McDonald's geheime ingrediënt in factuurverwerking: e-facturatie

Wie denkt aan McDonald's, denkt vermoedelijk aan fastfood en niet direct aan elektronische facturen. Maar om die hamburgers, friet en shakes naar de tafel te krijgen, heeft de multinational een manier nodig om in Duitsland jaarlijks ruim 270.000 inkoopfacturen te verwerken.

In 2015 had het bedrijf alleen al 1.478 vestigingen in Duitsland, met in totaal ongeveer 58.000 werknemers in dienst. McDonald's dankt zijn succes aan zijn strenge kwaliteitsnormen, die het bedrijf niet alleen op zichzelf plaatst, maar ook op zijn 30.000 leveranciers en dienstverleners in Duitsland.

McDonald's runt zelf 13 procent van zijn Duitse vestigingen, onafhankelijke ondernemers beheren de overige vestigingen. Onder het indrukwekkende aantal leveranciers die de hamburgergigant contracteert bevinden zich talloze kleine bedrijven en micro-ondernemingen, zoals tuinbouwbedrijven en fabrikanten van keukengerei. Ongeveer 120 leveranciers zijn verantwoordelijk voor 85 procent van het totale volume van inkomende facturen bij McDonald’s Duitsland.

Hoewel McDonald’s facturen van grotere leveranciers in Duitsland al een aantal jaren automatiseert, had het ook een manier nodig om de facturen te stroomlijnen van de 29.880 resterende kleinere bedrijven – inclusief micro-ondernemingen – met wie de fastfoodketen samenwerkt.

Door deze leveranciers aan te sluiten op het Basware Network, kunnen leveranciers hun facturen in pdf-formaat blijven versturen zoals ze dit altijd hebben gedaan. Basware Network leest de informatie uit de pdf, zowel op header- als regelniveau, en controleert de btw-compliancy met de Duitse btw-wetgeving. Basware Network zet het bestand vervolgens om in een databestand (xml) dat naar McDonald’s Duitsland wordt verstuurd. Vervolgens wordt de factuur automatisch ter goedkeuring voorgelegd aan budgethouders.

Vroegtijdige betalingskortingen realiseren

Vanaf het moment dat leveranciers hun pdf-facturen naar het netwerk opsturen, is de afdeling accounts payable bij McDonald’s in staat om gestructureerde factuurgegevens volledig automatisch te verwerken, waardoor facturen vervolgens ter goedkeuring naar de juiste kostenplaatsbeheerders kunnen worden verzonden zonder dat handmatige tussenkomst vereist is.

‘De eerste resultaten hebben aangetoond dat het nu slechts zeven in plaats van twintig dagen duurt voordat facturen worden verwerkt nadat ze zijn ontvangen. Dit betekent dat McDonald's vaker van vroege betalingskortingen kan profiteren. Deze software heeft onze verwachtingen overtroffen’, zegt Daniel Voigt, Senior Manager van Proces Management, McDonald's Deutschland

Denk daarom bij het eerstvolgende bezoek aan McDonald’s in Duitsland eens aan al die leveranciers die jaarlijks 270.000 facturen versturen en hoe moeiteloos het crediteurenteam van McDonald’s deze inkoopfacturen verwerkt!

Bron: Basware (oktober, 2018)