‘Elke organisatie ontvangt in meer of mindere mate facturen van leveranciers en dat bracht vroeger nogal wat werk met zich mee. Tegenwoordig is dat, dankzij slimme software, gelukkig écht wel wat anders geregeld’, vertelt Sjoerd de Heer, Solution Architect bij ICreative.
‘Toch zijn er altijd nog van die facturen die nog wel handmatig verwerkt worden, omdat ze elke keer nét een beetje anders zijn. Als gevolg daarvan zijn ze niet voorgedefinieerd in het systeem’, vertelt Sjoerd.
Bedrijven denken dan vaak ten onrechte dat ze niet mee kunnen in de automatische flow van factuurverwerking, omdat deze kostenfacturen, in tegenstelling tot contract- en inkoopfacturen, geen vast kenmerk hebben. Het gaat dan typisch om steeds terugkerende facturen van vaste leveranciers. De bedragen zijn vaak relatief klein en wisselen binnen kleine marges.
Automatisch toekennen van boekingssjablonen voor afwijkende facturen
Terugkerende facturen kunnen meestal worden toegekend aan een vooraf gedefinieerd boekingssjabloon, waarin wordt aangegeven hoe de factuur uiteindelijk moet worden weggeschreven in een ERP systeem. Zo staat er bijvoorbeeld in onder welke kostenpost een factuur moet vallen. Maar als er kleine afwijkingen in de factuur staan, zoals bijvoorbeeld een afwijking in het bedrag of een aantal verschillende artikelcodes op de regels, dan wordt het voor de meeste factuurverwerkingssoftware bijzonder lastig om deze facturen automatisch te verwerken.
Sjoerd: ‘De Basware software kent gelukkig een functie waarmee facturen die op uitzonderingen in de hele factuurflow lijken, tóch gewoon meegenomen kunnen worden in de automatische verwerking.’ Op basis van specifieke informatie op de factuur, zoals de naam van een leverancier, óf op basis van een combinatie van specifieke informatie, zoals de naam van de leverancier én de productnaam, kan automatisch de juiste boekingsregel uit een sjabloon aan de factuur worden toegekend.
In plaats van deze afwijkende facturen keer op keer handmatig te voorzien van een sjabloon, kan dit dan automatisch gebeuren. En dat scheelt weer een aantal handmatige handelingen per factuur. De praktijk wijst uit dat gebruikers van Basware software, deze functie onbenut laten of letterlijk over het hoofd zien. En dat terwijl het een quick-win is voor het verder automatiseren van factuurverwerking.
Sjoerd de Heer
Solution Architect, ICreative
