Er is een nieuwe release uitgebracht van de ICreative Expense Service. Zo is de declaratieapp op verzoek van verschillende Duitse klanten en relaties nu ook geschikt gemaakt voor de afhandeling Duitse daggeldvergoedingen.
Waar Nederlandse werknemers die zakelijk reizen hun onkosten voor maaltijden met bonnetjes declareren of een voorschot van de werkgever krijgen, berekenen Duitse bedrijven dit op basis van vaste tarieven, de zogeheten Spesensätze.
Zo heeft elke zakenreiziger die langer dan acht uur van huis is maar wel binnen Duitsland blijft, recht op een kleine onkostenvergoeding van veertien euro. Is de afwezigheid langer dan 24 uur dan wordt het bedrag verhoogd tot 28 euro, oftewel een grote onkostenvergoeding.
De kleine vergoeding wordt in rekening gebracht voor aankomst- en vertrekdagen. Ook voor overnachtingen geldt een vaste vergoeding, afhankelijk van het land waarin de zakenreiziger verblijft. Krijgt iemand echter een maaltijd van een klant of leverancier vergoed, dan worden deze kosten weer van de vaste vergoeding afgetrokken. ‘De nieuwe release is geschikt gemaakt om met de Spesensätze om te kunnen gaan’, zegt softwareontwikkelaar Michiel Berkhof, die weet dat de Duitse belastingdienst hier controles op uitvoert, bijvoorbeeld door hotels na te bellen.
Verbeterde overzichten en controles
Naast deze belangrijke nieuwe feature zijn er recentelijk er een aantal vernieuwingen in de overzichten aangebracht voor verbeterd gebruiksgemak. Niet alleen de overzichten voor creditcarddeclaraties zijn duidelijker geworden, maar ook het algemene declaratieoverzicht in de desktopversie geeft meer inzicht doordat dit is uitgebreid met sorteren en zoeken.
Verder zijn er meer controlemiddelen ingebouwd, zowel voor het indienen als voor de afhandeling. Zo is er een controle op het indienen van reiskosten met een lege ‘via’ bestemming als dit per abuis gebeurt. Daarnaast is het bij het indienen van onkostendeclaraties nu mogelijk om het toevoegen van een bijlage te verplichten voor een declarant. Tot slot is bij alle declaraties nu ook de eventuele reden van afwijzing te zien.
