ICreative introduceert de Procuration Manager voor Basware P2P. Met deze tool wordt het opvoeren van procuratieschema eenvoudiger en worden goedkeuringsflows beter gestroomlijnd.
Procuratieverlening is het mandateren van medewerkers om namens het bedrijf verbintenissen en verplichtingen te mogen aangaan. Denk hierbij aan het afsluiten van contracten, het plaatsen van bestellingen en het goedkeuren van facturen. Het is een doorlopende machtiging om uit naam van het bedrijf te handelen.
Om misbruik te voorkomen, worden de kaders hiervoor vastgelegd in een zogenoemde procuratieregeling. Hierin staat onder meer wie welke (inkoop)facturen mag goedkeuren en tot welk bedrag. Bij veel grotere bedrijven liggen die bevoegdheden en verantwoordelijkheden in allerlei lagen in de organisatie. De regels worden daarom uiteengezet in een zogeheten procuratieschema (ook wel goedkeuringsmatrix of procuratiematrix genoemd).
Goedkeuringsflows
Om de procuratieregeling juist te kunnen uitvoeren, worden in Basware P2P goedkeuringsflows geconfigureerd op basis van dit schema. De goedkeuringsflow geeft dan weer welke route een factuur moet afleggen binnen de organisatie.
‘We merken dat veel bedrijven het procuratieschema lastig vinden. Naarmate er meer medewerkers en administraties betrokken zijn bij het inkoopproces, neemt de complexiteit van een procuratieschema toe en daarmee het aantal fouten dat in het proces sluipt’, zegt Berjan van den Broek, consultant bij ICreative. ‘Bovendien is een procuratieschema aan verandering onderhevig, dus het komt steeds weer terug.’
Matrix valideren
Fouten in de matrix komen vaak pas naar boven naarmate er meer facturen in het systeem blijven steken. Dit leidt dan tot handmatig correctiewerk. Daarom introduceert ICreative de Procuration Manager, een add-on op Basware waarmee functioneel beheerders de goedkeuringsmatrix bij iedere wijziging kunnen valideren en testen. De tool geeft duidelijk weer waar de conflicten zitten.
‘Een veel voorkomende fout is dat er voor een bepaald bedrag twee of soms meer goedkeurders in een flow zijn gedefinieerd. Een factuur blijft dan onnodig steken in het systeem. Deze fout kun je eenvoudig ontdekken met ICreative Procuration Manager. Na correctie kun je de matrix opnieuw importeren en zal het aantal facturen dat onnodig blijft steken in het systeem afnemen’, licht Berjan toe.
Compliant
Het wordt steeds belangrijker om bevoegdheden binnen een organisatie op een juiste wijze vast te leggen en toe te passen in de verschillende informatiesystemen. ‘Het is steeds vaker een onderwerp bij accountantscontroles. Zeker als het gaat om de procuratie bij inkoop en goedkeuring van facturen’, zegt Vincent Wouters, CEO van ICreative.
Met ICreative Procuration Manager wordt enerzijds veel beter geborgd dat het procuratieschema correct is; oftewel dat de inkoopfactuur wordt goedgekeurd door de juiste persoon met de juiste bevoegdheden. Anderzijds wordt het updaten van het schema eenvoudiger en efficiënter, waardoor het laagdrempeliger wordt om vaker en sneller aanpassingen te doen. Dit laatste is belangrijk om de bevoegdheden actueel te houden in Basware. ‘Met deze oplossing ben je dus beter in control, beter in staat om volledig en efficiënt compliant te zijn met de opgezette governance structuur en wordt het proces nog beter te auditeren’, aldus Vincent.