Op basis van het belang van een product op het bedrijfsresultaat én de risico's van levering, kunnen producten en daarmee leveranciers in de Kraljic matrix worden onderverdeeld naar strategische producten, knelpunt (bottleneck) producten, routineproducten (non-critical items) en hefboom (leverage) producten. Voor iedere categorie moeten specifieke strategieën worden ontwikkeld en in het inkoopproces tot uitvoering worden gebracht.
De inkoop van routineproducten en knelpuntproducten is doorgaans matig tot niet georganiseerd.
Inkoop van routineproducten
Routineproducten en knelpunt producten wordt vaak aangeduid met indirecte inkoop. Deze producten (en diensten) worden niet gebruikt voor de core business van een onderneming of instelling, maar ondersteunen juist de primaire activiteiten. Denk aan facilitair, finance en IT.
De inkoop van deze producten wordt ook aangeduid met long tail spend. Omdat deze producten typisch decentraal bij een relatief groot aantal leveranciers worden besteld en ook het aantal bestellingen groot is, terwijl de totale waarde van indirect inkoop relatief laag is. Van preferred suppliers, contracten en inkooporders is meestal geen sprake. De verborgen kosten van indirecte inkoop is niet verwonderlijk veel groter dan bij direct spend.
Decentraal onder beheer
Het inkoopproces van routine producten is doorgaans op afdelingsniveau georganiseerd. Deze producten worden immers vaak besteld, maar vertegenwoordigen een lage waarde. De verborgen kosten ontstaan door het proces van bestellen en zeker ook de afhandeling behoorlijk tijdrovend is. Bovendien wordt niet scherp gekeken naar inkoopprijzen en condities en staat een organisatie er niet goed op met betrekking tot compliance.
Idealiter blijft indirect spend decentraal uitgevoerd, maar wel op een gereguleerde manier. Het leveranciersbestand dient dus gerationaliseerd te worden naar preferred suppliers, waarmee afspraken worden gemaakt die in overeenkomsten worden vastgelegd. En medewerkers kunnen vervolgens zelf bestellingen verrichten, mits deze binnen de afspraken vallen.
Dat klinkt als een helse onderneming dat niet opweegt tegen de totale waarde van indirect spend. Een centraal en geautomatiseerd inkoop platform biedt echter uitkomst.
Automatisering van inkoop
Om het indirecte inkoopproces decentraal en gereguleerd te organiseren, is een centraal inkoop platform noodzakelijk. Een corporate webshop waar werknemers zelf producten kunnen bestellen voor hun dagelijkse werkzaamheden. Op een manier die lijkt op het bestellen van een product in een webshop voor persoonlijke doeleinden.
De belangrijkste voordelen:
- Inkoopvoordeel: Door automatisering van het inkoopproces blijven bestellingen binnen de kaders van overeenkomsten met preferred suppliers en kunnen daardoor gunstiger uitvallen.
- Compliance: Door automatisering worden bestellingen automatisch vastgelegd in inkooporders, waardoor alle bestellingen volledig transparant en opvraagbaar zijn.
- Autorisatie: Door automatisering van het inkoopproces worden bestellingen goedgekeurd door budgethouders en worden facturen automatisch gematcht met inkooporders.
Basware Purchase
Basware biedt een oplossing om het indirecte inkoopproces van een organisatie decentraal én gereguleerd te managen. Met Basware Purchase wordt een "corporate webshop" aan medewerkers geboden, waarin zij producten en diensten van preferred suppliers kunnen bestellen.
Deze worden op verschillende wijze aan de webshop toegevoegd:
- E-Catalogi: leveranciers zelf catalogi laten uploaden en beheren.
- Punch-out: bestelling vindt plaats op de e-commerce omgeving van een preferred supplier, waarna de order door een cXML koppeling naar de "corporate webshop" wordt binnengehaald.
- Bestelformulier
Werknemers worden voor hun inkoop gestuurd door vooraf gedefinieerde budgetten en door goedkeuring van budgethouders. Wanneer Basware Purchase ook voor factuurverwerking wordt gebruikt, kunnen facturen automatisch worden gematcht met de PO.
Lees meer over Basware Purchase, bekijk direct een demonstratie van onze oplossing of neem contact met ons op.
