Basware update: Invoice Access Report en SmartPDF met zelfvalidatie

Basware blijft onverminderd investeren in de ontwikkeling en kwaliteit van haar purchase to pay software-oplossingen. Recentelijk zijn er weer een aantal nieuwe features gelanceerd, waar we u graag over informeren. 

Invoice Access Report

We zijn blij te melden dat er een nieuwe functie beschikbaar is in Basware die de informatieveiligheid van het factuurverwerkingsproces verbetert: Invoice Access Report. Wanneer deze nieuwe functie is ingeschakeld, houdt Basware een logboek bij van de gebruikers die toegang hebben tot uw factuurgegevens. Zo kunt u precies achterhalen wie wanneer welke gegevens heeft ingezien. Dit helpt u om facturen veiliger te verwerken en te voldoen aan mogelijke lokale voorschriften en wetgeving.

Naast het logboek van welke facturen de gebruikers hebben bekeken en wanneer, houdt Basware ook een logboek bij van welke soort factuurzoekopdrachten de gebruikers in Basware hebben uitgevoerd en wanneer.

Het is ook mogelijk om rapporten van deze gegevens te genereren in Datamanagement.

Twee nieuwe pagina's beschikbaar

Wanneer de functie is ingeschakeld door een consultant van ICreative, zijn er twee nieuwe pagina's beschikbaar in de module ‘Datamanagement’:

1. Datamanagement > Gegevensbewaring voor toegang tot documenten

Op deze pagina vindt u organisatie-specifieke instellingen voor hoelang de factuurtoegangsgegevens en de gegevens van de factuurzoekopdracht worden bewaard. Op het tabblad "Algemene instellingen" kan de gebruiker de bewaarperiode voor de factuurzoekopdrachten met meerdere organisaties definiëren.

De gebruiker kan ook de taal en het regionaal formaat definiëren waarin de zoekparameters worden opgeslagen.

2. Datamanagement > Rapporten toegang tot documenten

Op deze pagina kunnen gebruikers twee soorten rapporten maken:

• Rapport van weergave documenten: bevatten gegevens over het bekijken van facturen in Basware.
• Rapport van zoekopdrachten documenten: bevatten gegevens over het zoeken naar facturen in Basware.

Deze rapporten zijn beschikbaar gedurende 30 dagen, waarna ze automatisch worden verwijderd.

Invloed op verwijderen van gebruikers

Het is belangrijk op te merken dat deze functie ook invloed heeft op het verwijderen van gebruikers in Basware P2P-beheer. Als de functie is ingeschakeld voor de tenant, kunnen gebruikers niet meer worden verwijderd in P2P-beheer als hun laatste inlogtijd binnen de vastgestelde bewaarperiode voor de organisatie van de gebruiker valt.

Dit voorkomt het verwijderen van gebruikers die mogelijk vermeldingen hebben in het logboek van documenttoegang.

SmartPDF met zelfvalidatie

Een andere recente ontwikkeling bij Basware heeft betrekking tot SmartPDF. We hebben het over de lancering van SmartPDF met zelfvalidatie. Hiermee kunt u nu ook uitzonderingsfacturen automatiseren.

SmartPDF haalt gegevens op uit PDF-facturen en zet ongeveer 80% daarvan automatisch om in echte e-facturen. De resterende 20% zijn uitzonderingsfacturen. Deze vereisden tot voor kort de nodige gebruikersbegeleiding door een consultant van ICreative om te worden verwerkt. Nu kan de zelfvalidatie-AI van SmartPDF worden getraind om deze uitzonderingsfacturen te herkennen en ze in de toekomst automatisch te verwerken.

Dit betekent dat SmartPDF niet alleen de meerderheid van uw factuurverwerking automatiseert, maar ook leert en evolueert om met uitzonderingen om te gaan. Hierdoor wordt uw financiële proces nog efficiënter en betrouwbaarder.

Neem contact op

Wilt u meer informatie over deze nieuwe ontwikkelingen of wilt u er direct al mee aan de slag? Neem dan contact op met ons op. Wij helpen u graag verder. 

Anoek
van der Riet

Contentspecialist

Anoek schrijft dagelijks over purchase to pay, order to cash en Robotic Process Automation. Ze duikt graag in onderwerpen als e-facturatie, werkkapitaal en hyperautomation.