Uit Amerikaans onderzoek blijkt dat grote bedrijven vaker een geautomatiseerde oplossing gebruiken voor het declareren van onkosten-, reis- en kilometervergoeding. Uit mini-onderzoek van ICreative lijkt dit in Nederland ook het geval te zijn. Ongeveer driekwart van de respondenten geeft aan te declareren via een desktopapplicatie of app.
Ruim dertig procent heeft nog geen geautomatiseerde oplossing, maar declareert nog met een Excel-formulier of op papier. Het is dan ook niet verwonderlijk dat deze groep respondenten aangeeft dat het met name indienen van (onkosten)declaraties beter kan.
\Naast het handwerk dat verricht moet worden, is de grootste klacht dat er geen bonnen kunnen worden toegevoegd aan de declaratie of dat dit omslachtig werkt. Wat opvalt is, is dat deze klacht even vaak terug is te zien bij de indieners via desktopappliatie. Bij een enkeling zit er helemaal geen structuur in het aanleveren: losse bonnen en verschillende declaratieformulieren worden door elkaar aangeleverd.
De meeste respondenten (41 procent) dienen hun declaraties maandelijks in, twaalf procent doet het wekelijks, vijftien procent ieder kwartaal en bij zo’n dertig procent wisselt de frequentie. Het gaat hoofdzakelijk om kilometervergoeding en onkostendeclaraties, zoals parkeerkosten, reis- en verblijfkosten.
Een kleine tien procent geeft aan ook voorschotten op bijvoorbeeld zakenreizen te krijgen. Iets meer dan tien procent vraag geld voor abonnementen op bijvoorbeeld tijdschriften, het openbaar vervoer, mobiele telefonie of internet terug.
Nagenoeg 65 procent van de respondenten kost het minder dan tien minuten om hun declaratie in te dienen. Bijna een kwart is er tien minuten tot een half uur mee kwijt en de rest is er langer dan een half uur mee bezig.
Verwerking
Van de 38 respondenten hebben 26 mensen aangegeven ook declaraties te autoriseren en/of te verwerken. Deze mensen kregen een aantal aanvullende vragen over de verwerking. Uit hun antwoorden blijkt dat het leeuwendeel van de declaraties wordt afgehandeld in het financiële systeem.
Slechts 23 procent van deze groep respondenten geeft aan dat declaraties enkel in het HR-systeem worden verwerkt. Evenzoveel respondenten zegt naast het HR-systeem ook het financieel systeem te gebruiken en 54 procent gebruikt alleen het financiële systeem.
Als het gaat om de hoeveelheid declaraties die naar schatting er jaarlijks worden verwerkt, is er een gelijkmatige verdeling te zien: 32 procent denkt minder dan vijfhonderd declaraties, terwijl 32 procent tussen de vijfhonderd en vijfduizend declaraties schat, 32 procent meer dan vijfduizend en 4 procent weet het niet precies.
Heeft u vragen naar aanleiding van dit onderzoek of wilt u met ons bespreken hoe u uw declaratieproces kunt verbeteren? Klik hier voor meer informatie.