Voorkom factuuruitval
Automatische factuurverwerking wordt onderbroken als de informatie op de factuur onvolledig of onjuist is. Er zal dan naar de fout moeten worden gezocht, om vervolgens zelf de factuur te corrigeren of aan te vullen. Een ontbrekend of verkeerd btw-nummer kan er al toe leiden dat een medewerker actie moet ondernemen. Door inkomende facturen eerst automatisch te valideren op geldigheid en juistheid, nog voordat factuurverwerking plaatsvindt, kan factuur uitval worden voorkomen.
Validatie kan bijvoorbeeld plaatsvinden op basis van data uit het ERP- of ordersysteem, maar ook op basis van externe databronnen, zoals de Kamer van Koophandel of de btw-database van de Europese Commissie. De leveranciersherkenning kan bijvoorbeeld worden ingericht door een combinatie van IBAN, btw- en kvk-nummer.
Validatie van XML facturen
Facturen kunnen alleen automatisch worden gevalideerd als deze in datavorm (XML) beschikbaar zijn. PDF facturen zullen dus eerst geconverteerd moeten worden naar e-facturen (XML facturen).
Door conversie naar e-facturen én validatie van factuurinformatie, wordt de kwaliteit van de factuurgegevens en de efficiëntie van factuurverwerking enorm vergroot. Voorbeelden:
- Bedrijfsherkenning op basis van adressering, BTW nummer, KVK of andere identifier
- Importeren van bijlages uit de email voor verdere verwerking
- Importeren en exporteren van facturen met SFTP en Webservices
- Genereren (factuur)afbeelding op basis van XML data
- XML Transformatie (bijvoorbeeld van Insbou naar UBL)
- Leveranciersherkenning
- Check of ordernummers voldoen aan een formaat bijvoorbeeld: begint met 45 en bestaat uit 10 cijfers
- Op basis van data uit een extern systeem de factuur verrijken met bijvoorbeeld kostenplaats, hiermee kan de factuur sneller verwerkt worden
- Dubbele factuur controle
- BTW code factuur bepalen a.d.h.v. een calculatie
- Integratie met meerdere systemen tegelijk mogelijk (bijvoorbeeld Basware en SAP)
- Koppeling met het PEPPOL netwerk voor ontvangen en versturen van facturen
- Optie om factuur retour naar leverancier te sturen, handmatig of automatisch (op basis van klant specifieke instellingen)
of 