Optimaliseer uw factuurverwerking met Basware: De kracht van matching

In de snel veranderende wereld van bedrijfsprocessen is efficiëntie essentieel. Een belangrijk aspect van deze efficiëntie is de verwerking van facturen, vooral wanneer ze gebaseerd zijn op inkooporders. Met de juiste tools kunnen bedrijven snel inspelen op problemen, zoals discrepanties in facturen. Dit blog belicht de mogelijkheden van Basware en hoe matching kan bijdragen aan een gestroomlijnd factuurverwerkingsproces.

Discrepanties in inkoopordergebaseerde facturen

Wanneer een factuurautomatiseringssysteem een probleem detecteert dat kan worden opgelost door de aan de factuur gekoppelde inkooporder bij te werken, ontvangt de verantwoordelijke zakelijke gebruiker een taak voor matching discrepantie. Nadat de gebruiker de inkooporder heeft geüpdatet, wordt de factuur automatisch opnieuw verwerkt en gevalideerd op basis van de herziene gegevens. Als de validatie succesvol is, kan de factuur naar de volgende fase in het proces gaan.

Flexibiliteit van de Matching Discrepantietaak

De taak voor matching discrepantie verhoogt de flexibiliteit in het factuurverwerkingsproces. Dezelfde gebruiker kan meerdere keren worden toegewezen aan deze taak, die verschillende matchingfouten kan adresseren, zoals:

• Prijsverschillen
• Ontbrekende goederenontvangsten

De matching discrepantie taak biedt de gebruiker directe toegang tot de factuurdetails, waardoor de automatische wachttijd wordt verkort. Gebruikers met een toegewezen taak kunnen de facturen eenvoudig bekijken op de Takenpagina en de taak voltooien door op 'Taak voltooien' te klikken. Idealiter zou het systeem de factuur in een geautomatiseerd proces moeten houden door de taak automatisch af te ronden na het bijwerken van de inkooporder.

Handmatige taken en ontvanger resolutie

In het geval van inkoopordergebaseerde facturen kunnen discrepanties, zoals prijs- of hoeveelheidvariaties, vaak worden aangepakt door aangewezen zakelijke gebruikers. Voorheen was maatwerk nodig om automatische toewijzing van ontvangers voor handmatige facturataken te faciliteren. De huidige oplossing maakt het nu mogelijk om facturataken, zoals header review en goedkeuring, toe te wijzen aan specifieke gebruikersrollen, zoals Koper, Eigenaar, Referentiepersoon en Anderen.

Handmatige facturataken kunnen worden toegewezen aan alle aangesloten gebruikers of alleen aan degenen die gekoppeld zijn aan de inkooporderregels met discrepanties. Door de ontvanger te koppelen aan de handmatige taak, wordt het proces gestroomlijnd, en kunnen gebruikers eenvoudiger geselecteerd worden tijdens de handmatige toewijzing.

Kleine verschillen bij matching inschakelen

Een andere belangrijke verbetering is de mogelijkheid om inkoopordergebaseerde facturen te matchen die de inkooporder overschrijden in hoeveelheid en/of eenheidsprijs. Dit voorkomt dat facturen blijven hangen voor een extra goederenontvangst wanneer er geen verdere ontvangst verwacht wordt om het verschil te dekken. Een voorbeeld hiervan is wanneer het netto gewicht van een besteld product afneemt door waterverdamping tijdens het transport.

Automatische matching van gedeeltelijk gematchte facturen

Met de nieuwste update kan automatische ordermatching nu ook facturen beheren die al gedeeltelijk zijn gematcht. Dit is bijzonder nuttig omdat soms slechts een deel van een factuur kan worden gematcht met de bijbehorende inkooporder door ontbrekende goederenontvangsten. In dergelijke gevallen wordt de factuur naar een matching discrepantie taak gestuurd, zodat de zakelijke gebruiker de nodige goederenontvangsten kan registreren. Zodra deze geregistreerd zijn, matcht het systeem automatisch het resterende deel van de factuur met de inkooporder.

Dit zorgt ervoor dat mogelijke coderingwijzigingen door de zakelijke gebruiker behouden blijven in de automatische matching.

Basware Matching Invoice

De tools en functionaliteiten die Basware biedt, maken het mogelijk om het factuurverwerkingsproces te optimaliseren door gebruik te maken van matching. Door discrepanties snel te identificeren en op te lossen, kunnen bedrijven hun operationele efficiëntie aanzienlijk verhogen. Het gebruik van Basware Matching Invoice resulteert in minder handmatige interventies en een snellere doorlooptijd van facturen

Meer weten over Basware?  Download het onafhankelijke Total Economic Impact report van Forrester.

Ervaar zelf de voordelen van Basware

ICreative heeft als Basware-partner al meerdere awards op haar naam geschreven, zoals de Basware Business Excellence Award, de Customer Success Award en de Partner of the Year Award.