Declaratiemanagement staat bij de meeste bedrijven niet écht hoog op de agenda. En dat is opvallend, omdat dit onderwerp tot terugkerende frustratie leidt bij medewerkers. Met name onder hen die regelmatig op pad zijn en elke keer tijd verliezen met de declaratie van een schijnbaar oneindige stroom bonnetjes. Bijvoorbeeld omdat de werkwijze veel handmatige (en foutgevoelige) taken bevat. In een tijd waarin goed personeel moeilijk te vinden én te behouden is, doen bedrijven er goed aan om het proces van declareren te vereenvoudigen.
Weinig inzicht, geen beleid op declaratie
Aan het woord is Peter Derksen, accountmanager bij ICreative: ‘Er ligt binnen bedrijven in de regel weinig focus op declaratiemanagement. En dat is écht een gemis in deze tijd omdat je als bedrijf bedrijf graag je medewerkers tevreden wilt houden. Maar ook intern kan het tot problemen leiden: bij een gebrekkig geautomatiseerde werkwijze ontbreekt er vaak een totaaloverzicht van deze verborgen kosten. En dat heeft weer tot gevolg dat het moeilijk is om passend beleid te maken op dit gebied. In mijn dagelijkse praktijk merk ik dat men vaak denkt dat de gevolgen van het niet goed inregelen van declaraties ‘wel meevallen’. Als ik dan op het spreekwoordelijke bierviltje voor ze uitreken hoeveel tijd in het proces van indienen, verwerken en corrigeren gaat zitten, schrikt men ervan.
Laaghangend fruit
‘Wat ik ook merk is dat men het als een drempel ervaart om een huidige werkwijze om te zetten in een goede procesflow. En dat terwijl verbetering van het declaratieproces laaghangend fruit is. De techniek is snel en makkelijk te implementeren. Medewerkers maken bijvoorbeeld met de bijbehorende app via hun mobiel een foto van het betreffende bonnetje. Nadat ze dit hebben verzonden kunnen ze weer verder met taken die er écht toe doen: declarabele uren maken bijvoorbeeld’, lacht Peter. ‘En door vooraf de juiste kostenplaatsen toe te kennen, komt de declaratie binnen de organisatie automatisch op de goede plaats terecht. En de medewerker? Die krijgt automatisch terugkoppeling van goedkeuring en een bericht dat er betaald is. En het tellen van kilometers tussen A en B? Dat hoeft niet meer, want een slimme koppeling met Google Maps registreert automatisch het juiste aantal kilometers.
Mensen laten doen waar ze goed in zijn
‘Je zou het gemak van onze oplossing kunnen vergelijken met de apps die zorgverzekeraars tegenwoordig aan hun cliënten bieden. Het eindeloos invoeren van getallen en andere data behoort hiermee voorgoed tot het verleden. Of denk aan de apps voor parkeren, waarmee parkeren geen gedoe met bonnetjes en betaalautomaten meer is. Ook dat is zo’n oplossing die het leven weer nét een stukje makkelijker maakt en tijd bespaart. Werknemers moet je vooral laten doen waar ze goed in zijn; op creatieve manieren waarde creëren voor zichzelf, voor collega´s en voor klanten. En niet vermoeien met vertragende zaken als bonnetjes en administratie. Juist omdat dit werk voor een heel groot deel snel uit handen te nemen is.
Mocht u dit laaghangend fruit willen plukken, belt u me dan gerust!
