"Toen we 45.000 facturen te verwerken kregen, moest het roer om"

Ook al zijn we met z’n allen steeds milieubewuster bezig, toch produceren we dagelijks nog veel afval. Hans: “Bij onze 5.400 FTE’s in negen landen staat het inzamelen en verwerken van afval centraal. En van dit afval zijn wij in staat 93% te hergebruiken, een grote ‘groene’ USP ten opzichte van onze concurrenten.”

Renewi voert duurzaamheid  in alle gelederen van de organisatie door. Het bedrijfspand in Lommel waar ruim 110 medewerkers op het Shared Service Center werken, verbruikt nauwelijks energie en is zelfbedruipend.

Ouderwetse factuurverwerking kon niet langer

Maar voordat dit verantwoorde Shared Service Center werd betrokken, vond de factuurverwerking op een ouderwetse, papieren wijze in Mol plaats alwaar het Vlaamse SSC was gevestigd. “In 1998 ben ik bij Renewi (toen nog Van Gansewinkel) in dienst gekomen en heb ik de oude situatie meegemaakt. Alles verliep goed, maar toen wij in 2003 ongeveer 45.000 facturen per jaar te verwerken kregen, moest het roer om.”

Daarom ging hij in gesprek met ICreative. “We besloten een kijkje te nemen bij een organisatie die al geruime tijd de oplossing voor factuurverwerking van Basware gebruikte. Dit was precies wat wij zochten en oogde zeer gebruiksvriendelijk. We waren meteen overtuigd.”

De eerste stap naar digitale factuurverwerking was door Renewi gezet, maar dit was slechts het begin. “Collega’s die de papieren facturen inboekten, scanden deze ook. In een hoekje stond een scanner waar iedereen zijn eigen facturen scande om deze vervolgens via de computer met Basware in te boeken. Maar met de komst van de facturenstroom uit Nederland werd deze werkwijze te omslachtig. We namen zelfs extra mensen aan om deze facturen zo te scannen en te valideren: we hadden vier mensen op locatie die zich hier fulltime op stortten.”

Leveranciers onboarden op e-facturatie

Renewi wilde verder: “Samen met ICreative hebben we toen al onze leveranciers aangeschreven. We verzochten hen om toekomstige facturen voortaan via administratiespecifieke e-mailadressen in PDF of XML aan te leveren. Via deze aanpak zouden facturen ons voortaan gesorteerd bereiken en zodoende minder uitzoekwerk opleveren. Het resultaat was overweldigend: naar aanleiding van dit project ontvingen we al 30% van de facturen digitaal.”

Met 10.000 leveranciers die op hun eigen wijze facturen aanleveren, is het een heuse uitdaging. 

Bij Renewi bleef echter 70%  ‘papier’ binnenkomen. Samen met ICreative wilde Hans Wolfs ook hier een aanzienlijke digitaalslag maken. “Met 10.000 leveranciers die op hun eigen wijze facturen aanleveren, is dit een heuse uitdaging. Ons OCR-systeem had daarbij veel tijd nodig om de verschillende factuurtemplates vast te leggen, los van alle nieuwe templates van nieuwe leveranciers.”

Automatische factuurherkenning verhogen

Renewi heeft toen overwogen de software aan te passen. Hans: “Maar daarmee kregen we geen enkele garantie aanzienlijke stappen te maken en de factuurherkenning, die onder de 50% lag, naar 90% uit te breiden. Ik sprak met een zakenrelatie die tegen hetzelfde probleem was aangelopen. Hij adviseerde ons de papieren factuurverwerking uit te besteden.”

“Samen met ICreative en Basware wilden wij die 30% elektronische facturen uitbouwen en de resterende 70% binnen een jaar reduceren. Onze ervaring met ICreative en Basware was al positief, wat ons heeft doen kiezen om de vervolgfase met hen in te gaan. En met succes: die 30% is inmiddels verdubbeld en 60% uitgegroeid.”

Hij vervolgt: “Het allesomvattende Basware Network biedt leveranciers werkelijk iedere mogelijkheid facturen aan te leveren, waarna wij ze als e-facturen ontvangen. The sky is the limit!”

Waar Renewi ooit een papiergebaseerde organisatie was, opereert het bedrijf door de intensieve samenwerking met ICreative inmiddels voor de volle 100% paperless.

of