De afdeling Financiën staat, door de aard van de werkzaamheden, soms op gespannen voet met andere afdelingen binnen de organisatie. Denk bijvoorbeeld aan een ontevreden collega die een onkostendeclaratie heeft ingediend en een terugbetaling eist, of een leverancier die nog niet betaald is en wil weten waar zijn geld blijft. De afdeling Financiën wordt in 98% van de gevallen als schuldige aangewezen. Hoewel dit niet tot 0% te reduceren valt, zijn er wel stappen te zetten om de druk op de afdeling te verminderen.
De 7 stappen
Stap 1: Zorg dat alle facturen binnen 24 uur na ontvangst in het systeem staan. Dit vermindert het aantal telefoontjes van collega’s om te vragen of de factuur wel ontvangen is, ze kunnen zelf de status bekijken.
Stap 2: Doe geen beloften aan de telefoon aan een collega of een leverancier die niet waargemaakt kunnen worden. Dat biedt alleen een kortetermijnoplossing, later komt het probleem groter en hardnekkiger terug. Is er een probleem praat het dan direct uit Het wordt wellicht een discussie maar het is wel direct opgelost. Dit is ook veel beter voor de lange termijn relatie.
Stap 3: Geef de collega’s inzicht in het schema van de betalingsverwerkingen. Collega’s zullen eerder geneigd zijn facturen of declaraties op tijd in te dienen als ze weten welke stappen er genomen worden en hoeveel tijd dit kost.
Stap 4: Zorg dat het duidelijk is voor alle collega’s wat het organisatiebeleid is ten aanzien van kostendeclaraties. Dat scheelt declaraties die niet toelaatbaar zijn en discussies daarover.
Stap 5: Krijgt u klachten over de houding en/of interpersoonlijke vaardigheden op de afdeling? Bel zelf eens, of vraag iemand anders dat te doen, en ervaar het zelf.
Stap 6: Ook de afdeling Financiën heeft klanten om voor te zorgen, deze klanten zijn hun collega’s en leveranciers die informatie nodig hebben. Een training klantenservice voor de afdeling Financiën helpt de relaties verbeteren en geeft inzicht hoe relaties met hun klanten verbetert kunnen worden.
Stap 7: Leer van elkaar en creëer begrip bij anderen. Nodig inkoopprofessionals uit om een dag mee te lopen in het factuurverwerkingsproces en de moeilijke gevallen daarin. Loop dan zelf een dag mee met de inkoopprofessional. Het vergroot het begrip in elkaars situatie.
Tijd voor optimaliseren
In de waan van de dag is het soms moeilijk tijd te maken om na te denken over verbeteringen of te ontdekken waar bespaard kan worden. Minder tijd te hoeven besteden aan conflicten schept ruimte en stelt uw afdeling in staat zich meer te concentreren op andere zaken. Kunt u hulp gebruiken bij het optimaliseren van uw purchase-to-pay proces? Neem gerust contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken.
