E-facturatie

E-facturatie staat voor het versturen en ontvangen van facturen in de vorm van een e-factuur. Een e-factuur is een databestand in de vorm van XML. Waar papieren en pdf facturen ingevoerd moeten worden in een applicatie voor factuurverwerking of een boekhoudprogramma, kan deze stap van elektronisch factureren worden overgeslagen. Met oplossingen als het Basware Network wordt het zowel voor leveranciers als voor klanten makkelijk gemaakt om de overstap naar e-facturatie te maken.

  of blijf op de hoogte

Wat is e-facturatie

E-facturatie, elektronisch factureren of e-invoicing, is de uitwisseling van het factuurdocument tussen een leverancier en een koper in een elektronisch formaat met daarin reguliere factuurgegevens. In een e-factuur staan de vereiste gegevens op een vaste plek met een specifieke codering.

Het ontstaan van e-facturatie

Net als ieder ander op papier-gebaseerd proces, is de traditionele manier van factuurverwerking handmatig intensief en vatbaar voor menselijke fouten. Om deze redenen is men op zoek geweest om het facturatieproces te automatiseren. De eerste e-facturen werden meer dan 30 jaar geleden verzonden met behulp van elektronische gegevensuitwisseling (EDI).

In eerste instantie vond adoptie hiervan plaats vanuit het bedrijfsleven. Met name bij de grotere inkooporganisaties die van hun leveranciers e-facturen vereisten. Voor elektronisch factureren zijn in theorie niet méér dan twee partijen voor nodig; een leverancier die de factuur voor geleverde goederen of diensten verstuurd en de klant die deze afneemt en de factuur betaald.

Dit model kent wisselende successen en vraagt om onderhoud van platforms, wat in de praktijk niet rendabel gemaakt kan worden ten opzichte van wat factuurverwerking zou mogen kosten. Aan het direct versturen en ontvangen van facturen kleeft een groot nadeel. De ene leverancier levert facturen in PDF aan en de ander in een bepaald data format. Voor de klant geldt hetzelfde; sommige vinden papieren facturen prima en de ander heeft ze liever in een XML bestand. Bovendien hadden de e-facturen vaak een formaat dat uniek was voor de inkooporganisatie.

Sindsdien is het gebruik van e-facturatie in een langzaam maar gestaag tempo blijven ontwikkelen. De opkomst van het internet en data-gerelateerde technologie, hebben nieuwe mogelijkheden geboden voor automatisering van facturatie en factuurverwerking die betaalbaar zijn van de kleinste tot middelgrote en grote organisaties. Het internet heeft het bijvoorbeeld mogelijk gemaakt om webformulieren en webfacturering te creëren, zodat elektronische factuurgegevens zelfs online kunnen worden ingevoerd.

Digitaal factureren

Als er wordt gesproken over digitale of automatische factuurverwerking, wordt er met regelmaat verwezen naar een scan-en-herken of Optical Character Recognition (OCR) oplossing. Hiermee kan informatie uit gescande papieren facturen of uit PDF facturen worden omgezet naar data. Dit is dus niet hetzelfde als e-facturatie, omdat facturen niet direct als databestand worden aangeleverd. Bij OCR moet de ontvangende partij een extra handeling verrichten. Deze handeling is weliswaar sneller dan handmatig overtikken in een systeem, maar is nog altijd een handeling die arbeid vraagt en tot extra fouten kan leiden.

Bij e-facturatie ontbreekt de conversie van de vorm waarin factuurinformatie wordt gecommuniceerd en wordt factuurinformatie rechtstreeks van de leverancier naar het backofficesysteem van de koper ingevoerd, zonder dat de koper handmatig hoeft in te grijpen. De e-facturen kunnen bovendien mechanismen bevatten – zoals digitale handtekeningen – die hun authenticiteit en integriteit waarborgen. Ze komen bij de koper aan in een formaat dat kan worden geïntegreerd in hun ERP en vervolgens gearchiveerd voor de wettelijk vereiste periode, zonder op enige manier te worden gewijzigd.

De factuurontvangst met een OCR oplossing is dus deels handmatig; met een e-facturatie oplossing is factuurontvangst automatisch. Het resultaat is echter identiek; factuurinformatie wordt als data verwerkt en opgeslagen met factuurverwerkingssoftware.

E-invoicing en e-billing

Het elektronische facturatieproces wordt soms e-invoicing en soms e-billing genoemd. Het verschil tussen deze twee termen zit in het perspectief. Vanuit het perspectief van het kopende bedrijf en het beheer van inkomende facturen door de crediteurenadministratie, maakt het elektronische factureringsproces, net als inkoop, deel uit van het purchase to pay proces. We spreken van e-facturatie of e-invoicing  indien de inkomende facturen als databestanden worden ontvangen.

Vanuit het perspectief van het verkopende bedrijf, dat facturen naar klanten stuurt via de debiteurenadministratie, maakt het elektronische factureringsproces deel uit van het order to cash proces. We spreken van e-billing als de facturen als databestanden worden verstuurd. In beide situaties worden facturen verwerkt, maar het perspectief verandert de naam van het proces in e-invoicing of e-billing.

Waarom e-facturatie

E-facturatie stelt een bedrijf in staat om de ontvangst van inkomende facturen te automatiseren. Met een OCR oplossing is dit dus niet het geval. Zowel de inkopende partij als de leverancier behalen hierdoor een aantal operationele en strategische voordelen:

• Er is overtuigend bewijs dat e-facturatie geld bespaart voor uw bedrijf. Onderzoek wijst uit dat een papieren factuur ongeveer 30 euro kost in vergelijking met minder dan 5 euro om een ​​e-factuur te verwerken.
• Bovendien gaan kostenbesparingen gepaard met inkomsten-genererend vermogen en kasstroompotentieel.
• Een groeiend aantal nationale overheden dwingt leveranciers om e-invoicing te gebruiken bij het factureren van hun publieke sector. Dit zal op korte termijn een belangrijke drijfveer zijn voor de adoptie van e-facturatie.

Automatisering

Het automatiseren van factuurontvangst en factuurverwerking levert een aantal sterke voordelen op om operationele kosten te reduceren:

• Lager foutenpercentage
  In de detailhandel bevat tot 40 procent van de papieren facturen gegevensfouten met betrekking tot prijs- of handelspromoties. Fouten vereisen actie. Samen met leveranciers moet dan onderzocht worden hoe deze fouten kunnen ontstaan. E-facturatie elimineert fouten door ervoor te zorgen dat de gegevens correct zijn bij ontvangst en ongewijzigd blijven tijdens de verwerking.
• Betere factuurverwerking
  Een e-factuur kan direct en automatisch worden gescand met data validatie op duplicaten of frauduleuze facturen. Hiermee kan de factuurdata worden geborgd. Vervolgens kunnen de e-facturen met factuurverwerking eenvoudig worden gekoppeld aan inkooporder- en goederenontvangst-gegevens om eventuele mismatch- of betalingstolerantieproblemen te identificeren.
• Minder telefoontjes en geschillen met leveranciers
  Door de gegevenskwaliteit van uw factuur te waarborgen, impliceert dat leveranciers niet langer veel tijd hoeven te besteden aan het opsporen van de betalingsstatus of betalingsfouten. Bovendien kunnen leveranciers met behulp van een online factuur status portaal, zelf de status van de door hun verstuurde facturen inzien. De crediteurenadministratie hoeft veel minder tijd te besteden aan het afhandelen van leveranciersoproepen.
• Meer ruimte voor toegevoegde waarde
  Handmatige en correctieve maatregelen weerhouden werknemers van het leveren van echt toegevoegde waarde, zoals het identificeren van mogelijkheden om uitgaven te verminderen of het uitvoeren van factuurcontroles waarmee inkooporganisaties factureringsfouten en aankopen buiten contract kunnen identificeren. Met relatief goedkope automatisering komt er meer ruimte vrij voor relatief dure werknemers om werkzaamheden te verrichten die meer waarde aan een onderneming toevoegen.
• Betere zichtbaarheid op factuurstromen
  Aanhakend op het hiervoor genoemde punt, worden werknemers met behulp van analytics in hun werk ondersteund met (in)zicht op het factuurontvangst- en verwerkingsproces én in de facturen en de prestaties van leveranciers. Bovendien worden dankzij de snelheid van e-facturatie, alle verplichtingen vrijwel direct na ontvangst van de factuur zichtbaar, waardoor de nauwkeurigheid van prognoses wordt verbeterd.
• Voldoen aan btw-controlevereisten
  E-facturen zijn zeer makkelijk op te slaan en doorzoekbaar, waardoor het ophalen voor controle een veel eenvoudiger proces wordt.

Kasbeheer

Wanneer klanten op krediet kopen, neemt de leverancier alle kredietrisico's op zich. Kleine en middelgrote ondernemingen (MKB's) worden vaak geconfronteerd met meer uitstaande dagen (DSO) als gevolg van lange betalingstermijnen en dit kan worden verergerd door late betaling. Grote bedrijven staan ​​ook onder druk om het werkkapitaal te verbeteren door hun uitstaande dagen (DPO) te verlengen en het aantal debiteurendagen op hun eigen uitstaande betalingen te verminderen. Deze toenemende spanning tussen het verminderen van DSO en het verlengen van de DPO impliceert dat meer bedrijven, ongeacht hun grootte, zich zorgen maken over cashflow en liquiditeit. E-invoicing helpt flink om deze spanning te verzachten:

• Korting op vroeg betaling
  E-facturatie is een effectief instrument voor cashmanagement. Leveranciers worden belast met kopers die hun dagen uitstaande schulden (DPO) verlengen, waarmee het aantal dagen uitstaande verkoop (DSO) van leveranciers toeneemt. Met e-facturatie wordt het proces van factuurontvangst tot het betaalbaar stellen sterk versnelt. Het snel betalen van facturen is uiteraard gunstig voor leveranciers. Ondernemingen kunnen daarom met deze leveranciers onderhandelen over verschillende kortingen in ruil voor vervroegde betaling. Geprioriteerde facturen kunnen snel worden goedgekeurd en afgerekend, zodat kopers kunnen profiteren van eventuele contractuele kortingen of financieringsinitiatieven voor de toeleveringsketen.
• Direct zicht op facturen
  Papieren of PDF facturen hebben meer tijd nodig om zichtbaar te worden in het proces van factuurverwerking. En als deze facturen ook in dezelfde vorm ter goedkeuring worden voorgelegd aan budgethouders, loopt er nog meer vertraging op en is het soms niet duidelijk waar een factuur zich bevindt. Een grote factuur die pas kort voor betaling door treasury wordt ontdekt, kan leiden tot een aanzienlijk kastekort ten opzichte van de prognose. Hierdoor kan het zelfs zo zijn dat een bedrijf op het laatste moment tegen een hoge premie geld moet lenen. Gelijktijdig kunnen leveranciers bestellingen annuleren wegens niet-betaling of laattijdige betaling van facturen. Bovendien komen frauduleuze facturen makkelijker in het systeem en zijn ze veel moeilijker te identificeren. Door facturen elektronisch te verwerken, worden alle komende betalingen vrijwel direct na ontvangst van de factuur zichtbaar voor treasury wat de nauwkeurigheid van de prognose verbetert.
• Beter uitgavenbeheer
  Een kritische analyse op het uitgavenbeheer, ook met betrekking tot indirect spend, kan tot een efficiënter purchase to pay proces en een beter cashmanagement leiden. Bij welke leveranciers loopt de doorloopsnelheid van facturen traag? Worden soortgelijke goederen zonder reden bij meerdere leveranciers ingekocht? In categorieën zoals reiskosten, juridische kosten, nutsvoorzieningen en telecommunicatiekosten, kan uitgavenbeheer inzichten verschaffen die de kosten met 2-10 procent verlagen. Door meer te gaan werken met preferred suppliers, kunnen bovendien overeenkomsten met gunstige voorwaarden worden onderhandeld.

MVO

E-facturatie ligt in lijn met de trend om te dematerialiseren, fysieke processen te vervangen door elektronische, teneinde de CO2-uitstoot van bedrijven in het algemeen te verminderen. Er zijn naar schatting 12 miljoen bomen nodig om de 30 miljard facturen te maken die elk jaar in Europa worden verzonden. Het verwijderen van deze papieren facturen, stelt de EU, zal drie miljoen ton CO2 uit het milieu halen.

Overheid

Daarnaast is het de verwachting dat e-facturatie vanuit de overheid verplicht zal worden. In verschillende delen van de wereld speelt de overheid een voortrekkersrol in adoptie van e-facturatie. De reden daarvoor is tweeledig:

• De overheid ontvangt zelf ook facturen uit het bedrijfsleven en wil deze efficiënt kunnen verwerken.
• De factuur is een belangrijk document voor belastingen. Om het btw-deficit te dichten, oftewel het verschil tussen inkomsten uit belasting wat je zou mogen verwachten en wat er daadwerkelijk is ontvangen, zullen facturen tussen leveranciers en klanten ook naar de overheid moeten worden gestuurd. Om de enorme stroom aan facturen te kunnen verwerken is e-facturatie een vereiste. In veel Zuid-Amerikaanse en Aziatische landen is dit inmiddels realiteit en is het btw-deficit drastisch teruggebracht.

E-facturatie en de overheid

Een belangrijke katalysator voor opkomst van e-facturatie is de regelgeving vanuit de overheid, die bedrijven in staat stelt om papieren facturen legaal te vervangen door elektronische equivalenten als basis voor belastingheffing en commerciële activiteiten. Deze nieuwe regelgeving ontstond in Europa vanaf 2001, maar sindsdien zijn soortgelijke regels ingevoerd in Azië en Latijns-Amerika.

Naar verwachting zal de adoptie van e-facturatie worden versneld door de overheid. E-invoicing staat op de agenda van de regeringen van de G20, met name in Europa, Latijns-Amerika en de Verenigde Staten. Voor veel van deze landen is bezuiniging nog steeds een drijvende factor en door e-invoicing te implementeren, kunnen hun overheidsinstanties backoffice-besparingen realiseren in plaats van te bezuinigen op eerstelijnsdiensten. De backoffice-efficiëntie die wordt bereikt door e-invoicing stelt overheidsinstanties ook in staat ervoor te zorgen dat ze leveranciers op tijd betalen of dynamische kortingen voor vroegtijdige betaling aan te bieden.

Hoe werkt e-facturatie

Er worden vanuit de overheid geen restricties opgelegd hoe de e-factuur gemaakt en verstuurd moet worden. Daarmee staat het een organisatie vrij om met XSD-tooling een XML factuur te maken dat conform is met een standaard dat door de ontvangende partij wordt geaccepteerd. Maar in de situatie waarbij er veel leveranciers en veel klanten zijn, is het niet makkelijk om tot één standaard te komen.

De adoptie-kloof

Dat kost werk en vaak ook significant veel correctief werk om de factuurverwerking in goede banen te leiden. Om dit werk uit handen te nemen bieden tal van service providers een rol tussen leverancier en klant aan, waarbij zij facturen tussen de partijen converteren naar een format waar de betalende partij om vraagt. Een klant van een service provider ziet facturen bijvoorbeeld binnenkomen in een specifiek XML format met een specifiek aantal velden, waarna de service provider alle inkomende facturen van alle leveranciers omzet naar de gewenste specificaties van de klant.

Het enorme voordeel hiervan is de snelle opstart voor bedrijven. Zij zijn niet langer afhankelijk van de medewerking van leveranciers en kunnen direct facturen ontvangen die verder verwerkt kunnen worden door een boekhoudprogramma.

Peppol

Het Pan-European Public Procurement On-Line netwerk, beter bekend als het Peppol-netwerk is een gemeenschappelijk wereldwijd raamwerk voor de grensoverschrijdende uitwisseling van elektronische zakelijke documenten. Dit betekent dat Peppol geen platform is waarop zakelijke documenten zoals facturen worden uitgewisseld, maar een netwerk dat veel bestaande platforms, zoals overheidsplatforms, met elkaar verbindt. Door deze verbinding faciliteert het Peppol Network de uitwisseling van zakelijke documenten tussen verschillende platforms. Maar zelfs deze beschrijving doet Peppol niet helemaal recht, omdat het veel meer is dan alleen een netwerk: Peppol is een hele reeks regels en technische specificaties om de formaten en transmissienormen voor elektronische bedrijfsdocumenten te harmoniseren.

Kortom, Peppol is niet alleen een formaat voor e-invoicing, noch een platform voor e-invoicing: het is het volledige pakket als het gaat om naadloze en efficiënte B2G- en B2B-connectiviteit. Het waarborgen van deze connectiviteit is een uitdaging voor zowel kopers als leveranciers, ongeacht de grootte van de organisatie. Nu al zijn er over de hele wereld veel lokale facturerings- en inkoopvereisten en specificaties, en Peppol speelt hierin een belangrijke rol. Veel transnationale organisaties krijgen vroeg of laat toegang tot Peppol als een vereiste:

• Veel landen vertrouwen op de Peppol-regels voor bedrijfsvalidatie voor lokale factureringsmandaten en -regels.
• Peppol wordt ook gebruikt in B2B-connectiviteit en het belang ervan zal in de loop van de jaren toenemen.
• Hoewel bekend is dat Peppol een focus heeft in Europa, heeft het zich wereldwijd verspreid en wordt het inmiddels actief gebruikt in Australië, Nieuw-Zeeland en Singapore.

Aan de slag

Het implementeren van een oplossing voor e-facturatie kan een complex proces zijn. Er zullen meerdere mensen uit verschillende delen van uw organisatie bij betrokken zijn en ook zullen uw leveranciers aangehaakt moeten worden. Het vereist ook integratie van verschillende bedrijfssystemen. E-facturatie wordt pas echt interessant als de ontvangen e-facturen automatisch kunnen worden verwerkt. Met andere woorden: als de e-factuur data automatisch wordt gevalideerd en gematcht met bijvoorbeeld data uit PO’s.

De business case

Allereerst moet de scoping van de business case worden bepaald. Om écht het besparingspotentieel van e-facturatie in te schatten, zal ook de factuurverwerking meegenomen moeten worden. Immers, een envelop met een papieren of uitgeprinte factuur die door de organisatie van budgethouder op budgethouder ter beoordeling wordt rondgestuurd moet allereerst worden gescoped.

Om de ROI- en terugverdienberekeningen te beoordelen zullen de huidige factuurontvangstkosten berekent moeten worden. Medewerkers van crediteurenadministratie kan gevraagd worden om gedurende een korte periode te registreren hoeveel tijd zij voor verschillende factuurdragers (papier, pdf, machine-readable pdf’s en verschillende e-facturen) kwijt zijn om deze te ontvangen of op te halen en in te voeren in het systeem.