hoe. Of neem contact met ons op.
 |
Christian Willemsen |
PS Vergeet niet te abonneren op onze blog updates!