Debiteurenbeheer is een belangrijke component in het beheersen van werkkapitaal. Dat schreef een collega van zusterbedrijf Diesis recent in een interessante blog. Volledig waarheidsgetrouw wat mij betreft. Echter, een goed ingericht purchase-to-pay proces is net zo belangrijk om het werkkapitaal te optimaliseren. En wie dit goed doet, kan van Finance zelfs een profit center maken.
Diesis benadert het onderwerp vooral vanuit het order-to-cash proces en hoe die, mits goed ingericht, kan bijdragen aan een betere werkkapitaalpositie. Organisaties hebben in de voorbije jaren veel energie gestoken in een optimaal verkoopfacturatie en incassoproces. Facturen worden op de dag van levering van de goederen en diensten digitaal verstuurd; zijn duidelijk en voorzien van alle relevante kenmerken en herinneringen worden op de dag van overschrijding van de betalingstermijn ook digitaal toegestuurd. Een goed geoliede order-to-cash machine dus.
Werkelijk alles is erop gericht om het geld van de afnemers tijdig te ontvangen om zo aan de verplichtingen te kunnen voldoen en daar geen vreemd vermogen, met bijbehorende kosten, voor aangetrokken hoeft te worden. Wat echter niet vergeten mag worden, is dat een geautomatiseerd purchase-to-pay proces aan de andere zijde hier eveneens sterk aan bijdraagt, mits het proces erachter goed is ingericht.
Betalingskortingen als instrument
Het belangrijkste instrument dat het purchase-to-pay proces bevat om het werkkapitaal te optimaliseren is het benutten van betalingskortingen. Of wellicht beter nog, het bedingen van hogere betalingskortingen doordat de factuur al betaald kan worden aan de leverancier op de dag van ontvangst.
Stel dat u voor 80 procent van uw inkomende facturen in staat bent om binnen 8 dagen te betalen en daarmee 2 procent van de totale factuurwaarde kunt aftrekken. Of wanneer u binnen 1 dag kunt betalen, onder aftrek van 3 tot 5 procent van de factuurwaarde. Stelt u zich dan eens voor wat het besparingspotentieel is voor uw organisatie.
Als u beschikt over de juiste stuurinformatie en weet dat u aan deze tijdkaders kunt voldoen dankzij uw automatisering, waarom vraagt u uw leveranciers dan niet om hiermee in te stemmen? Organisaties met een optimale automatisering van het purchase-to-pay proces voegen significante waarde toe aan de organisatie op deze manier, mede doordat zij dynamisch in staat zijn om discounts te realiseren. De financiële afdeling kan op deze wijze een profit center worden.
No PO, no Pay policy
Uiteraard zijn er wel wat randvoorwaarden van toepassing om dit spel te kunnen spelen. Meer en meer organisaties zijn de afgelopen tijd een zogenoemde ‘No PO, no Pay’ policy gaan hanteren. Dat houdt in dat voor iedere uitgave een bestelling (Purchase Order, oftewel PO) moet worden aangemaakt en als er geen PO is vastgelegd, dan wordt er niet betaald. De gedachte die hierachter zit, is dat met een PO een factuur touchless kan worden verwerkt. In theorie een goede gedachte, in de praktijk zie ik dit vaak fout lopen.
Het blijkt dat bedrijven PO’s veelal pas na de ontvangst van de factuur aanmaken of dat de stamdata voor de PO al is verouderd tijdens het bestellen. Daardoor wijkt een factuur eigenlijk altijd af van de bestelling en moet derhalve nog steeds langs een of meerdere collega’s gestuurd worden. Dat leidt juist tot langere verwerkingstijden in plaats van kortere. Kortom, voor het hanteren van een ‘No PO, no Pay” policy dienen de prestaties/ontvangsten vóór binnenkomst van de facturen verklaard te zijn en bestellingen kwalitatief goed te zijn.
Touchless processing
Dan zijn er nog een paar tips die ik wil meegeven voor het realiseren van een touchless proces. Bijvoorbeeld het gebruiken van toleranties bij het automatisch matchen van facturen, zodat kleine verschillen automatisch kunnen worden geboekt naar specifieke grootboekrekeningen. Ook is het handig om terugkerende, voorspelbare uitgaven (denk aan maandelijkse energienota’s, huur of bepaalde abonnementen) vast te leggen in een zogenoemd spend plan. Op deze manier kunnen ze automatisch worden gematcht, gecodeerd en hierdoor sneller, zoniet direct, worden betaald.
Bonus
Alle organisaties hebben cash nodig om aan hun verplichtingen te kunnen voldoen. En zoals mijn collega van Diesis beschrijft, heeft u een aantal knoppen waaraan u zelf kunt draaien om het eigen werkkapitaal te optimaliseren. Met als randvoorwaarde een goed ingericht proces, vormt het benutten van betalingskortingen het belangrijkste instrument.
Indien uw organisatie jaarlijks 100 miljoen euro spendeert en u realiseert hierdoor een (aanvullende) betalingskorting van 2 procent dan is de terugverdientijd van het automatiseringsproject een kwestie van enkele maanden. Als bonus krijgt u uw spend volledig under management.
Meer weten?
Mijn collega Ronald den Hartog heeft een webinar opgenomen waar hij ingaat op automatische factuurverwerking. Deze kunt u hier bekijken. Uiteraard kunt u ook direct contact met mij opnemen.
|
Jeroen Rozeboom |
PS Vergeet niet te abonneren op onze blog updates! (Link opent in een nieuw venster)