“Het is fijn als de software doet wat je verwacht”

Onderzoek naar een nieuw ap automation systeem 

Bij Ballast Nedam is het IT-landschap de afgelopen jaren flink veranderd. Zo bracht men het aantal ERP-systemen flink terug: van zeven naar één. Rond dezelfde periode werd duidelijk dat het oude accounts payable (AP) systeem het einde van zijn levensduur bereikte. Daarom besloot het van oudsher Amsterdamse bouwbedrijf op zoek te gaan naar een alternatief dat beter aansluit bij hun wensen en behoeften.

"De oplossing van Basware was intussen dermate veranderd dat we besloten om met een frisse blik naar alle spelers in de markt te kijken. Dankzij deze gedegen marktoriëntatie werden we herbevestigd in onze keuze voor Basware", zegt Rob Kathmann, ICT Director bij Ballast Nedam. 

Bij de selectie van een implementatiepartner was voor Ballast Nedam het prijsmodel een belangrijk element. Ook de betrokkenheid van ICreative, van sales tot technische staf, was doorslaggevend voor hun keuze. Kathmann bevestigt: "Bij ICreative zagen we bovendien commitment bij alle betrokken medewerkers." 

Implementatie afgerond binnen termijn en budget

Gerard Vermeulen, ICT Consultant bij Ballast Nedam en verantwoordelijk voor de implementatie van het AP systeem, voegt daaraan toe: “ICreative liep al een tijdje bij ons. Dat is een voordeel, want dan weet je wat je aan elkaar hebt.” 

Meteen na het besluit werd er een gezamenlijke stuurgroep benoemd. Beide partijen staken gezamenlijk effort in het ontwikkelen, testen en configureren. De voortgang en de issues werden via de stuurgroep besproken respectievelijk afgehandeld. 

Tijdens de implementatie van de nieuwe software waren er positieve opmerkingen over de technische consultants van ICreative. Zo was er snel een reactie in geval van gecompliceerde issues.  Vermeulen: "ICreative heeft zeer goede technische consultants geleverd, waardoor de implementatie werd afgerond binnen de gestelde termijn en binnen budget."

 Snijder benadrukt juist het belang van samenwerking tijdens de implementatie. Volgens haar was een gezamenlijke stuurgroep de belangrijkste reden waardoor het project binnen de gestelde termijnen en budgetten bleef. "De gezamenlijke stuurgroep voorkwam mogelijke onduidelijkheden en escalaties. Verder bleven beide partijen kritisch naar de eigen organisatie en bijdrage aan de implementatie", aldus Snijder. 

Toekomstplannen en doelstellingen 

Doordat Ballast Nedam vooral projectmatig te werk gaat, is er veel dynamiek in het inkoopproces. Het bouwbedrijf werkt gemiddeld met 9.500 leveranciers. Jaarlijks komen daar zo’n 3.000 leveranciers bij en gaan er evenzoveel weer af.

Na implementatie van het nieuwe AP systeem verwerkt Ballast Nedam ongeveer 200.000 inkomende facturen per jaar. In Nederland gebruiken ongeveer 150 financiële professionals de software van Basware en zijn er 1200 mensen betrokken bij het autorisatieproces. "We zien in de nabije toekomst mogelijkheden voor uitrol naar business units in het buitenland", zegt Vermeulen. 

Veranderende rol van ICT-beheer 

 Het gebruik van een SaaS-oplossing heeft gevolgen voor de rol van ICT-beheer binnen een organisatie. Deze trend werd opgemerkt door Gerard Vermeulen, die stelde dat de rol van ICT-beheer kleiner wordt na de implementatie van een SaaS-oplossing. "Er is een nieuw spanningsveld ontstaan tussen wat je in het verleden zelf kon afhandelen en wat je nu kan", aldus Vermeulen. 

Een andere opmerkelijke verandering is de introductie van automatische, maandelijkse updates. "Je weet wat je te wachten staat en dat het foutloos gaat is erg prettig", zegt Vermeulen. Bovendien zijn er geen lokale installaties meer nodig en hoeft er geen databasebeheer meer te worden gedaan. 

 Een SaaS-oplossing vraagt een andere manier van werken, merkt ook Maaike Snijder, Manager Centrum Financiële Diensten bij Ballast Nedam. "Een SaaS-oplossing is best even wennen. Je gaat werk anders inrichten. Het is fijn als de software dan doet wat je verwacht dat het doet."  

Benieuwd naar de mogelijkheden?

  of