Efficiëntere factuurverwerking en meer controle

Basware blijft innoveren om factuurverwerking eenvoudiger, sneller en transparanter te maken. In deze blog bespreken we de verfijnde berekeningen, nieuwe gebruikersrechten of handige selfserviceopties die helpen om processen verder te optimaliseren en tijd te besparen. 

Verbeterde berekening van wachtijd (AP Clerk)

De functie Pending time (AP clerk) in Basware AP Pro is aangepast om weekends uit te sluiten bij de berekening van de wachtijd. Voorheen werden zowel werkdagen als weekends altijd meegenomen in deze berekening.

Met de nieuwe tenantinstelling PendingTimeAPClerkExcludeWeekends kunnen gebruikers nu zelf bepalen of weekends worden meegerekend. Standaard blijven weekends inbegrepen, maar door deze instelling aan te passen, kunnen organisaties een meer accurate berekening van de verwerkingstijd realiseren.

Wilt u deze optie activeren? Neem dan contact op met uw Basware-consultant of Basware Support.

anyERP Ondersteuning voor Basware Factuurverrijking

Goed nieuws voor klanten die geen gebruik maken van de Basware API! Het is nu mogelijk om facturen in Basware Factuurverrijking te versturen via een anyERP-transfer.

Deze nieuwe functionaliteit biedt dezelfde mogelijkheden als de Basware API, inclusief taken zoals de Enrichment transfer response en optionele externe taken voor betalings- of overdrachtsbevestiging. Dit maakt het voor een breder scala aan organisaties mogelijk om hun factuurverrijkingsproces te integreren met hun ERP-systeem, ongeacht welke technologie ze gebruiken.

Nieuw gebruikersrecht voor factuurtaken op hoofdniveau

Er is een nieuw gebruikersrecht geïntroduceerd: Beheer factuurtaken op hoofdniveau in de workflow. Dit recht stelt professionele gebruikers in staat om taken op het factuurhoofdniveau te beheren in Accounts Payable > Invoices wanneer facturen zich in de workflow-status bevinden.

Met dit recht kunnen gebruikers:

• Taken toevoegen, wijzigen, verwijderen en doorsturen.
• De toegang tot deze taken beperken tot geautoriseerde gebruikers.

Het nieuwe recht wordt standaard toegekend aan gebruikers met het bestaande recht Beheer facturen in workflow, maar kan handmatig worden ingetrokken via P2P Administration als dit gewenst is. Deze functionaliteit helpt fouten en vertragingen in het proces te voorkomen, terwijl de controle over de factuurverwerking wordt verbeterd.

Selfservice: Factuurstatus controleren

De nieuwe dienst Factuurstatus check maakt het voor leveranciers eenvoudiger om de status van hun factuur te controleren, zonder dat registratie of authenticatie nodig is.

Wanneer deze dienst is geactiveerd, ontvangen leveranciers een directe URL waarmee ze eenvoudig de status van hun factuur kunnen opvragen. Dit vermindert de werkdruk voor het AP-team aanzienlijk, aangezien leveranciers zelf toegang hebben tot de benodigde informatie via een selfservice-interface.

Voor het zoeken naar een factuur moeten drie gegevens worden ingevoerd:

1. Factuurnummer
2. Factuurdatum
3. Bruto totaalbedrag van de factuur

De dienst toont vervolgens de factuurstatus en betalingsdetails, zonder extra factuurgegevens. Mogelijke statussen zijn:

• In goedkeuring: Factuur is geïmporteerd maar nog niet doorgestuurd.
• Gereed voor betaling: Factuur is naar ERP verzonden.
• Betaald: Factuur is voldaan.
• Afgewezen: Factuur is in de status "Verwijderd" en de reden wordt weergegeven.
• In geschil: Factuur heeft een geschillenstatus en de reden wordt getoond.
• Verwerkt: Factuur is voltooid maar zonder betalingsinformatie.

Het activeren van de Factuurstatus check vereist minimale configuratie, zoals het aanpassen van de servicenaam en instructies. Neem contact op met uw Basware-consultant om deze handige functionaliteit in gebruik te nemen.

Waarom deze verbeteringen belangrijk zijn

Met de nieuwste updates van Basware wordt factuurverwerking efficiënter, transparanter en beter controleerbaar:

• Betere berekeningen: Door weekends uit te sluiten, krijgt u een realistischer beeld van de wachtijd.
• Meer integratiemogelijkheden: anyERP-ondersteuning opent deuren voor bedrijven die geen Basware API gebruiken.
• Verbeterde gebruikersrechten: Meer controle over wie wat kan bewerken in de workflow, wat de kans op fouten verkleint.
• Eenvoudige selfservice: Leveranciers kunnen zelf de status van hun factuur opvragen, wat tijd bespaart voor alle betrokkenen.

Ervaar zelf de voordelen van Basware

ICreative heeft als Basware-partner al meerdere awards op haar naam geschreven, zoals de Basware Business Excellence Award, de Customer Success Award en de Partner of the Year Award.