Afhankelijkheden bij een SaaS-migratie

Waarom overstappen naar Basware Alusta? Wat zijn de gevolgen van een overstap? Welke afhankelijkheden zijn er in een migratietraject en wat is de juiste aanpak? Vragen die Martijn Hoogendijk en Christian Willemsen beantwoordden tijdens een webinar, georganiseerd door ICreative.

Het is een feit dat de ondersteuning van Basware IP/PM binnen afzienbare termijn stopt. Maar dat is niet de belangrijkste reden waarom gebruikers van deze versie zouden moeten overstappen. ‘Dankzij de nieuwe Basware-technologie kunnen gebruikers hun bedrijfsvoering op afstand doen. Ook is er geen gedoe meer met licenties’, zegt Hoogendijk. Gebruikers van de SaaS-oplossing betalen namelijk niet per gebruiker maar per transactie. Bovendien zijn gebruikers minder afhankelijk van hun eigen IT-afdeling.

Overstappen naar SaaS leidt tot een verbeterd purchase-to-pay proces, zo legt Christian Willemsen uit. Het percentage automatisch verwerkte facturen stijgt en de controle op de uitgaven wordt groter. Daarnaast hebben verschillende stakeholders een verschillende informatiebehoefte. Zo wil de financiele administratie graag weten welke boekingen kunnen worden geautomatiseerd, terwijl een procescontroller wellicht meer geinteresseerd is of er voldoende cash in huis om de aankomende betalingsrun te kunnen doen. In de nieuwe versie wordt voorzien in eenieders behoefte.

Om een migratietraject te starten zijn twee vragen van belang: Wie of wat is de aanleiding en wie heeft de leiding? Wordt het project gedreven vanuit Purchasing, IT of Finance? ‘Er komt het nodige changemanagement bij kijken. Het gedrag en de denkwijze zal door de hele organisatie moeten veranderen’, weet Willemsen.

Tot slot zet Hoogendijk uiteen hoe een mogelijk traject er in de tijd uit kan zien, omgekeerd geredeneerd vanaf een uiterste go-live datum. Qua ontzorging zijn er grofweg drie scenario’s denkbaar: totale ontzorging, gezamelijke inspanningen en snelle oplevering. Naarmate de gebruikersorganisatie meer verantwoordelijkheden op zich neemt, kan de totale doorlooptijd afnemen.

Meer weten?