Verborgen kosten in het scan- en captureproces ontdekken

De herkenningsgraad van facturen is als spanning op de autobanden: te lage waarden zijn niet direct met het blote oog zichtbaar en van het effect daarvan merk je in eerste instantie niet zoveel.

Vergelijk het met autorijden: Een te lage bandenspanning heeft niet alleen nadelige gevolgen voor de wegligging en de remweg van de auto, maar betekent ook een hoger brandstofverbruik en dus hogere kosten. Kennelijk heeft het de aandacht van de automobilisten echter niet. Vermoedelijk komt dat doordat een verkeerde bandenspanning niet met het blote oog zichtbaar is en dat in het gebruik van de auto nauwelijks merkbaar is.

Zo is het ook met het scan- en capture proces. De herkenningsgraad en datakwaliteit zijn niet met het blote oog waar te nemen. Vaak zijn mensen zich er dan ook niet van bewust dat de waarden lager zijn dan zou moeten en is de gedachte: ‘Het werkt, dus zal het wel goed zijn, toch?’

Maar als je de herkenningsgraad verbetert, dan kun je de gemiddelde doorlooptijd van een factuur verkleinen. Je hebt er minder werk mee en dit verlaagt de gemiddelde afhandelingskosten per factuur. Daarnaast verhoogt een snellere afhandeling de tevredenheid bij leveranciers doordat ze sneller betaald krijgen.

Dashboard

Omdat mensen niet regelmatig zelf de bandenspanning controleren, zijn veel auto’s uitgerust met een bandenspanningsmeter. Als het lampje in het dashboard gaat branden, dan is het overduidelijk wat de automobilist moet doen. In dezelfde trant heeft ICreative een soort ‘herkenningsmeter’ ontwikkeld om zo te kunnen signaleren wanneer de herkenningsgraad van facturen te laag is.

Zaken als herkenningsgraad, datakwaliteit en doorlooptijd zijn alleen een stuk lastiger te meten als bandenspanning. De data voor het meten van de herkenningsgraad komt namelijk niet direct uit het systeem zelf. Daarvoor moet er relevante data over het proces worden verzameld en gecombineerd.

Oorzaken achterhalen

Aan de hand van de data kun je bepalen welke leverancier(s) de te lage herkenningsgraad veroorzaken, vervolgens dien je te achterhalen wat daaraan ten grondslag ligt. Er is dus menselijke interpretatie nodig om te achterhalen waar het precies aan ligt. Pas daarna kan de gewenste maatregel worden bepaald.

Zo kan de oorzaak van de lage herkenningsgraad zijn dat een bepaalde leverancier de opmaak van de factuur heeft gewijzigd. Vervolgens is het de vraag wat hij dan heeft gewijzigd. Staan bijvoorbeeld bepaalde waardes die worden afgelezen nu op een andere plek op een order of factuur? Of heeft hij de naamgeving van de waardes misschien aangepast?

Problemen met stamdata

Een andere veelvoorkomende oorzaak is dat een leverancier wijzigingen vergeet door te geven, bijvoorbeeld als hij van bank wisselt. Bij het herkennen van leveranciers maken afnemers vaak gebruik van stamdata om te verifiëren of de herkende waarde(s) op de factuur zoals IBAN-nummer en btw-nummer van de leverancier geldig zijn.

Het kan voorkomen dat een leverancier van bank wisselt zonder dit netjes te melden en er daardoor dus een ander IBAN-nummer op de factuur zal staan die (nog) niet te vinden is in de leveranciersstamdata. Dit heeft tot gevolg dat de herkenningsgraad met betrekking tot deze leverancier lager wordt.

Met het zogenoemde IRS-herkenningsrapport van ICreative kunnen dit soort zaken snel worden geïdentificeerd. Het geeft handreikingen op welke vlakken in het proces er ruimte is voor verbetering en geeft het bovendien ook direct een mogelijke oplossingsrichting. Helaas is het nog niet zo eenvoudig als banden oppompen.

Hoe werkt het ICreative Recognition Service Dashboard?

Bekijk hier hoe IRS-herkenningsrapportages werken aan de hand van een drietal scenario's: