Met ingang van 1 januari 2019 wordt in Nederland het lage btw-tarief verhoogd van 6 procent naar 9 procent. Wat betekent dit voor de factuurverwerking? Welke impact heeft dit op het gebruik van Basware en/of Kofax?
Ten eerste is het goed om te weten welk percentage wanneer van toepassing is. Het te berekenen percentage wordt bepaald aan de hand van de datum wanneer goederen of diensten worden geleverd, ongeacht de factuurdatum. Bij levering voor 1 januari 2019 geldt dus een dus een btw laag-tarief van 6 procent, bij levering op of na 1 januari 2019 geldt het btw laag-tarief van 9 procent.
Dit betekent dus dat u op facturen de beide percentages kunt aantreffen. Om een correcte verwerking van de facturen te waarborgen, is het derhalve noodzakelijk om tijdens de overgangsperiode met beide percentages c.q. codes te kunnen werken.
Ontvangt u producten of neemt u diensten af die vallen onder dit lage btw-tarief? Dan is het aan te raden alvast een aantal zaken in uw factuurwerkingspakket (Basware Alusta of IP) en andere applicaties (Kofax) te controleren, dan wel te regelen, om een correcte factuurverwerking te blijven waarborgen.
Wat te doen?
In de meeste gevallen neemt Basware via de interface de btw-percentages over uit de masterdata/stamgegevens in het ERP-pakket of een ander financieel systeem (SAP, CODA, Oracle EBS, et cetera). In dit geval volstaat u met het aanmaken van een nieuwe btw-code in het ERP-systeem. Vervolgens moet u controleren of dit goed wordt overgenomen en getoond in Basware.
Echter, in sommige gevallen dient de nieuwe btw-code behalve in het ERP-systeem ook in andere applicaties (Basware, Kofax, et cetera) te worden aangemaakt.
ICreative adviseert om in een testomgeving, met een nieuw toegevoegd btw laag-tarief, een zogenoemde regressietest uit te voeren, waarmee u kunt bepalen of het factuurverwerkingsproces volledig en juist verloopt. Hierbij dient u rekening te houden met alle voor u relevante applicaties die het factuurverwerkingsproces ondersteunen. Denk aan uw ERP-systemen, software voor factuurverwerking, scanningapplicaties en ordersystemen.
Ondersteuning
Gezien de overgangsperiode waarin twee lage btw-percentages van toepassing zijn en de korte termijn waarop u met deze percentages dient te gaan werken, is het aan te raden om zo snel mogelijk de impact te bepalen zodat u weet waar u aan toe bent. ICreative kan u hierbij helpen.
Indien u vragen heeft, of ondersteuning wenst bij het uitvoeren van een regressietest, dan kunt u contact opnemen met het ICreative Service Center via de ICreative Customer Portal: https://issuelog.icreative-cloud.com/account/login, per e-mail op service@icreative.nl of per telefoon op +31 (0) 318-493151.
