Het handmatig invoeren van facturen in een factuurverwerkingssysteem heeft plaatsgemaakt voor het scannen en herkennen van digitale facturen met OCR software. Met e-facturatie wordt factuurherkenning volledig uit handen genomen.
In Nederland wordt nog circa tachtig procent van alle facturen als pdf facturen verstuurd. De informatie op inkomende facturen moest voorheen handmatig worden ingevoerd in een financieel systeem. Met de komst van Optical Character Recognition (OCR) software kan de informatie op een pdf factuur automatisch worden omgezet naar data. Een belangrijk verschil hierbij wordt gemaakt tussen het aflezen van data op kopniveau en regelniveau.
E-facturatie staat voor het versturen en ontvangen van facturen in de vorm van een electronisch factuur. Een e-factuur is doorgaans een XML databestand met een gestandaardiseerde datastructuur. Het voordeel van e-facturatie is dat de factuur direct en automatisch in een applicatie voor factuurverwerking wordt binnengehaald. Door het uitblijven van een standaard biedt aansluiting op een e-facturatie netwerk een oplossing.
