Hoe krijgen we decanen, professoren en hoogleraren zover dat ze de nieuwe systemen gaan gebruiken? Het is een van de vraagstukken waar hogere onderwijsinstellingen mee worstelen, zo blijkt uit het rondetafelgesprek dat ICreative in samenwerking met Heliview op 24 april jongstleden organiseerde.
Medewerkers van twaalf hogescholen en universiteiten waren samengekomen in het inspirerende Kasteel Woerden om te sparren over de kritieke succesfactoren voor optimalisatie van het purchase-to-pay proces en om te netwerken. De Technische Universiteit Delft opende met een presentatie over de weg die het had afgelegd en dat gaf voldoende stof voor discussie.
Tijdens de roundtable bleek dat alle onderwijsinstellingen eigenlijk dezelfde uitdagingen hebben. Hoe krijgen we de interne afdelingen Inkoop en Administratie op één lijn? Hoe krijgen we decanen, professoren en hoogleraren zover dat ze de nieuwe systemen gaan gebruiken? En hoe zorgen we ervoor dat we alle bestellingen met een order worden gedaan waardoor drieweg matching mogelijk wordt? Uiteraard kwam ook de wettelijke eis van 18 april 2019 aan de orde, waarbij het voor de aanwezige organisaties verplicht is de Europese kernfactuur te kunnen ontvangen en verwerken.
Een harde top down-benadering van de directie draagt daar zeer zeker aan bij, maar is niet genoeg.
De conclusie was dat elke hogere onderwijsinstelling druk bezig is met het optimaliseren van het purchase-to-pay proces maar niet iedereen bevindt zich in dezelfde fase. Goede communicatie en intern draagvlak creëren zijn belangrijke succesfactoren. Een harde top down-benadering van de directie draagt daar zeer zeker aan bij, maar is niet genoeg. Het is minstens zo belangrijk om de medewerkers te verleiden om de nieuwe bestelsystemen te gaan gebruiken. Bestellen moet weer makkelijk en leuk worden gemaakt, dan gaan mensen de oplossingen vanzelf gebruiken.
