Factuurverwerking in de cloud: de meestgestelde vragen

Het belang van het internet in ons zakelijk- en privéleven blijft toenemen. Daarmee groeit de populariteit van internetoplossingen (cloud/SaaS) van business software, waaronder ook software bestemd voor factuurverwerking.

Factuurverwerking wordt niet beter, wel anders in de cloud

Natuurlijk is de cloud niet zaligmakend. Ieder voordeel heeft zijn nadeel. En andersom. Wie het werken met een eigen server prefereert, zal haarfijn wijzen op de nadelen van cloud en de voordelen van on-premise werken. Wijzen op de voordelen van cloud en op de nadelen van het draaien van software voor factuurverwerking op een eigen server, heeft daarom weinig zin.

Een eerlijk antwoord geven op een aantal veelgestelde vragen vinden we bij ICreative wel zinvol. Want op basis daarvan kunt u uw eigen keuzes maken.

Wat kost factuurverwerking in de cloud?

Factuurverwerking in de cloud is niet per definitie goedkoper. Leveranciers van cloudoplossingen zijn slim genoeg om een verdienmodel te construeren (SaaS) waarbij ze er niet op achteruit gaan. En natuurlijk houden ze wel graag de worst van de lagere aanloopkosten voor. Upgraden wordt daarentegen wel makkelijk en goedkoper. Cloudapplicaties worden voortdurend verbeterd, gepatcht en gemoderniseerd en gebruikers hoeven amper inspanning te leveren om van de nieuwste functionaliteit gebruik te maken. Eenmaal in de cloud is dat de laatste upgrade die je ooit zal doen.

Hoe lang duurt het opstarten van factuurverwerking in de cloud?

De snelheid wordt vooral bepaald door de complexiteit van de eigen IT-omgeving, zoals één of meerdere ERP systemen, waar de onderneming mee werkt, en de gewenste maatwerk waar de business om vraagt. Voor klanten die op een oudere versie zitten, is de stap naar de cloud een stuk groter. Maar ze zullen sowieso moeten upgraden als ze gebruik willen maken van de nieuwste functionaliteit. De ontwikkelingen in IT gaan momenteel zo snel dat financiële afdelingen het vaak niet bij kunnen of willen houden. En dan biedt cloud toch wel een uitkomst, want nieuwe functionaliteit hoef je niet meer te implementeren. Het is al aanwezig. Je hoeft het alleen nog maar in gebruik te nemen.

Hoe (on)veilig is factuurverwerking in de cloud?

Tegenstanders van de cloud zullen zeggen dat een eigen installatie veiliger is dan de cloud. Alles valt immers onder eigen beheer. Het is echter de vraag of de eigen IT-afdeling de snelle externe ontwikkelingen kunnen bijhouden. De Equifax case, waarbij de gegevens van 143 miljoen mensen op de virtuele straat kwamen te liggen, was het gevolg van het feit dat de techniek achter een online portaal niet volledig up-to-date was. Voorstanders van on-premise zullen daarentegen wijzen op rapporten van Verizon, ITRC of het Ponemon Instituut, waarin het toenemend aantal beveilingsinbreuken voor cloudoplossingen wordt gesignaleerd.

Hoge bomen vangen echter de meeste wind. Op het gebied van website-ontwikkeling bijvoorbeeld vormt Wordpress het meest geliefde target voor kwaadwillenden. Maar Wordpress heeft nu eenmaal een mondiaal marktaandeel van zestig procent onder CMS-systemen. Nu de cloud sterk in populariteit toeneemt, zal ook de beveiliging ervan een steeds groter wordend issue worden.

Analistenbureau Gartner vat het eigenlijk het beste samen: de grootste risico’s met betrekking tot beveiliging liggen niet in de cloud zelf, maar hoe een onderneming zelf met de cloud omgaat.

When in Rome…

Uitstel van factuurverwerking in de cloud

De psychologie leert dat conflicterende opties leiden tot uitstel van keuze. De psychologie leert ook dat mensen iets wat ze al hebben liever niet kwijt raken, dan dat ze iets nieuws kunnen bezitten. De beren op de weg lijken groter dan de vruchten die geplukt kunnen worden, dus zijn veel bedrijven terughoudend om te migreren naar de cloud.

Cloud is juist een goede optie voor applicaties die niet de kern van de business raken, zoals een applicatie voor vormgeving van marketing materiaal . De redenatie hierachter is dat cloudoplossingen voor perifere business applicaties veel minder werk voor IT betekent. Ze hebben er dus zelf profijt bij. Dus ook bij applicaties voor factuurverwerking en andere purchase-to-pay software. Bovendien ontwikkelen leveranciers van factuurverwerkingssoftware hoofdzakelijk of volledig door in de cloud, terwijl de geïnstalleerde on-premise oplossingen langzaamaan worden uitgefaseerd.

…do as the Romans do

Wat is nu de afweging die moet worden gemaakt? Het is er een van de grote getallen. Zoals de adoptie van innovaties bijna altijd verloopt. Een innovatie bereikt een bepaalde kritische massa, waar steeds meer andere technologieën, processen en kennissystemen van afhankelijk worden, waardoor de innovatie een bepaald equilibrium vertegenwoordigt. Dit stuk tekst, bijvoorbeeld, type ik met een zogenaamd QWERTY-toetsenbord. De QWERTY-configuratie van toetsen is niet eens de meest efficiënte configuratie, maar stap er maar eens van af. Dat is niet aan te raden. Het is veel makkelijker om het QWERTY toetsebord aan te houden. When in Rome, do as the Romans do.

Met business software is het niet veel anders. Alle indicaties wijzen er op dat met het groeiend belang van het internet, in alle facetten van het zakelijk- en privéleven, cloud oplossingen het stokje van on-premise oplossingen in rap tempo overnemen. Gartner stelt dat in 2020, 92 procent van het verkeer via cloud gaat. Cisco is conservatiever, maar wijst in dezelfde richting.

Factuurverwerking in de cloud en maatwerk

'Maar wij zijn geen Romeinen', luidt vaak de repliek. 'Onze situatie is anders. We hebben speciale wensen, maar in cloud is maatwerk niet mogelijk.'  Dat is slechts ten dele waar. Zelf sleutelen aan de motor zit er niet meer in, maar over het algemeen onderscheidt de cloud zich juíst door integratie-mogelijkheden. Een integratie van een cloudoplossing voor factuurverwerking met een ERP-systeem - cloud of on-premise - is prima mogelijk.