Digitale Factuurverwerking
Digitale factuurverwerking zou een formaliteit moeten zijn. Een factuur volgt immers op een bestelling of contract. In de praktijk is factuurverwerking echter een behoorlijk tijdrovende aangelegenheid. Zeker wanneer de factuur onjuist is en er met collega's en met leverancier over gecommuniceerd moet worden.
Van papieren naar digitale factuurverwerking
Factuurverwerking is een informatie-gedreven en repetitief proces. Het leent zich daarom uitstekend voor automatisering. Zelfs voor facturen die onjuist zijn door, bijvoorbeeld, een afwijking met de bestelling die aan de factuur vooraf ging.
Automatische factuurverwerking is niet hetzelfde als digitale factuurverwerking. Bij digitale factuurverwerking verandert alleen de vorm waarin een factuur gecommuniceerd en opgeslagen wordt. Een papieren factuur kan door een scanner worden gehaald, waarna de factuur als een afbeelding of PDF is gedigitaliseerd. Een stap verder in digitalisering is het gebruik van OCR, oftewel van Optical Character Recognition software. Hiermee kan data extractie uit een gescand document of PDF plaatsvinden. De informatie op een afbeelding wordt dus automatisch herkend en de factuur is dan tevens als data beschikbaar.
Wij bieden oplossingen voor het scannen en herkennen van documenten. Maar het scannen of laten herkennen van gescande documenten op zich, kan bij tienduizenden of honderdduizenden inkomende facturen op jaarbasis, een hoop werk met zich meebrengen. Aan leveranciers vragen om hun facturen als e-factuur toe te sturen, dus direct als databestand, is misschien een brug te ver. Een prima alternatief biedt het Basware Network, waarmee ook het scannen van documenten volledig uit handen wordt genomen.
Van digitaal naar automatische factuurverwerking
Met het scannen en herkennen van facturen komt de factuur, zowel op header-niveau als op regel-niveau, als data beschikbaar. Daarmee is aan een noodzakelijk voorwaarde voldaan om automatische factuurverwerking te laten verlopen. Immers, nu de factuur als data beschikbaar is kan een factuur automatisch gecodeerd worden (wat is wat), gevalideerd worden met crediteuren stamgegevens in een ERP systeem, en gematcht worden met bijvoorbeeld een inkooporder of betalingsplan. Als de factuur matcht met de corresponderende order, dan kan de factuur direct ter betaling worden voorgelegd aan een ERP/financieel pakket.
Bij een non-match zijn er verschillende scenario's mogelijk. Marginale verschillen kunnen bijvoorbeeld getolereerd worden teneinde uitzoekwerk te voorkomen. Of kan de afwijkende factuur automatisch een budgethouder per e-mail worden voorgelegd.
MAAK KENNIS
Wilt u van gedachten wisselen over geautomatiseerde factuurverwerking. Laat hieronder een bericht achter.
Voor overige vragen of opmerkingen kunt u hier contact met ons opnemen.
Voor support kunt u contact opnemen met ons service center.