Bol.com: ‘Percentage paid in time hoger dan 90 procent’

Wat levert automatiseren van financiële administratie op? Het was een van de onderwerpen die aan bod kwam tijdens het online seminar Lean Finance op 7 juni 2018. ‘Het percentage paid in time is gestegen naar meer dan negentig procent’, laat Ronald Vestering van Bol.com weten.

Bol.com begon zo’n vijf jaar geleden met de eerste automatisering van finance, GrandVision in 2012. Moderator Raquel Verwei besprak met Ronald Vestering van Bol.com en Freek Peters van GrandVision in een zestig minuten durend online seminar de kritieke succesfactoren voor het continu verbeteren van het finance proces, van inkoop tot betaling. Hoe hebben ze het veranderproject aangepakt en welke methodes hebben ze toegepast? En wat heeft het ze opgeleverd?

Betalingskorting

Beide retailers hadden soortgelijke resultaten. ‘Dankzij een schaalbare oplossing kunnen we bij Bol.com veel meer volumes verwerken met hetzelfde aantal handjes en tegelijktijd ook een stuk groei aan’, lichtte Ronald Vestering van Bol.com toe. ‘Dat is op zich mooi, maar het draait ook om resultaten zoals het percentage paid in time. Dat was voorheen dramatisch slecht, terwijl het aantal facturen dat we op tijd kunnen betalen intussen hoger is dan negentig procent door dit geautomatiseerde proces.’

Dat is volgens Ronald niet alleen gunstig voor de leveranciers, maar ook gunstig voor Bol.com. ‘Met al die leveranciers worden commerciële contracten afgesloten waarbij veel met betalingskortingen wordt gewerkt. Toen we de facturen nog handmatig verwerkten, werden er weinig betalingskortingen binnengehaald. Als je dit nu wel kunt bewerkstelligen voor dit percentage, levert dat direct een margevoordeel op naast al het werk dat bij de inkopers weggenomen is.’

Matchingspercentage

Ook een belangrijke KPI is het matchingspercentage. ‘We zitten boven de 85 procent van de factuurregels. Dus zo opgeteld zijn er behoorlijk goede resultaten behaald’, aldus Ronald. ‘We blijven uiteraard wel altijd focussen op dat wat niet goed gaat. Want ja, vijftien procent van 500.000 regels zijn er per slot van rekening nog steeds een boel. Dus we zijn er nog niet’, lacht hij.

GrandVision kreeg meer inzicht in het proces: wat gaat er goed, wat nog niet zo goed. ‘We zijn in staat om te meten hoeveel facturen we nog moeten verwerken. Voorheen lagen overal stapels en hadden we geen idee over hoeveel facturen we spraken, behalve dat wat in het systeem kwam. Onze KPIs zijn belangrijk, die meten we wekelijks. Dat is belangrijk, vooral als je een nieuw land aanhaakt zoals bij ons het geval was.’

Klant van het proces

Deelnemers hadden ook de mogelijkheid om vragen te stellen. Wie is de belangrijkste klant van het purchase-to-pay proces? Een mooie vraag van Daan van Gent. ‘Vooropgesteld, als je bij de crediteurenadminstratie werkt, dan is de belangrijkste klant de leverancier’, reageerde Ronald. ‘Maar onze inkopers zijn net zo goed stakeholder. Die zit in het voortraject, dus die doen we het meeste plezier als die niet lastig gevallen wordt door leveranciers over het administratieve proces. En dat is soms best nog wel een uitdaging. Maar hoe beter we zorgen dat het proces verloopt, des te tevredener alle stakeholders zijn.’ Bij GrandVision is dit niet heel veel anders, maar Freek kan niet echt een specifieke klant benoemen omdat ze allemaal belangrijk zijn.