Anoek van der Riet
Volgens het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS) was Nederland afgelopen jaar al de derde ‘meest geavanceerde digitale economie’ van Europa. Die verregaande digitalisering brengt een opvallende tegenstelling teweeg op de Accounts Payable afdelingen van Nederlandse bedrijven, valt te concluderen uit het trendrapport Digitale transformatie corporate Finance en Inkoop 2023. Hiervoor ondervroeg onafhankelijk onderzoeksbureau DirectResearch meer dan 200 financials en inkopers van bedrijven met meer dan 500 fte. Daaruit werd duidelijk dat aan de ene kant e-invoicing steeds meer voet aan de grond krijgt, terwijl er aan de andere kant nog altijd naarstig wordt vastgehouden aan de traditionele papieren factuur. Maar liefst één op de vijf grootbedrijven ontvangt nog regelmatig de rekening per post.
Meer dan een derde van de Nederlandse corporates heeft e-facturatie op dit moment omarmd, blijkt uit navraag door DirectResearch. Deze bedrijven ontvangen regelmatig e-invoices, ofwel direct in het factuurverwerkingsprogramma, ofwel als XML-document in de mail. Toch zegt nog 15 procent van de grootbedrijven nooit een e-factuur te ontvangen.
Pdf is populairste factuurvorm
De meeste facturen komen nog altijd binnen bij Accounts Payable via de e-mail in de vorm van een pdf’je. Meer dan de helft van de grootbedrijven krijgt facturen altijd of vaak op deze manier binnen. Verder haalt 22 procent van de financials met enige regelmaat een factuur op uit een online portal en 17 procent maakt vooral gebruik van EDI.
"Eén op de vijf bedrijven krijgt nog
regelmatig papieren facturen"
Misschien wel het meest opvallend is dat nog 21 procent van de financials zegt vaak of zelfs altijd papieren facturen van hun leveranciers te ontvangen. Slechts 11 procent van de corporates heeft de papieren factuur voorgoed vaarwelgezegd.
Mkb ontvangt vaker e-invoices
Als we de cijfers van het mkb erbij pakken, zien we een discrepantie ontstaan. Enerzijds lijken de middelgrote bedrijven al beter voorbereid op de toekomst dan corporates, omdat het mkb vaker gebruikmaakt van e-invoicing dan grote bedrijven. Maar aan de andere kant komen papieren facturen in het mkb ook nog vaker voor.
Meer dan de helft van het mkb zegt namelijk vaak of altijd e-facturen direct in het factuurverwerkingssysteem te ontvangen en een derde krijgt regelmatig XML-documenten in de mail. Terwijl tegelijkertijd ook nog steeds een derde van de middelgrote bedrijven vaak of altijd papieren facturen ontvangt. Een schamele 6 procent van het mkb heeft de papieren factuur volledig in de ban gedaan.
Overheid schept precedent
Kortom; e-invoicing krijgt voet aan de grond bij de Nederlandse bedrijven, maar het is nog lang geen gemeengoed. Eind 2022 werd slechts 10 procent van alle facturen in Nederland via e-invoicing verstuurd, vertelt Jorden van der Wateren, Coördinator bij de Nederlandse Peppolautoriteit, in een aflevering van de podcast DigiFinance. Hij stelt dan ook dat de organische adoptie van e-invoicing “veel te traag” gaat.
Dat terwijl het bij bijvoorbeeld de Rijksoverheid al wel de standaard is. Zij ontvangt alleen nog maar e-invoices van haar leveranciers. Pdf’jes, papieren rekeningen of andere vormen worden niet meer geaccepteerd. Het rigoureuze voorbeeld dat de overheid hiermee stelt, sijpelt dus maar langzaam door in het Nederlandse bedrijfsleven.
Voordelen e-invoicingE-invoicing is nog geen gemeengoed in Nederland. Dat terwijl e-facturatie vele voordelen heeft, zowel voor de versturende als de ontvangende partij. Meer weten? |
|
Facturen via matching goedkeuren
Naast de manier waarop facturen binnenkomen, is het natuurlijk ook interessant om te kijken naar hoe de binnengekomen facturen vervolgens goedgekeurd worden. Dit deel van het purchase to pay proces lijkt al verder geautomatiseerd te zijn, als we kijken naar de resultaten uit het onafhankelijke onderzoek door DirectResearch.
Bij de helft van de bedrijven worden facturen namelijk vaak of altijd automatisch via matching goedgekeurd. Daarnaast zegt 53 procent van de financials dat goedkeuring vaak of altijd handmatig op basis van een workflowsysteem plaatsvindt. Handmatige goedkeuring op basis van papier of een e-mailbericht komt maar weinig voor.
"Het goedkeuren van facturen gebeurt
al vaker automatisch"
Wanneer we een beetje uitzoomen en kijken naar de volledige verwerking van facturen, dan wordt duidelijk dat er nog veel winst valt te behalen met automatisering. Slechts 1 procent van de Accountants Payable afdelingen bij corporates ontvangt en verwerkt alle binnenkomende facturen volledig automatisch, zonder handmatige tussenkomst. 41 procent van de financials zegt dat meer dan de helft van de binnenkomende facturen volledig automatisch verwerkt wordt. Bij een vijfde van de grootbedrijven bestaat nog geen volledig automatische verwerking van facturen.
Volledig trendrapport gratis beschikbaar
Wil je meer weten over hoe corporates hun purchase to pay proces hebben ingericht en welke gevolgen dit heeft voor Inkoop en Finance? Lees dan het volledige Trendrapport Digitale Transformatie Inkoop en Finance 2023.
Daarin lees je onder meer over:
- In hoeverre betalen corporates hun facturen op tijd?
- Hoe komen inkooporders en facturen tot stand bij de Nederlandse corporates?
- Welke trends en ontwikkelingen hebben invloed op Procurement en Accounts Payable?
Anoek
van der Riet
Contentspecialist
Anoek schrijft dagelijks over purchase to pay, order to cash en Robotic Process Automation. Ze duikt graag in onderwerpen als e-facturatie, werkkapitaal en hyperautomation.