“Factuur is samenvatting van purchase to pay proces”

Mogelijke problemen in de samenwerking tussen klant en leverancier worden vaak pas zichtbaar op factuurniveau. Zodra de factuur niet automatisch gematcht kan worden, gaan de alarmbellen pas rinkelen. Maar het daadwerkelijke probleem bevindt zich negen van de tien keer al eerder in het proces. Voor een optimale samenwerking is het van belang dat het gehele purchase to pay proces zo efficiënt en foutloos mogelijk verloopt. Christian Willemsen, senior business consultant bij ICreative en Ton Smeele, eBusiness Product Owner System-to-System bij Technische Unie, gingen tijdens het Ketenstandaard Congres 2023 met elkaar én de aanwezigen in gesprek over dit p2p-proces in de bouw, over de rol van standaarden zoals DICO en over het belang van datamanagement. 

Het hele purchase to pay proces onder de loep

Vaak wordt er pas aan de bel getrokken als de ene na de andere factuur niet automatisch gematcht kan worden. “Er is een probleem bij de factuurverwerking”, denkt men dan. Maar dat klopt niet. Een factuur is namelijk niets meer en niets minder dan een samenvatting van alle communicatie tussen klant en leverancier die daarvoor heeft plaatsgevonden. Dus als een factuur niet klopt, dan is dat een teken dat het ergens eerder in het proces al misgaat.

Maar waar dan? “Om op zoek te gaan naar de echte reden voor die lage matchingsgraad, is het van belang om het hele purchase to pay proces onder de loep te nemen”, vertelt Christian. “Je kunt niet nadenken over een oplossing als je het probleem nog niet goed begrijpt.”

Niet voor niks is ‘define’ de eerste fase van de gerenommeerde Lean Six Sigma methodiek, waar Christian inmiddels zijn black belt in gehaald heeft. “Begin met het uittekenen van je hele proces. Is er inzicht in hoe orders geplaatst worden? Wat wordt er gedaan met de orderbevestiging of met de pakbon? Wordt gecontroleerd of dat matcht met wat er daadwerkelijk geleverd is? Als al die stappen gecontroleerd verlopen, dan loopt die factuur uiteindelijk ook lekker door. Want nogmaals: de factuur is een samenvatting van alles wat daarvoor gebeurd is.”

"Je kunt niet nadenken over een oplossing
als je het probleem niet begrijpt"

Belangrijk is om te voorkomen dat men verzandt in aannames en foplossingen. Christian: “Een echte dooddoener is de gedachte ‘we doen het altijd al zo’, maar helaas kom ik die nog regelmatig tegen. Mijn vuistregel is om vijf keer ‘waarom?’ te vragen. Waarom doen jullie dit op deze manier? En dan alsmaar doorvragen, totdat je bij de kern komt. Vaak blijkt dat men geen idee heeft waarom ze de dingen doen zoals ze die doen. En daardoor hebben ze dus ook geen idee waar het echte probleem zit.”

Leestip: Whitepaper Lean Finance: Continue verbeteren

Alle gewenste informatie bij de order uitvragen

Ton merkt ook in de dagelijkse praktijk van de Technische Unie dat veel vragen van klanten gaan over de factuur. “Maar als je pas bij die factuur een fout ontdekt, dan ben je eigenlijk te laat. Het proces staat dan niet centraal. Waarom doen we het niet first time right: meteen bij het vastleggen van de order alles al goed doen.” 

Hij begint over een voorbeeld waarbij een factuur werd afgekeurd. “Dan keken we naar het ordernummer dat op die factuur stond, en dat bleek het 06-nummer te zijn van de monteur die die bestelling aan de balie in een verkoopkantoor had gedaan. “Ik weet geen ordernummer, dus noteer mijn telefoonnummer maar, dan bellen ze me wel”, werd dan gezegd. Dat werkt niet. Mijn collega’s aan de balie mogen niet meer zomaar spullen meegeven. Er moet altijd een order- of referentienummer genoteerd worden, ten behoeve van het gehele proces dat volgt. Als de klant dat niet kan geven, dan betekent het dat zij hun eigen processen niet op orde hebben. Wij kunnen niet onze eigen processen overboord gooien om dit voor ze op te lossen. Dan ontstaat er chaos.”

Een ander belangrijk document in het purchase to pay proces, is de orderbevestiging. Ton ziet, tot zijn grote verbazing, dat veel klanten daar niks mee doen. “Wij, als leverancier, communiceren in de orderbevestiging precies wat wij voor de klant gaan doen. Voor de planner of werkvoorbereider is het cruciaal om te weten welke materialen, waar en wanneer geleverd gaan worden. Deze informatie staat precies beschreven in de orderbevestiging, maar toch doen ze daar dan niks mee. Vervolgens krijgen wij allemaal telefoontjes met de vraag wanneer iets geleverd gaat worden. Die orderbevestiging is goud waard”, benadrukt hij.

Toegevoegde waarde van DICO standaard

In de bouw- en installatiebranche is voor de elektronische uitwisseling van documenten zoals de orderbevestiging en de factuur de DICO standaard vastgesteld. Waarom is een standaard zoals DICO belangrijk voor een soepele samenwerking in de keten?

"Door standaarden af te spreken,
weet je wat je verwachten kunt."

Ton: “Daarmee zorg je dat iedere ketenpartner in dezelfde taal praat. Het wordt lastig als jij Duits praat, terwijl ik verwacht dat je Frans spreekt. Door standaarden af te spreken, weet je wat je verwachten kunt. Net als bij een Nederlands stopcontact: als je daar een stekker insteekt, dan werkt het gewoon. Daar kun je van op aan. Dankzij standaarden. Hetzelfde geldt voor bellen. Of jij nu Vodafone of T-mobile hebt: wij kunnen elkaar bereiken. Dankzij standaarden.”

Daarnaast dwingen standaarden om aan het begin van het proces al goed na te denken over hoe de rest van het proces eruit gaat zien. “Standaardisering helpt ervoor te zorgen dat je aan het begin alles op orde hebt, zodat het later in de keten ook nog goed gaat”, aldus Ton. “Dat betekent bijvoorbeeld dat je bij het plaatsen van een order al vraagt om de gegevens van de contactpersoon op de bouwplaats. Dat is voor degene die de bestelling plaatst misschien niet interessant, maar de chauffeur die de volgende dag de spullen moet afleveren moet die gegevens wel hebben. Met standaardisering zorg je dat de juiste informatie, op het juiste moment, bij de juiste persoon terecht komt.”

Kijktip: Webinar Automatiseren versus optimaliseren

Datamanagement moet centraal staan

Maar, zo waarschuwt Christian, standaarden lossen niet alles op. “DICO gaat vooral over de vorm van het bericht. Hoe is een XML-bericht opgebouwd? Maar het zegt niks over de inhoud ervan. Als de informatie niet klopt, dan heb je alsnog een probleem. Daarom moet datamanagement centraal staan in dit hele verhaal.”

Zo zijn de artikelgegevens heel belangrijk. Die moeten op orde zijn. Christian: “De klant moet wel goed weten wat hij of zij bestelt. Ik zocht laatst een product op aan de hand van de GTIN-code. Maar van de 31 leveranciers hadden 24 een andere unit of measurement beschreven. Voor precies hetzelfde product. Hoe weet ik dan waar we het over hebben? Maak er geen zoekplaatje van!” 

 Ton vat het samen: “Als je digitaal met elkaar wilt samenwerken en communiceren, dan moet je over drie zaken nadenken. Als eerste de data: welke informatie wisselen we uit en hoe betrouwbaar is dat? Als tweede de vorm: in welke taal praten we met elkaar? Dit is waar standaarden als DICO om de hoek komen kijken. En als derde het medium: hoe wisselen we de berichten uit? Bijvoorbeeld via de mail of al via een system to system-koppeling.

Samen sterker

Kortom, de factuur kun je zien als een spanningszoeker: geeft die een alarmseintje, dan betekent dit dat er ergens in je purchase to pay proces iets verkeerd gaat. Voordat je met een oplossing aan de gang kunt gaan, moet je eerste goed begrijpen waar het daadwerkelijke probleem nu eigenlijk ligt. “Zet je proces centraal en geef datamanagement prioriteit”, adviseert Christian met klem. “Maar het belangrijkste is om te onthouden dat we allemaal onderdeel van de keten zijn. Laten we niet naar elkaar wijzen, maar samenwerken. Samen zijn we sterker.” 

Benieuwd naar de mogelijkheden van purchase-to-pay automation?                                    

  of