Anoek van der Riet
In navolging van onder meer Italië, Frankrijk en Polen, willen nu ook België en Duitsland e-invoicing verplicht maken voor B2B-transacties. Het Belgische Ministerie van Financiën wil de verplichte e-facturatie met ingang van juli 2024 gefaseerd gaan uitrollen. Het Duitse Ministerie van Financiën heeft een voorstel gedaan om per 1 januari 2025 e-invoicing voor bedrijven verplicht te maken.
Steeds meer landen maken e-invoicing voor business to business transacties verplicht. In Europa is dit bijvoorbeeld al het geval in Italië, Frankrijk en Polen. België en Duitsland willen zich dus binnenkort aan dit rijtje toevoegen. Spanje, Letland, Slowakije, Slovenië en Roemenië hebben ook al vergevorderde plannen om e-facturatie binnenkort te verplichten.
Waarom wordt e-invoicing verplicht?
Waarom wordt e-invoicing verplicht in steeds meer landen? Dat heeft vooral te maken met de controle op de btw-afdracht. Overheden lopen namelijk jaarlijks een enorm bedrag aan btw-inkomsten mis. Ter illustratie: in 2020 was het btw-gat, dus het verschil tussen wat ze aan btw zouden moeten innen en wat ze daadwerkelijk innen, in Europa 93 miljard euro. En dat is nog bescheiden in vergelijking met het jaar daarvoor. In 2019 liepen de Europese landen gezamenlijk maar liefst 124 miljard euro mis.
Eén van de manieren waarop de overheden het btw-gat hopen te verkleinen, is door intreding van continuous transaction controls (CTC). Een bekende vorm hiervan is het clearance model. Bij continuous transaction controls controleert de overheid elke factuur op btw-gegevens, in plaats van in één keer achteraf tijdens de btw-aangifte die bedrijven elk kwartaal moeten doen. Om die realtime controle mogelijk te maken, moet er sprake zijn van e-invoicing.
LEESTIP 
Voordelen van e-invoicing
E-invoicing heeft niet alleen maar voordelen voor overheden die willen controleren op de btw-afdracht. E-invoicing biedt namelijk ook voordelen voor de bedrijven zelf. Zo kunnen bedrijven sneller en efficiënter facturen versturen en ontvangen als dit elektronisch gebeurt. Dat bespaart tijd en geld per factuur. Zo wijst onderzoek uit dat het verwerken van een papieren factuur ongeveer 30 euro kost in vergelijking met minder dan 5 euro om een e-factuur te verwerken.
Ander voordeel van e-invoicing is dat er minder kans is op (menselijke) fouten. Fouten in facturen betekent dat uw medewerkers handmatige correcties moeten doorvoeren, wat onnodig veel tijd kost. Daarnaast is het voor de leverancier frustrerend, omdat die in het ongewisse blijft over de status van de factuur en langer dan nodig op de betaling moet wachten. Een e-factuur kan direct en automatisch worden gevalideerd op fouten, duplicaten of missende gegevens. Zo voorkom je dat facturen onnodig uitvallen door onjuistheden.
Vervolgens kunnen e-facturen, mits de rest van het purchase to pay proces ook geautomatiseerd is, eenvoudig worden gematcht aan inkooporder- en goederenontvangst-gegevens om eventuele mismatch- of betalingstolerantieproblemen te identificeren.
Wordt e-invoicing ook verplicht in Nederland?
In Nederland is op dit moment e-invoicing alleen verplicht voor Business to Government (B2G-) transacties. De Rijksoverheid accepteert alleen nog e-facturen van leveranciers. Pdf’jes, papieren rekeningen of andere vormen worden niet meer geaccepteerd. Voor Business to Business transacties is e-invoicing momenteel nog niet verplicht in Nederland, maar er wordt momenteel wel gekeken naar de mogelijkheden.
Door e-invoicing verplicht te stellen, kan de adoptie ervan versneld worden. Zo zouden meer bedrijven de voordelen van e-invoicing kunnen ervaren. In het Nederlandse bedrijfsleven is e-facturatie namelijk nog geen gemeengoed, bleek uit onderzoek door DirectResearch.
Iets meer dan een derde van de Nederlandse corporates heeft e-invoincing op dit moment omarmd, werd duidelijk door navraag onder meer dan 200 finance en inkoopprofessionals. Deze bedrijven ontvangen regelmatig e-invoices, ofwel direct in het factuurverwerkingsprogramma, ofwel als XML-document in de mail. Toch zegt nog 15 procent van de grootbedrijven nooit een e-factuur te ontvangen.
In het middenbedrijf lijkt de adoptie van e-facturatie sneller te gaan. Meer dan de helft van het mkb zegt namelijk vaak of altijd e-facturen direct in het factuurverwerkingssysteem te ontvangen en een derde krijgt regelmatig XML-documenten in de mail.
Wat zijn de regels voor e-invoicing?
De regels voor e-invoicing variëren per land en sector. Over het algemeen moet een e-invoice voldoen aan specifieke formaten en wettelijke vereisten, zoals elektronische handtekeningen en authenticatiemethoden. Het is belangrijk om de geldende wet- en regelgeving in het betreffende land te raadplegen om aan de vereisten te voldoen en te zorgen voor een correcte e-invoicing procedure. Daarnaast bestaat er nog een wirwar aan formaten en standaarden voor e-invoices. Er is helaas niet één standaard manier die wereldwijd of Europa-breed geldt.
Internationale bedrijven moeten zelf bepalen hoe ze deze lappendeken van regels en verplichtingen aanpakken. Zorgen voor compliance kan voor internationaal opererende ondernemingen daardoor behoorlijk uitdagend zijn. Helemaal met het vooruitzicht dat steeds meer landen de overstap naar continuous transaction controls en verplichte e-invoicing gaan maken, of in ieder geval overwegen.
Aan de slag met e-invoicing?
Een betrouwbare e-invoicing partner zoals ICreative kan u helpen om te gaan alle verschillende regels, formaten, standaarden en netwerken om te gaan. We kunnen u volledig ontzorgen op het gebied van e-invoicing.
Benieuwd wat e-invoicing voor uw organisatie kan betekenen? Hoe u compliant kunt blijven aan de steeds strengere internationale wet- en regelgeving? En wat er in Nederland speelt op het gebied van e-invoicing? Neem contact op met ons op.
of lees meer over e-facturatie
Anoek
van der Riet
Contentspecialist
Anoek schrijft dagelijks over purchase to pay, order to cash en Robotic Process Automation. Ze duikt graag in onderwerpen als e-facturatie, werkkapitaal en hyperautomation.