Afgelopen dinsdag 2 juli 2019 hebben twee IT-professionals de training “Verbeteren herkenning in Kofax TotalAgility (KTA) met succes afgerond. Consultant Emile Hijdra gaf de uitleg over de functionaliteit van de software en over het applicatiebeheer.
Hijdra trapte af met een basale uitleg van het factuurverwerkingsproces en de werking van de software. Na het inloggen belandt de gebruiker in de werkvoorraad van die dag of die week. ‘Bij het verwerken van de facturen, dien je altijd de belangrijkste velden even na te gaan’, adviseerde Hijdra en hij lichtte toe dat het SLA-veld weergeeft hoe ‘oud’ de batch facturen is.
Kofax bevat een zelflerend systeem genaamd Online Learning. ‘Dit gebruik je als je merkt dat bepaalde data wel degelijk aanwezig was, maar niet automatisch herkend is. Sommige facturen blijken lastig te interpreteren. Denk hierbij aan data waar geen directe termen omheen staan die het systeem als keyword kan herkennen, of crediteuren met meerdere IBAN-vermeldingen op de factuur.’
Door het correct toepassen van Online Learning zal een hogere herkenningsgraad worden gerealiseerd. Verder passeerden onderwerpen als het managen van uitzonderingen, het downloaden van een scheidingsvel en de licentiestructuur de revue in het theoretische deel.
Na de pauze gingen de deelnemers zelf aan de slag en leerden de ICT-ers hoe ze hun collega’s van de financiële administratie kunnen helpen met bijvoorbeeld een zoekgeraakte factuur of batch facturen (job). Zo komt het nog wel eens voor dat de scan niet is aangekomen in de mailbox, de e-mail import met Kofax KTA is niet gelukt of de factuur is niet aangekomen in Basware. ‘Als een factuur suspended is, dan betekent dat dat hij is vastgelopen en dan moet er een beheerder naar kijken’, aldus Hijdra, die vervolgens uitlegde wat een beheerder dan kan doen.
Kofax-trainingen
De Kofax-trainingen van ICreative worden aangepast op het niveau en functie van de deelnemers. Dat betekent dat de trainingen ook bij uitstek geschikt voor nieuwe Accounts Payable medewerkers die voor het eerst met Kofax gaan werken of voor admistratieve medewerkers die de software al langer gebruiken, maar willen weten hoe ze de herkenning (verder) kunnen verbeteren.
