Met elkaar het gesprek aangaan over de toekomst van Accounts Payable (AP). Dat was de doelstelling van het Basware Professional Event op 28 november 2019. Over het druilerige weer in Ede kon genoeg worden gezegd, maar deelnemers waren vooral naar het kantoor van ICreative gekomen om met elkaar praten over de mogelijkheden voor procesoptimalisatie en de transitie naar SaaS.
‘Als je Basware hebt, heb je niet per se automatisering.’ Met deze prikkelende stelling wakkerde Mario Unkel, senior consultant, de discussie aan. ‘Ik merk dat veel klanten dit wel denken, maar het begint pas echt nádat je Basware hebt geïmplementeerd.’
Procesoptimalisatie
Mario Unkel, senior consultant bij ICreative
Als Basware-gebruikers procesoptimalisaties willen doorvoeren, dan kunnen ze het in verschillende hoeken zoeken. Er valt vooral veel winst te behalen voor bedrijven en instellingen die met inkooporders werken. ‘Hoe meer orderfacturen je hebt, des te hoger de automatiseringsgraad is die je kunt behalen’, zei Unkel.
De kwaliteit van de inkooporder vormt een goed startpunt voor procesoptimalisatie. Unkel: ‘Waar we het bijvoorbeeld vaak fout zien gaan is bij inkooporders met verschillende betalingstermijnen. Vanuit purchase order perspectief is het niet handig wanneer een bedrag van 100.000 euro wordt opgedeeld in bijvoorbeeld drie betalingstermijnen. Op het moment dat de laatste betaling moet plaatsvinden is de purchase order al gesloten. Je zal hiervoor dus verschillende orderregels moeten aanmaken.’
Digitale transformatie
Kim Vanoppré, ERP Manager bij KPMG Central Services
Kim Vanoppré, die speciaal voor het klantenevent van ICreative vanuit Brussel was afgereisd, vertelde over de digitale transformatie die KMPG Central Services momenteel doormaakt. Ooit gestart met Basware IP, tekende KPMG België in april 2018 voor Basware SaaS en ging onlangs live. ‘De doorlooptijd was langer dan gepland. Vanuit juridisch en veiligheidsoogpunt was het een zwaar traject. We moeten compliant zijn. Basware heeft op dat vlak veel vooruitgang geboekt’, zegt Vanoppré.
‘We hebben geleerd dat verandermanagement een cruciaal deel is gedurende de implementatie’, vervolgt de ERP Manager. ‘Onze CFO heeft verschillende interne roadshows gedaan om te laten zien wat de verandering inhield. Het is ook erg belangrijk om mensen vanaf het begin te betrekken en te trainen. We hadden al een cloudmigratie achter de rug met ons Oracle ERP. Die ervaring van kwam nu goed van pas.’
Papierloos
Verder is het adviesbureau gestart met een onboardingsprogramma voor leveranciers, waarbij het ondersteuning krijgt van ICreative. Het is een traject wat tijd kost. ‘Ons doel is om papierloos werken. We accepteren geen papieren facturen meer; de meerderheid verstuurt al pdf’s, bij voorkeur via het Basware Network’, liet Vanoppré weten. ‘Verder gaan we in de nabije toekomst met inkooporders werken en staat de implementatie van Basware Purchase op het programma. Ook willen we mobiele apps uit gaan rollen en de uitgaande factuurstroom gaan digitaliseren.’
Andere rollen
Dat door de technologische ontwikkelingen de functies van medewerkers binnen de AP-afdeling veranderen, bleek uit de presentatie van Maaike Snijder, Manager Centrum Financiële Diensten bij Ballast Nedam. De bouwonderneming werkt al geruime tijd met Basware SaaS, wat in de werkzaamheden een verschuiving betekent van het verwerken van facturen naar het managen van uitzonderingen. ‘Dat vraagt andere competenties van de medewerkers. Je hebt mensen nodig die oorzaken kunnen identificeren en suggesties kunnen doen voor structurele procesverbeteringen’, aldus Snijder.
Specialist versus leidende pionier
Tot slot schotelden Anton Rademakers, group controller bij de Innovestit Group, en dagvoorzitter Peter Derksen de deelnemers twee mogelijke toekomstscenario’s voor de finance-afdeling voor. In het ene scenario krijgt finance een zeer specialistische functie en bestaat het uit een klein team zeer gespecialiseerde mensen, in bijvoorbeeld belastingen, compliance en risk. In het andere scenario is de finance-afdeling een leidende pionier in digitale trends. Het bestaat uit een interdisciplinair team dat financiële gegevens met cijfers uit de business combineert. ‘Het een is niet per definitie beter dan het ander’, benadrukte Rademakers. Zelf gelooft hij sterk in het tweede scenario.
Bekijk de foto’s>>