Gemiddeld 15% van facturen is terugkerend: stop met telkens dezelfde facturen controleren

Van de maandelijkse huur van uw bedrijfspand(en) en het voorschot voor nutsvoorzieningen, tot aan telefoonabonnementen voor het personeel of de vaste kosten van het schoonmaakbedrijf. Iedere organisatie heeft te maken met terugkerende en voorspelbare facturen. Uit data-onderzoek door ICreative blijkt dat gemiddeld 15% van de binnenkomende facturen een terugkerend karakter heeft en minimaal maandelijks voorkomt. Precies dezelfde factuur, van precies dezelfde leverancier, voor precies hetzelfde product en precies hetzelfde bedrag. Is het écht nodig om die keer op keer door een medewerker te laten controleren? 

Facturen waar een inkooporder aan vooraf gaat hoeven meestal niet meer handmatig door een medewerker gecontroleerd te worden. De factuur en inkooporder kunnen immers automatisch aan elkaar gematcht worden, waardoor men al zeker weet dat de factuur juist is. Die zekerheid wordt nog eens extra vergroot als er een three-way-match kan worden gemaakt met de goederenontvangst. 

Als er geen inkooporder of ontvangstbon is waarmee een factuur gematcht kan worden, dan moet een medewerker deze in principe wel handmatig controleren. Logisch natuurlijk, want zo voorkomt u dat uw bedrijf een verkeerde of zelfs frauduleuze betaling doet. 

Bedrijven krijgen veel terugkerende facturen 

Maar wat nu als u een bepaalde kostenfactuur al verwacht? Bijvoorbeeld omdat die elke maand of zelfs elke week of elke dag binnenkomt. Denk aan facturen voor de huur of abonnementen, of aan de maandelijkse factuur van het schoonmaakbedrijf waar u contractuele afspraken mee heeft gemaakt.

Facturen die altijd hetzelfde zijn. Facturen van dezelfde leverancier, voor hetzelfde product of dezelfde dienst en van hetzelfde bedrag.  

MIS NIKS Meld u aan en ontvang de nieuwste blogs direct in uw mailbox

Bedrijven krijgen veel van dit soort terugkerende facturen. Uit een analyse van meer dan 1,2 miljoen geanonimiseerde facturen uit 2023, blijkt dat maar liefst 15% van de facturen een terugkerend karakter heeft. Dat betekent dat deze facturen ten minste 1 keer per maand worden uitgewisseld tussen leverancier en inkoper met hetzelfde bedrag. 

Handmatige handelingen zijn tijdrovend

Dit zijn facturen waarvan u weet dat u ze elke maand moeten betalen. Ze komen vaak op een vaste datum of een vast moment en zijn daardoor voorspelbaar.

“Ondanks dat er vaak wel een mechanisme in place is voor het semiautomatisch verwerken van deze facturen, bijvoorbeeld op basis van sjablonen, is er nog steeds een wereld te winnen”, zegt Erik Vossers, de consultant van ICreative die deze data-analyse heeft uitgevoerd. “Elke handmatige handeling brengt ook weer vervolghandelingen met zich mee, wat als tijdrovend en onnodig wordt ervaren.” 

“Er zijn dus mensen die elke keer weer dezelfde facturen moeten beoordelen. Daarvoor moeten deze collega’s het programma opstarten, de juiste factuur aanklikken, ernaar kijken en vervolgens weer ergens op klikken om de factuur goed te keuren en verder het proces in te sturen”, schetst Erik. 

15% van de facturen is terugkerend

Erik Vossers: "We moeten mensen het werk laten doen dat ze leuk vinden"

Hij vervolgt: “Dat klinkt misschien niet als zoveel moeite, totdat u zich realiseert dat 15 procent van de facturen een terugkerend karakter heeft. Dat kan behoorlijk in de papieren lopen als u tienduizenden facturen per jaar ontvangt. Onderaan de streep scheelt het dus heel veel tijd én moeite als ook deze terugkerende facturen volledig automatisch verwerkt kunnen worden.” 

“Ik geloof dat we mensen het werk moeten laten doen dat ze leuk vinden en waar ze voor aangenomen zijn. Laat hen geen stomme klusjes doen, zoals een factuur goedkeuren die ze dit jaar al 10 keer eerder hebben gezien”, stelt Erik.

Terugkerende facturen automatiseren met een spend plan 

Terugkerende facturen automatisch verwerken kan door middel van een spend plan, één van de modules in Basware. In zo’n spend plan kunt u een contract vastleggen en instellen dat de factuur van partij X altijd op moment Y binnenkomt en bedrag Z bedraagt. Zodra een factuur met deze voorwaarden binnenkomt, wordt hij automatisch herkend, gematcht en goedgekeurd. 

“Normaal gesproken wordt een factuur gematcht aan een order, waardoor de factuur vervolgens automatisch verwerkt en betaald kan worden”, legt Erik uit. “Een spend plan werkt eigenlijk hetzelfde, alleen dan matcht de inkomende factuur dus met het vastgelegde spend plan in plaats van met een order. De voorspelbaarheid zorgt ervoor dat de factuur wordt gematcht, zonder dat daar een inkooporder tegenover staat.”

"Laat mensen geen stomme klusjes doen,
zoals een factuur goedkeuren die ze dit jaar
al 10 keer eerder hebben gezien"

Toleranties in afwijkingen 

Bij het opstellen van een spend plan is het belangrijk om na te denken over de voorwaarden die u instelt voor de automatische match. Komt de factuur bijvoorbeeld áltijd op de 26e van de maand binnen, of wijkt dat soms een paar dagen af vanwege een weekend of feestdag?  

Wilt u dat de factuur alleen volledig automatisch goedgekeurd wordt als het bedrag tot op de cent precies overeenkomt, of wordt een kleine afwijking ook getolereerd? Stel dat het de factuur van een telefoonabonnement betreft en dat een collega een keer 2 euro over zijn abonnement is heen gegaan. Wilt u dan toch dat een medewerker handmatig de factuur goedkeurt, of valt dit binnen de tolerantiewaarden? 

Erik: “Om dit proces zo goed mogelijk te automatiseren, moet u de juiste parameters instellen. Dat levert soms een interessante discussie op. Gaat u voor 100% controle of accepteert u her en der een kleine afwijking? In sommige gevallen, zoals in het voorbeeld van die 2 euro, is het waarschijnlijk duurder als een medewerker ernaar moet kijken en zijn tijd eraan moet besteden, dan wanneer u die afwijking van 2 euro voor lief neemt en gewoon betaalt. Vindt u het dat waard?” 

Hoeveel terugkerende facturen ontvangt u? 

Het is belangrijk dat bedrijven zich bewust worden van hoeveel terugkerende facturen zij eigenlijk ontvangen. Vaak is daar namelijk weinig tot geen overzicht van, weet Erik uit ervaring. Vervolgens biedt een spend plan de mogelijkheid om deze terugkerende facturen automatisch goed te keuren en te verwerken.

Zo hoeven medewerkers hun kostbare tijd niet meer te verspillen aan het telkens goedkeuren van precies dezelfde facturen en kunnen ze zich focussen op de taken die er echt toe doen.  

Weet u niet precies hoeveel terugkerende facturen u ontvangt? ICreative helpt u graag dit uit te zoeken. Uiteraard helpen we u ook graag met het verder automatiseren en optimaliseren van de verwerking van deze terugkerende facturen. Neem direct contact met ons op.  

Anoek
van der Riet

Contentspecialist

Anoek schrijft dagelijks over purchase to pay, order to cash en Robotic Process Automation. Ze duikt graag in onderwerpen als e-facturatie, werkkapitaal en hyperautomation.