Purchase-to-pay proces verder optimaliseren

Op dinsdag 10 september hebben weer vier Basware professionals de training “Professional Client – Invoice en Matching” met succes afgerond. De deelnemers kregen niet alleen uitleg over functionaliteit, maar ook tips om slimmer met collega’s of leveranciers te werken.

Voor de helft van de groep was alles nieuw, de andere twee cursisten werkten al langere tijd met Basware. Voor hen fungeerde de training deels als opfriscursus. ‘Het systeem opent een nieuw venster als je op de factuurafbeelding klikt. Hij laadt de afbeelding dan in kleur. Als je een tweede scherm hebt, dan kan je hem naar het andere scherm slepen’, liet trainer Mario Unkel weten. ‘Ja’, beaamde een van de deelnemers. ‘Dat is inderdaad erg handig.’

Wat ze echter nog niet wist, was dat Basware afrondingsverschillen tegenwoordig ook automatisch kan oplossen. Zeker de moeite waard, want als er ook maar een cent afrondingsverschil is, dan leidt dat tot een boekingsverschil, waardoor er geen export kan plaatsvinden en de factuur teruggezet moet worden naar handmatige matching. Dit hoeft dus niet. Echter, dit dienen Basware-gebruikers wel aan hun consultant te vragen om dit te realiseren.

Acceptatie

De training van Unkel strekte echter verder dan alleen uitleg van functionaliteit. Hij ziet in de praktijk vaak dat processen handiger of beter kunnen worden ingericht. Het zijn zaken die niet altijd even duidelijk zichtbaar zijn. ‘Als je een dump kunt maken van je top 10 leveranciers, dan kunnen wij voor je nakijken of deze leveranciers al xml kunnen versturen. Daarvoor hebben wij de naam, de landcode en btw-nummer nodig. Zo kun je de leveranciers die nog geen xml versturen maar dat wel kunnen, vragen dat in de toekomst te doen. Dat scheelt weer een hoop werk met inscannen en/of valideren.’

Daarnaast kwam de acceptatie van het systeem aan bod. ‘Standaardmailtjes van Basware personaliseren, kan helpen betrokkenheid te creëren bij de budgethouders. Soms denken budgethouders namelijk dat dit spam is. Als je het mailtje herkenbaarder maakt met een duidelijke aanhef, een duidelijke reden geeft waarom ze deze e-mail krijgen en je bijvoorbeeld een verwijzing maakt naar je intranet met een instructie, dan kan dit enorm positief werken’, zegt Unkel.

Ook hoort hij veel klanten die zich afvragen waarom ze geen samenwerkingen kunnen verwijderen. ‘Het klopt dat dat niet kan, want Basware ziet dat als historie. Bij een van onze klanten die dit echt graag uit beeld wilde hebben, hebben we daarom een workaround gemaakt. Oude samenwerkingen worden nu niet meer getoond maar blijven nog wel in het systeem.’

Tot slot vertelde Unkel nog iets over Payment Plans en demonstreerde hij een aantal handigheden in Basware Analytics. ‘Je kunt bijvoorbeeld onderzoeken waarom de matchingsgraad van leverancier x zo laag is. Als je weet wat de oorzaak is, dan kun je gepaste maatregelen treffen’, aldus Unkel.

Basware-trainingen

De Basware-trainingen van ICreative worden aangepast op het niveau van de deelnemers en zijn derhalve ook bij uitstek geschikt voor nieuwe AP-medewerkers die voor het eerst met Basware gaan werken.