Verbeteringen in Expense Management met Basware

In de dynamische wereld van expense management is efficiëntie essentieel. Basware heeft onlangs een reeks updates doorgevoerd die de efficiëntie en gebruiksvriendelijkheid van hun systemen aanzienlijk verbeteren. In dit blog bespreken we de belangrijkste nieuwe functies en verbeteringen die gebruikers helpen om hun documenten en onkostenbeheer nog beter te beheren.

Verbeterde documentverwerking

Een van de grootste veranderingen is de mogelijkheid om een standaard ontvanger te selecteren bij het doorsturen of aanbevelen van een document. Wanneer een reviewer of goedkeurder een document verstuurt, kan de supervisor van de werknemer nu automatisch aan de ontvangerslijst worden toegevoegd. Dit vereenvoudigt het proces en zorgt ervoor dat de juiste personen altijd op de hoogte zijn van belangrijke documenten.

Daarnaast is er een verbeterde functionaliteit voor het retourneren van documenten. Wanneer een goedkeurder een document terugstuurt naar de reviewer, kan nu eenvoudig de reviewer worden geselecteerd. Standaard wordt de oorspronkelijke reviewer geselecteerd, waardoor de doorstroom van documenten soepel blijft verlopen.

Inzichtelijke onkostenrapporten

Een andere significante verbetering in het expense management systeem van Basware is dat bij wijziging van het onkostenpercentage, ook het oorspronkelijke percentage zichtbaar is in de details. Dit biedt meer transparantie en helpt gebruikers beter inzicht te krijgen in hun uitgaven.

Verder zijn de zoekresultaten in de basisdata uitgebreid. Nu worden zowel codes als namen weergegeven, in plaats van alleen de codes. Dit maakt het eenvoudiger om de juiste informatie te vinden en de gegevens te beheren.

Aangepaste instructies voor documenttypes

Met de nieuwste updates is het nu mogelijk om instructieteksten toe te voegen bij het aanmaken van nieuwe documenten en het selecteren van een documenttype. Deze teksten kunnen worden gedefinieerd in de basisdata onder het kopje Formulieren en zijn eenvoudig te vertalen. Dit zorgt ervoor dat gebruikers altijd de nodige ondersteuning krijgen tijdens het proces van documentcreatie.

Verbeterde filterfunctionaliteit

Een andere interessante verbetering is de enhanced filtering in de basisdata. Er zijn nu opties toegevoegd voor het gebruik van bereikfilters wanneer dit van toepassing is. Dit maakt het mogelijk om meer gerichte zoekopdrachten uit te voeren. Om een veldtype te wijzigen zodat bereikfiltering mogelijk is, moet het veld opnieuw aan de zoekcriteria worden toegevoegd. Met deze nieuwe filteropties kunnen gebruikers hun zoekopdrachten nog verder verfijnen.

Verbeterde basisdata voor KATRE

De basisgegevens van werknemers met betrekking tot KATRE zijn ook verbeterd. Nu worden zowel codes als namen weergegeven, wat de duidelijkheid en gebruiksvriendelijkheid verhoogt. Dit is een belangrijke stap in het verbeteren van de rapportage en het beheer van werknemersgegevens.

Reiskosten en voorschotten

Voor gebruikers die reiskosten en voorschotten beheren, zijn er nu extra functionaliteiten beschikbaar in de TEM Web Admin. Het is nu mogelijk om documenten voor de terugbetaling van reiskostenvoorschotten aan te maken. Om dit mogelijk te maken, moet het type document voor terugbetalingen actief zijn, en moet het formulier voor de terugbetaling in gebruik zijn.

Het is belangrijk te vermelden dat alleen gebruikers met de rol "Werknemer", zoals gedefinieerd in de gebruikersrechten, deze documenten kunnen aanmaken. Het proces omvat het selecteren van het type terugbetaling, het kiezen van het voorschot en het invoeren van de basisgegevens. De codering voor het resterende bedrag van het geselecteerde voorschot wordt automatisch aangemaakt, wat het proces nog verder vereenvoudigt.

Rapportage en BTW-informatie

Bij de Basware rapportages is de weergave van de landcode in het uitgavenrapport verbeterd. De landcode wordt nu afgedrukt naast de naam van het type uitgave voor alle typen met een code lager dan 1000. Dit draagt bij aan de consistentie en transparantie in rapportages.

Tevens zijn de bedrijfs- en eenheidsnamen nu gestandaardiseerd in alle rapporttypes. Afhankelijk van de instellingen worden de bedrijfsnaam en eenheidsnaam op verschillende manieren gepresenteerd, wat helpt bij het uniformeren van rapportages en het verbeteren van de leesbaarheid.

Een opvallende verbetering is ook de mogelijkheid om het btw-percentage in de codering nu tot vier decimalen te laten zien, in plaats van de eerdere limiet van twee decimalen. Dit biedt gebruikers meer nauwkeurigheid in hun financiële rapportages.

Basware Expense Management

De recente updates van Basware in expense management systemen brengen aanzienlijke verbeteringen in efficiëntie, gebruiksvriendelijkheid en nauwkeurigheid. Van verbeterde documentverwerking en inzichtelijke rapportages tot uitgebreide filterfunctionaliteiten en betere ondersteuning bij het aanmaken van documenten, deze veranderingen zijn ontworpen om de gebruikers te helpen hun onkostenbeheer effectiever te maken.

Meer weten over Basware?  Download het onafhankelijke Total Economic Impact report van Forrester.

Ervaar zelf de voordelen van Basware

ICreative heeft als Basware-partner al meerdere awards op haar naam geschreven, zoals de Basware Business Excellence Award, de Customer Success Award en de Partner of the Year Award.