Basware Connect België loodst deelnemers naar #SuperFinance

Bestaande klanten en geïnteresseerden informeren over het purchase-to-pay proces en de mogelijkheden voor ondersteuning van dit proces in de software van Basware was het belangrijkste doel van Basware Connect België op 18 september 2018. Bierbrouwerij Duvel Moortgat vormde het inspirerende decor voor dit kennisevenement. ICreative was erbij.

Randall van Poelvoorde trapte samen met robot Pepper af met een overzicht over de impact van exponentiële technologie op de maatschappij. Onder de noemer #SuperFinance ging Basware Connect vervolgens verder. #SuperFinance is een term die Basware gebruikt voor een cloudgebaseerde financiële administratie met een effectief purchase to pay-proces waarbij Artificial Intelligence (AI) wordt ingezet. ‘Artificial Intelligence wordt niet verantwoordelijk om beslissingen te maken. Een CFO in het tijdperk van data kan geen robot hebben die hem vertelt wat te doen. Dat zou desastreus zijn’, zei Lauri Palokangas, marketing director bij Basware, in zijn keynote speech.

AI vervangt volgens hem dan ook geen managers, maar managers die artificial intelligence gebruiken vervangen managers die dat niet doen. ‘Technologie doet namelijk helemaal niets als mensen het niet adopteren. We moeten de rol van mensen herdefiniëren’, aldus Palokangas. Het gaat volgens Basware om het partnership tussen mens en machine. ‘We zijn typisch eigenaar van een auto, maar we kunnen ook een auto per uur huren. Mobiliteit betekent het ontvlechten van een auto’, illustreert Palokangas. ‘In purchase-to-pay betekent het ontvlechten van elke job in taken en bepalen wie welke taak moet doen.’

In België zijn de termen purchase-to-pay en source-to-pay nog niet zo ingeburgerd. Daarom doorliep Ruben Slagmulder, presales consultant bij Basware, de processtappen in een interactieve sessie. De deelnemers in de zaal konden live deelnemen een aan e-auction en werden zo wegwijs gemaakt in de mogelijkheden die de software van Basware biedt ter ondersteuning van het proces.

Anders denken

Daarnaast kwamen er ook twee klanten van Basware aan het woord. Verhuurbedrijf Boels Rental verwerkt dit jaar zo’n 300.000 inkomende facturen van ongeveer 8.000 leveranciers. Het koos een aantal jaren geleden voor Basware om de groei van de onderneming te faciliteren en efficiency op de crediteurenafdeling te verbeteren: om de autorisatieflow te versnellen en de manuele input terug te dringen. Er waren verschillende aanleidingen om het proces verder te automatiseren.

Rob van der Hagen, manager Accounts Payable bij Boels Rental, nam de bottlenecks onder de loep. Zo werden inkooporders veelal verkeerd aangemaakt, ontbraken bewijzen van goederenontvangst regelmatig en werden de facturen slecht herkend. Echter, het allermoeilijkste van het automatiseren van het accounts payable proces was niet om deze issues op te lossen, maar om de interne organisatie te laten omdenken. Stijn Verstraeten van Europabank kan dit onderschrijven. De titel van zijn presentatie was dan ook: ‘Waarom moeten we veranderen als alles (perfect) werkt?’

Europabank heeft eveneens een Basware AP-automatiseringstraject achter de rug. Het doel was om de inkomende facturen honderd procent te automatiseren en de verschillende Excel-files te reduceren. Bovendien had het een audit trail nodig en was er behoefte aan een reporting tool. Verstraeten zette gedetailleerd alle fasen in het project uiteen.

Aan het eind van de dag was er nog de gelegenheid om een rondleiding in de brouwerij te krijgen waar menigeen gebruik van maakte.

Naar het online fotoalbum>>