In corporate organisaties is het inkoopproces voor direct procurement (direct spend) en indirect procurement (indirect spend) niet op eenzelfde manier ingericht. Beter gezegd: waar er voor direct procurement doorgaans een gestructureerd inkoopproces is ingericht, ontbreekt dit proces veelal voor indirect procurement. Waardoor komt dit eigenlijk? En welke nadelen ondervinden corporate organisaties hiervan?
Wat is het verschil tussen direct procurement en indirect procurement?
In de meeste corporate organisaties richt een inkoper zich vooral op direct procurement. Direct procurement betreft alle aankopen die een organisatie doet die direct met het core proces te maken hebben. Voor een grote fabrikant zijn dit de machines en onderdelen die nodig zijn om een product te maken.
Behalve met direct procurement heeft een inkoper ook te maken met indirect procurement. Dit betreft alle zaken die nodig zijn om die core business te ondersteunen. Denk aan kantoorartikelen, laptops of bureaus.
De gedachte is dat inkoopmanagement met direct procurement echt het verschil kan maken, omdat direct procurement, in tegenstelling tot indirect procurement, direct van invloed is op de verkoopcijfers. Bovendien is het aandeel direct procurement een stuk groter dan indirect procurement. In veel corporate organisaties krijgt indirect procurement daarom niet de aandacht die het verdient.
LEES OOK: Als bedrijf op tijd betalen is een kwestie van goed fatsoen, toch?
Corporate organisaties laten kansen liggen door maverick buying
Ik merk dat veel corporate organisaties hier kansen laten liggen. Het hybride werken heeft dat wel aangetoond. Veel medewerkers richten als gevolg van de coronapandemie een thuiskantoor in. Vaak met financiële support van hun werkgevers die hiervoor een speciaal budget beschikbaar stellen. In veel organisaties krijgen medewerkers de vrijheid om zelf een (verstelbaar) bureau, bureaustoel of een monitor te bestellen.
Hier gaat geen uitgebreid sourcingstraject van Inkoop aan vooraf, zoals bij direct procurement wel gebruikelijk is. De 'We zien de factuur wel verschijnen'-mentaliteit is misschien prettig voor medewerkers, maar de organisatie ervaart diverse nadelen wanneer deze indirect procurement leidt tot maverick buying. Dit betekent dat een uitgave ongecontroleerd plaatsvindt; er is geen contract of preferred supplier aan verbonden. Om diverse redenen is dit wel van belang:
1. Gunstigere leveranciersvoorwaarden
Natuurlijk vinden medewerkers het handig als ze zelf hun leverancier kunnen uitkiezen wanneer zij een bureaustoel willen aanschaffen. Maar hoe groter uw organisatie is, hoeveel minder controle er is op deze kosten. Er worden tien, misschien wel twintig leveranciers aangeschreven voor het leveren van honderd bureaustoelen.
Door met twee of drie van deze leveranciers inkoopafspraken te maken, kunt u een flinke korting afdwingen en dus kosten besparen.
In plaats van medewerkers zelf hun leverancier te laten kiezen, stimuleert u hen om deze aankomen via een centraal inkoopportaal te doen, tegen de door uw organisatie afgesproken gunstigere leveranciersvoorwaarden.
2. Minder verspilling van kostbare fte's op factuurverwerking
Toch merk ik wel eens dat een inkoopmanager verwacht dat bovengenoemde kostenoptimalisatie niet veel oplevert. Maar kostenoptimalisatie stopt niet bij betere leveranciersvoorwaarden. Hoe groter het aandeel maverick spend in uw organisatie, hoe groter het aandeel onverwachte facturen dat uw financiële afdeling dagelijks moet verwerken.
Handmatig, omdat voor een correcte boekhouding voor elk van deze facturen een leverancier en order moet worden aangemaakt. Dit is een kostbare verspilling van fte's. Zeker als we ervan uitgaan dat voor een deel van die facturen een referentie ontbreekt en er behoorlijk wat research nodig is om te achterhalen of de factuur wel kan worden ingeboekt.
Wanneer bestellingen worden geplaatst via een purchase portal, worden inkoopopdrachten automatisch aangemaakt en worden uitgaven voorspelbaar. Facturen komen niet meer uit de lucht vallen, waardoor Finance op tijd budget kan reserveren om ook op tijd de betaling uit te voeren.
Hoe beter het proces aan de voorkant (op het moment van bestellen) is ingericht, hoe groter die tijdbesparing kan zijn. De factuur is dan niets meer dan een samenvatting van alles wat eerder in het purchase to pay proces is gebeurd.
💡LEESTIP: Maverick buying bezorgt met name Finance hoofdpijn
3. Maverick reductie maakt organisatie compliant en transparant
Wanneer organisaties te weinig inzicht hebben in hun uitgaven, betekent dit indirect ook dat hun purchase to pay proces niet voldoende voorspelbaar is. Bij maverick spend komt die uitgave namelijk onverwacht. Organisaties lopen het risico dat ze contractuele afspraken met leveranciers niet nakomen en mogelijk zelfs niet eens compliant zijn met wet- en regelgeving.
Dit kan bij accountantscontroles aan het licht komen. Denk aan het checken of het bedrag op een te herleiden kostenplaats is geboekt en de kosten dus ook kunnen worden verantwoord naar de Belastingdienst.
Als een organisatie maverick buying aanpakt en het aandeel maverick spend weet te verminderen, betekent dit ook dat een groter deel van de uitgaven aan de voorkant van het proces is verantwoord. Goedkeuring aan de achterkant van het proces (op factuurniveau) is niet meer nodig omdat dit al op orderniveau is gebeurd. Dit maakt accountantscontroles niet alleen eenvoudiger, maar ook goedkoper.
4. Meer zicht op MVO-beleid van leveranciers
Leveranciersmanagement draait vandaag de dag vaak niet puur en alleen meer om het beoordelen van de prijs-kwaliteitverhouding van leveranciers, maar ook van hun MVO-beleid. Zo kan aan de hand van een CO2-prestatie-index beoordeeld worden of leveranciers duurzaamheid hoog in het vaandel hebben staan. Maar denk ook aan factoren als de mate van social return of de omgang met mensenrechten.
Wanneer u maverick buying niet tegengaat, bestaat het risico dat medewerkers kiezen voor een leverancier die u nog niet kent en waarvan u dus ook niet weet of deze past bij de MVO-ambities die uw eigen organisatie nastreeft. Wanneer medewerkers gebruikmaken van een purchase portal, weet u dit wel omdat u uw leveranciers heeft kunnen controleren.
Aan de slag met spend under management
In hoeverre heeft uw organisatie zicht op de leveranciers waarvan uw medewerkers producten of diensten afnemen? Welke stappen voor verbetering kunt u nog zetten? Neem gerust contact op met mij of mijn collega's om eens van gedachten te wisselen.
 |
Christian Willemsen |
PS Vergeet niet te abonneren op onze blog updates!