4 min read
Gebruik van (Externe) Databronnen bij Accounts Payable
Sjoerd de Heer, Solutions Architect ICreative
11-apr-2018 12:22:55
Om facturen van leveranciers efficiënt te verwerken moeten de gegevens op de factuur valide zijn. Door gebruik te maken van externe en, in veel gevallen, publiek toegankelijke databronnen, kan de validiteit van de gegevens worden verbeterd en eventuele fouten in factuurverwerking preventief worden voorkomen.
Het IBAN en BTW Nummer op de Factuur
In de boekhouding van elk bedrijf zijn facturen belangrijke documenten. Factuurverwerking wordt daarbij vaak als een kostenpost gezien. Om de verwerking zo kostenefficiënt mogelijk te maken, is het noodzakelijk om handmatige verwerking te minimaliseren.
Traditioneel begint de verwerking van een factuur met het koppelen van de informatie aan een leverancier. In de wereld van papieren en PDF-facturen wordt het IBAN nummer vaak gebruikt als basis om deze match op te maken. De leverancier wil immers worden betaald. En om te betalen is het IBAN nummer doorgaans in het financiële- of ERP-systeem vastgelegd, waardoor dit het ideale matchingscriterium lijkt.
Daarnaast wordt ook vaak het BTW nummer gebruikt om de leverancier te identificeren, omdat dit gegeven ook op facturen aanwezig is vanwege de eisen van de belastingdienst. Het BTW nummer gaat vooral in de wereld van de elektronische facturen een steeds belangrijkere rol vervullen. Op basis van het BTW nummer is ieder bedrijf namelijk uniek te identificeren, en dat maakt het een voor de hand liggende keuze om te gebruiken als e-invoicing adres.
Ontbreken van de Correcte Gegevens
Een factuur die niet gekoppeld wordt aan een leverancier of aan de verkeerde leverancier, vraagt om een correctieve actie. De momenten waarop een accounts payable afdeling de fout zal opmerken verschilt en de handelingen om de fout te corrigeren ook. Maar een aantal zaken zal altijd van toepassing zijn, waaronder:
- Opvragen factuur in het systeem (wachttijd)
- Interpretatie (fout)melding (zinvolle melding aanwezig?)
- Visuele controle en vaststelling probleem (factuurafbeelding beschikbaar?)
- Opslaan factuur en verdere verwerking starten (wachttijd)
Het interpreteren en corrigeren van de fout kan gerust 1 a 2 minuten per factuur in beslag nemen. Naast de noodzakelijke handelingen om de factuur in het proces verder te helpen. Is dit verloren tijd, die bij elke factuur van de zelfde leverancier weer terugkomt.
Controle middels Externe Databronnen
De gebruikte data is op verzoek beschikbaar gesteld door twee klanten. Omdat niet elke leverancier zowel over een IBAN als BTW nummer beschikt in de data verschillende de gecontroleerde aantallen per bron.
IBAN nummers
Het internet biedt veel publiek toegankelijke databronnen in de vorm van ruwe data, maar ook in de vorm van controlemogelijkheden van aangeleverde data. Daarnaast zijn er nog vele bronnen die tegen betaling beschikbaar zijn.
Een voorbeeld van een publiek toegankelijke databron voor IBAN nummers is https://www.openiban.com, waarmee IBAN nummers heel eenvoudig gevalideerd kunnen worden op de vraag of deze rekenkundig correct zijn.
Als we van twee geselecteerde klanten de lijsten met IBAN nummers ter validatie invoeren, geeft de betreffende website geen foute IBAN nummers terug. Wél zijn er veel IBAN nummers gevuld met woorden als “onbekend” of leeg in de ingevoerde lijsten. De eerste lijst laat dit 660 keer zien van de 7150 nummers. De tweede lijst 775 keer van de 8050 nummers. In beide gevallen dus net onder de 10%.
BTW nummers
Voor de BTW nummers is er een website van de EU beschikbaar. Hierin staan alle geldige BTW nummers van de EU, die real-time worden bijgewerkt door de landelijke belastingdiensten.
De BTW nummers worden ook opgevoerd in het format dat in de verschillende EU-landen wordt gehanteerd. In Engeland, bijvoorbeeld, worden spaties in de BTW nummers gehanteerd. In tegenstelling tot IBAN nummers, waar spaties of leestekens vaak worden toegevoegd voor de leesbaarheid, dienen spaties in BTW nummers een functie. Punten en verbindingsstreepjes, daarentegen, komen nooit in BTW nummers voor.
Na het invoeren van de twee lijsten met BTW nummers in de betreffende website, blijken veel BTW nummers foutief te zijn. De eerste lijst geeft 4000 fouten terug van de 8000 ingevoerde BTW nummers. De tweede lijst geeft 1250 fouten op 1450 BTW nummers.
IBAN én BTW nummers
Worden nu zowel de controle op IBAN nummers als die op BTW nummers toegepast, dan blijken er van 8050 leveranciers, 615 leveranciers te zijn waar zowel de BTW als het IBAN nummer als niet geldig wordt aangeduid. Voor de tweede dataset gaat dit op voor 568 leveranciers uit een bestand van 1400 leveranciers.
Respectievelijk dus 7 en 40 procent van de leveranciers die niet herkend gaan worden in het matchen van de IBAN en BTW gegevens tussen de vermelding van deze nummers op de factuur en de registratie in het financiële- of ERP-systeem. Overigens met de aanname dat de leverancier zelf wél de juiste IBAN en BTW nummer vermeld op de factuur.
Terug naar onze rekensom.
Als we uitgaan dat 10% van de facturen niet goed gekoppeld wordt aan een leverancier, wat gezien de bovenstaande steekproeven plausibel is, betekent dit dat er bij 10.000 facturen van leveranciers ruim 33 uur nodig zal zijn om de juiste leveranciers handmatig te kiezen. En vervolgens moet de factuur ook nog inhoudelijk verwerkt worden.
Andere Toepassingen
Door deze controles in het proces van het opvoeren van de leverancier in uw boekhoudsoftware op te nemen, kan er dus eenvoudig tijd gewonnen worden. Dergelijke controles kunnen redelijk eenvoudig worden uitgebreid. De VIES EU web service geeft bijvoorbeeld ook de naam en adresgegevens van de registratie terug van het bijbehorende BTW nummer.
Ook kunnen andere checks worden toegepast. Met gegevens in bijvoorbeeld het Centraal Insolventieregister. Hiermee voorkomt u dat er blindelings betaald wordt aan leveranciers die in surseance verkeren of failliet zijn verklaard.
De controles die hier zijn genoemd hebben betrekking op inkomende facturen van leveranciers. Maar ook op andere momenten in het purchase to pay proces, of order to cash proces, kunnen controles middels externe databronnen worden toegepast. Bij het plaatsen van een bestelling, bijvoorbeeld, kan een inkoper attent worden gemaakt op mogelijke leveringsproblemen.
De tijdsbesparing hiervan is lastig in te schatten, maar eventuele imagoschade als gevolg van het niet tijdig kunnen voldoen van uw eigen leveringsverplichtingen vormt een risico. Of het risico dat een crediteur een bestelling bij u plaatst die hij waarschijnlijk niet zal kunnen of gaan betalen. Een onderzoek van de Kamer van Koophandel (KvK) onder het MKB, gepubliceerd in september 2017, gaf een gemiddeld schadebedrag van Euro 5.122 per gebeurtenis hiervoor aan.
Mocht uw als bedrijf overwegen om software voor vendor management te gaan implementeren, dan is het verstandig om automatische- en periodieke controles in te bouwen. Bijvoorbeeld door leveranciers ook te vragen bepaalde gegevens aan te vullen en eventuele bewijsstukken aan te leveren, zoals bij het wijzigen van een bankrekening voor betalingen. Maar vooral ook om de kwaliteit van uw stamdata te verbeteren zonder dat uw organisatie hier extra veel tijd aan kwijt is.
De Nederlandse KvK beschikt over een webservice om diverse bedrijfsgegevens te controleren. Andere bedrijven, zoals bijvoorbeeld Dun & Bradstreet, bieden ook diensten aan waarop diverse gegevens gecontroleerd en aangevuld kunnen worden.
Sjoerd de Heer
Solution Architect, ICreative
Disclaimer
Dit is geen wetenschappelijk onderzoek maar een streekproef om ervaringsfeiten te bevestigen. Er is geen link gelegd met het aantal facturen dat een leverancier stuurt per jaar waardoor de kwantificatie gunstiger kan uitvallen bij lagere factuuraantallen. Ook is er geen verder onderzoek gedaan naar de oorzaak van de gevonden fouten.