Automatisering begint, waar digitalisering stopt

“Al jaren vraagt de markt om digitalisering van documentenstromen”, vertelt Jeroen Rozeboom, Sales Manager bij ICreative. In het bijzonder de digitale verwerking van inkomende facturen. Daar zijn alleen maar voordelen voor te noemen: transparantie in het proces, facturen en bijlagen op ieder moment opvraagbaar, eenvoudige “auditability”, delen van kennis, enzovoorts. Hoe eerder het document digitaal is, des te beter, is het credo.

De digitale tunnelvisie

De laatste jaren is volledige automatisering, of “robotisering”, van het Accounts Payable (AP) proces steeds meer in trek. Facturen moeten volautomatisch met orders en/of contracten worden “gematcht”, en dan bij voorkeur op regelniveau, zodat er geen menselijke tussenkomst voor het verwerken van facturen noodzakelijk is. “Straight Through Processing” is het doel. Want daarmee kunnen significante kostenbesparingen worden gerealiseerd en zijn er kwalitatieve verbeteringen mee door te voeren.

Jeroen: “Ondanks de flirt met volledige automatisering, investeren bedrijven hoofdzakelijk in het verbeteren van het scan- en herken proces, zonder zich af te vragen wat de beste manier is om de juiste data te krijgen teneinde het AP proces écht te automatiseren. Waarom wil men data op een afbeelding 100% herkend krijgen, terwijl de bron van de data al in bezit is, in de vorm van een ERP of soortgelijk systeem?” Automatische herkenning op regelniveau zal in de praktijk maximaal 70% van de beschikbare data opleveren. Hiervoor dient op voorhand behoorlijk wat tijd en energie te worden gestoken in het trainen van de herkensoftware. En omdat 100% herkenning niet gehaald wordt, dient tenminste 30% van de data handmatig te worden aangevuld. Voor iedere factuur. Iedere dag weer.

Automatische factuurverwerking vraagt om een andere kijk

De meeste organisaties claimen een geautomatiseerd AP proces te hebben, maar feitelijk zijn er nog significante slagen te maken op het gebied van efficiëntie, zodra men de bestaande processen, en de digitalisering ervan, loslaat, en de voordelen van automatische factuurverwerking begint in te zien. “Dat inzien begint misschien wel met het loslaten van juíst het digitaliseren van documenten (papier) en afbeeldingen (PDF), en met de invoering van elektronische documenten zoals de elektronische factuur (e-invoice)”, zegt Jeroen.

“Wij horen vaak dat dit onmogelijk is, of dat het not done is, om dat van leveranciers te vragen. Allerlei bezwaren worden er opgevoerd om geen automatiseringsslag te maken waar leveranciers bij betrokken moeten worden.” De enorme voordelen die automatische factuurverwerking zal hebben op efficiëntie en kostenverlaging is dan aan dovemansoren gericht. Maar waarom lukt het de grootste e-retailer van Nederland dan wel? Waarom lukt het de grootste verzekeraar van Nederland dan wel?

Neem de verzekeraar. Zij ontvangen al hun facturen in één standaard XML formaat, ongeacht de herkomst, waarna de data rechtstreeks in het ERP systeem wordt verwerkt. Matching, boeking en betaalbaar stelling gebeurt volledig automatisch, zonder tussenkomst van menselijk handelen. Parallel hieraan voeren zij campagnes om leveranciers te wijzen op de voordelen van elektronisch dataverkeer, waarmee gezamenlijk een efficiëntere en duurzamere procesinrichting gerealiseerd kan worden. Jeroen besluit: “Zij verlagen hun operationele kosten en bestendigen daarmee de klant-leverancier relatie. En door het “continuous improvements” programma wordt het iedere dag nóg beter.”

Wat is er nodig voor automatische factuurverwerking? Commitment en de drive om “operational excellence” te bereiken. Doorzettingsvermogen dus, én een partner met kennis van zaken. Benieuwd wat automatisering van uw purchase to pay proces voor uw bedrijf (en leveranciers) betekent? Stuur mij gerust een e-mail of geef me een belletje. Dan kijken we er samen naar.

Jeroen Rozeboom
Sales Director, ICreative
jrozeboom@icreative.nl
06 45 974 097