Pon Logistics sluit eerste leveranciers succesvol aan op Basware Network

Hoe krijg je leveranciers in beweging dat ze overgaan tot e-factureren? ‘De toegevoegde waarde voor leveranciers is soms lastig uit te leggen’, geeft Walter Bunnik, hoofd Finance bij Pon Logistics, toe. Hij schakelde daarom de hulp in van ICreative, laat hij weten tijdens Basware Connect Solutions in Utrecht op 20 juni 2018.

Pon Logistics is Pon’s eigen logistieke dienstverlener. Het bedrijfsonderdeel heeft vijf opslag -en distributiecentra in Nederland met een totale opslagcapaciteit van 100.000 m². Pon Logistics verzorgt de distributie van onderdelen en accessoires voor auto’s, banden, interne –en externe transportmiddelen zoals vorkheftrucks, vrachtwagens en grondverzetmachines. Bovendien verwerkt Pon Logistics jaarlijks ongeveer 145.000 voertuigen voor de grootste auto-importeur van Nederland.

Op jaarbasis ontvangt de onderneming ongeveer twintigduizend facturen van leveranciers bij wie de logistiek dienstverlener producten en diensten zoals transport, verpakkingsmaterialen, gereedschappen, uitzenduren, bedrijfskleding, facilitaire diensten en IT-diensten inkoopt.

Voordat Pon Logistics aan de slag ging met Basware Network ging er een halve werkweek verloren aan het openen, sorteren en archiveren van post. Ook was het scannen, herkennen en factureren een halve baan. De doorlooptijd vanaf ontvangst factuur tot eerste goedkeurder was gemiddeld anderhalve werkdag. ‘De oude scan- en herkenoplossing was end-of-life. We moesten iets nieuws’, zegt Bunnik. ‘Wanneer je processen wilt optimaliseren, moet je eerst digitaliseren. En waarom zou je het wiel zelf uitvinden?’ verklaart hij de keuze voor Basware Network.

Onboarding

Basware Network verbindt leveranciers met klanten. Het is ’s werelds grootste open netwerk aan waar zogeheten any-to-any-conversie van facturen en bestellingen plaatsvindt. Ruim 1 miljoen leveranciers en kopers versturen en ontvangen facturen en bestellingen in het exacte format dat zij wensen. Het platform verwerkt meer dan 150 miljoen transacties per jaar.

Pon Logistics trok met ICreative als implementatiepartner op om de leveranciers aan te haken op het platform. ‘In de praktijk blijkt het lastig om bij leveranciers op de agenda te komen. Als je uitgebreid wilt onboarden – dus inclusief de longtail, oftewel de hele kleine leveranciers – dan ben je veelal twee à drie jaar verder’, weet Rob Coolen, projectmanager bij ICreative.

Gezamenlijk maakten Pon Logistics en ICreative een stappenplan voor het aansluiten van leveranciers. Bij zo’n stappenplan wordt er eerst een analyse gemaakt van de leveranciers. Het eerste segment wordt gevormd door leveranciers die verantwoordelijk zijn voor het grootste aandeel spend. ‘Het betreft veelal partijen met wie je persoonlijk contact hebt’, zegt Coolen. Het tweede segment is massacommunicatie. Coolen: ‘We dirigeren deze groep naar de website. Pressie is hier meestal succesvoller om ze in beweging te zetten, maar het blijft altijd de vraag: hoeveel druk kun je zetten?’

De toon van de communicatie en de hulpmiddelen zijn volgens Coolen in ieder geval erg belangrijk, want ‘de toon maakt de muziek’. Verder adviseert hij met klem om zoveel mogelijk bij de standaardvelden te blijven. ‘Wie een automatiseringsslag wil maken, doet er verstandig aan om uit te gaan van de basisvelden van een factuur. Vraag je af wat echt noodzakelijk is om op de factuur te vermelden. Spreek hierover met je leveranciers en je zult zien dat e-invoicing niet complex hoeft te zijn en dat de voordelen snel te behalen zijn.’

Verkorting van doorlooptijd en betalingstermijn

Pon Logistics heeft nu de eerste slag gemaakt. Dankzij de aansluiting op Basware Network heeft de logistiek dienstverlener niemand meer nodig voor het openen, sorteren en archiveren van de post en nog maar 0,2 FTE voor het scannen en herkennen van de facturen. De doorlooptijd van een factuur tot aan eerste goedkeurder is van anderhalve dag gereduceerd tot een halve dag.

Klaar is Pon Logistics zeker nog niet. ‘Verbeterpunten liggen ten eerste in een goede focus binnen onze eigen organisatie en ervoor te zorgen dat onze medewerkers die contact hebben met de leveranciers nog betere kennis en kunde hebben. Ze moeten zich bewust zijn dat er een nieuw proces is en er ligt een grote uitdaging in het vinden van de juiste contactpersoon bij de leveranciers’, zegt Bunnik.

‘We moeten bovendien meer pressie uitoefenen richting leveranciers en de toegevoegde waarde duidelijk zien te maken. We hanteren nu een betalingstermijn van zestig dagen; daar zouden we een dag of vijftien af kunnen halen. Tegelijkertijd moeten we ervoor waken dat we niet dweilen met de kraan open. Nieuwe leveranciers moeten we direct aansluiten. We zijn in oktober 2017 begonnen; we zijn nog wel een jaar bezig verwacht ik’, aldus Bunnik.