"Er waren te veel mensen bezig met inkoopfacturen verwerken"

Je kunt het zo gek niet bedenken, of er zit wel iets van Low & Bonar in verwerkt. Deze van oorsprong Schotse firma produceert bijvoorbeeld garens en kunststofvezels en vervaardigen daarmee woven en non-woven halffabricaten. Het aan de Londense beurs genoteerde bedrijf boekte een aantal jaar geleden al een omzet van €457 miljoen.

Low & Bonar is ook in Nederland actief, specifiek in Emmen en in Arnhem. Daar nam Low & Bonar een aantal jaren geleden een verzelfstandigd onderdeel van de garendivisie van Akzo over. In Arnhem bevindt zich ook het financial shared servicecentrum dat nu nog jaarlijks 25.000 facturen verwerkt voor een 15-tal entiteiten.

Het streven is om dat aantal snel te gaan verdubbelen. Hoe? Door straks ook facturatie voor de Low & Bonar vestigingen in België, Duitsland, de VS en misschien ook wel China naar Arnhem te halen.

Factuurverwerking moet efficiënter

Ambitieus? “Jazeker!” is de reactie van Teun Gerrits van de afdeling accounts payable: ”We zijn keihard bezig met een efficiencyslag en het aanbrengen van meer structuur. En dat moet ook wel. Binnen Low & Bonar zijn er over de wereld heen gezien te veel mensen inkoopfacturen aan het verwerken, en dat kost simpelweg te veel. We moeten dus wel efficiënter gaan werken.”

Die hoog liggende lat vormde voor de supervisor/projectmanager een extra uitdaging om bij Low & Bonar aan de slag te gaan. Op een rijdende trein stappen vindt hij niet spannend. Maar eerst zelf een spoor aanleggen en dáár dan ook nog een trein op laten rijden, dat is wél een kolfje naar z’n hand.

En dat Low & Bonar enerzijds de effecten van de organisatorische wijzigingen ervaart, van een lijn- naar een matrixorganisatie met 3 wereldwijd opererende businessunits, en anderzijds middenin een ERP-migratie zit, maakte het voor hem alleen maar interessanter.

"Er zitten geen grenzen meer aan factuurverwerking"

Operational excellence is verplichte kost

Dat er mogelijkheden lagen, was voor Teun, die al 15 jaar als financial werkt, van meet af aan duidelijk. “Ze werken hier al zes jaar met Basware, en dat is proven technology. We kunnen daarmee de kwaliteit garanderen om ook andere landen naar ons servicecentrum over te halen.”

En kwaliteit is een essentieel begrip binnen het bedrijf. ‘Operational excellence’ - de beste kwaliteit voor een scherpe prijs - is bij alle productievestigingen van Low & Bonar verplichte kost, en dat merken ook de dienstverlenende afdelingen zoals die van Teun. Low & Bonar ontwikkelt zich steeds meer als wereldspeler.

Recent openden ze een nieuwe fabriek in China. Inkoop vindt wereldwijd plaats, evenals de verwerking en de verkoop van de producten. Productiecapaciteit wordt daarmee optimaal ingezet. Teun: “Ook ons servicecentrum ontplooit zich steeds meer wereldwijd. Er zitten geen grenzen meer aan factuurverwerking.” De facturen die binnenkomen variëren sterk. Van een bos bloemen voor een jarige collega tot aan grondstoffen die in bulk per zeecontainer geleverd worden.

Facturen via Basware Network binnenhalen

Gevraagd naar de toekomstplannen van de afdeling, somt Teun meteen een hele waslijst op. Kort geleden is met enkele leveranciers een begin gemaakt met het digitaal binnenhalen van facturen, via Basware Network. Dat willen ze samen met ICreative snel verder uitbreiden om zo enerzijds facturen niet meer handmatig te scannen, een kwalitatief betere input voor hun proces te realiseren en daaruit voortvloeiend een hoger automatisch matchingspercentage tussen orders/ontvangsten en facturen te realiseren.

In het verlengde daarvan kijkt Teun ook al met een schuin oog naar de mogelijkheden van opslag in de cloud. “Ik denk dat daar de oplossing voor de toekomst ligt. Maar met collega’s van IT, van inkoop en ook van de juridische afdeling wil ik wel goed kijken naar de gevolgen én de veiligheid.”

Efficiënte facturatie begint aan de voorkant

Verder voert Teun in eigen huis gesprekken met bijvoorbeeld inkoop, logistiek en planning om de organisatie bewust te maken dat een efficiënte facturatie ‘aan de voorkant’ moet beginnen. “Als finance zijn we nog te vaak aan de achterkant van het proces bezig reparaties uit te voeren. Daar moeten we vanaf.”

Ja, het is een moeizaam proces om iedereen daarin mee te krijgen. “En het is tegelijk ook een heel leuk en interessant proces. Je ziet dat de organisatie professionaliseert. Hoe we van een lokaal kantoor, waar van alles kon worden geregeld, overgaan naar een wereldwijde speler die kostenbewust opereert in de markt.”

Benieuwd naar de mogelijkheden voor uw organisatie?

  of